3.2 Порядок придбання, оприбуткування та взяття на облік, зберігання та видача матеріальних цінностей

При вивченні даної теми зауважте, що первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Для оформлення операцій, пов’язаних із рухом і зміною вартісного та якісного (технічного) стану майна, використовуються різні за призначенням, порядком складання та способом відображення операцій документи.

До розпорядчих документів відносяться накази, розпорядження, завдання щодо здійснення господарських операцій, довіреності на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виправдні виконавчі документи пояснюють дії посадових осіб щодо здійснення господарських операцій та фіксують економічні і правові відносини між структурними підрозділами органу цивільного захисту, між органами цивільного захисту та іншими суб’єктами господарювання (рахунки, фактури, накладні тощо).

Документи бухгалтерського оформлення складаються безпосередньо у фінансово-економічному органі для підготовки облікових записів. До них належать різні бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці тощо.

Господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

Більшість документів, призначених для оформлення руху майна, є комбінованими. Вони поєднують ознаки кількох груп документів (наряди, забірні картки).

Одноразові документи відображають одну господарську операцію (акти, накладні). Накопичувальні документи використовуються протягом певного періоду (тижня, декади, місяця) для відображення однорідних за змістом операцій, що часто повторюються (роздавальні та зведені відомості, забірні картки).

Первинні документи відображають господарські операції в момент їх здійснення, а зведені складаються на підставі первинних документів (наприклад, на підставі накладних на видачу продовольства щоденно складається зведена відомість).

Використання накопичувальних документів веде до суттєвого їх скорочення і спрощення документообігу.

Первинні документи повинні бути складені в момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування опрацювання інформації на їх можуть складатися зведені документи.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообороту, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообороту на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Зверніть увагу, що необоротні активи – це матеріальні та нематеріальні активи, які належать установі та забезпечують її функціонування і строк корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року.

У складі необоротних активів обліковуються: земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний та господарський інвентар, обчислювальна техніка, музейні цінності виставок, бібліотечні фонди, спеціальні інструменти та спеціальні пристосування, білизна, постільні речі, одяг та взуття, тимчасові нетитульні споруди, природні ресурси, інвентарна тара, матеріали довготривалого використання для наукових цілей, авторські та суміжні з ними права, права користування природними ресурсами, майном, об’єктами промислової власності, інші матеріальні та нематеріальні активи довготривалого використання.

Необоротні активи бюджетних установ складаються з:

• основних засобів;

• інших необоротних матеріальних активів;

• нематеріальних активів.

Основні засоби – це необоротні активи, що мають матеріальну форму і вартість яких становить більше 500 гривень за одиницю (комплект).

До складу основних засобів бюджетних установ включено:

• земельні ділянки;

• капітальні витрати на поліпшення земель;

• будинки та споруди;

• машини та обладнання;

• транспортні засоби;

• інструменти та інвентар;

У бухгалтерському обліку вартість, за якою відображаються основні засоби, розподіляється на:

• балансову вартість;

• первісну вартість;

• відновлювальну вартість.

Запаси – це оборотні активи у матеріальній формі, які належать установі та забезпечують її функціонування (або перебувають у процесі виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг) і будуть використані, як очікується, протягом одного року.

У складі запасів обліковуються:

• сировина та матеріали;

• будівельні матеріали;

• обладнання, конструкції і деталі до установки;

• спецобладнання для науково-дослідних робіт за господарськими договорами;

• малоцінні та швидкозношувані предмети;

• матеріали для учбових, наукових та інших цілей;

• запасні частини до машин і обладнання (що не можуть належати до основних засобів);

• продукти харчування;

• медикаменти та перев’язувальні засоби;

• господарські матеріали і канцелярське приладдя;

• тара;

• матеріали в дорозі;

• готова продукція;

• інші матеріальні ресурси установи, що передбачається використовувати протягом одного року.

В процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух запасів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (або реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Основними документами щодо надходження запасів виступають:

• рахунки-фактури;

• прибуткові накладні;

• акти приймання матеріалів тощо.

Для отримання матеріальних цінностей зі складу постачальника уповноваженій особі видається довіреність на отримання цінностей.

Матеріальні цінності, що надходять на склад бюджетної установи, перевіряються на відповідність їх асортименту, кількості, зазначених у супровідних документах.

Приймання матеріалів здійснюється комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи, представника постачальника або незацікавленої організації.

Обов’язковою умовою при оприбуткуванні запасів є відмітка матеріально відповідальної особи про прийняття матеріалів на відповідальне зберігання (ставиться підпис).

Якщо матеріали отримують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять до відділу постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Матеріальні цінності, що надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника установи комісією з обов’язковою участю працівника бухгалтерії та представника вищої за рангом організації. Приймання цінностей проводиться шляхом їх перелічування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються ці цінності на зберігання. На прийняті матеріальні цінності комісія складає акт, який підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, оприбутковуються, тобто беруться на облік, на підставі виправдних документів тим числом, коли отримано цінності.

Для відображення в бухгалтерському обліку інформації про оборотні матеріальні активи, що належать установі, реалізацію та витрачання яких планується здійснити протягом року, призначений клас 2 “Запаси” плану рахунків. Клас 2 “Запаси” об’єднує такі синтетичні рахунки:

22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”;

23 “Матеріали та продукти харчування”.

Для обліку запасів, які призначені для виконання науково-дослідних робіт, для використання у виробництві та капітальному будівництві передбачено рахунок 20 “Виробничі запаси”.

Малоцінні та швидкозношувані предмети поділяють на дві групи: одна їх частина належить до запасів і відображається у другому розділі активу балансу “Оборотні активи”, а друга – входить до складу “малоцінних необоротних матеріальних активів”, які, в свою чергу, відображаються в першому розділі активу балансу “Необоротні активи”.

Надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів на склад оформлюєтся накладною (вимогою), яка складається в двох примірниках, а у випадках виявлення розбіжностей між даними первинних документів і фактичною наявністю цінностей складається акт приймання матеріалів.

У бухгалтерському обліку вартість придбаних малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається за первісною вартістю.

Порядок обліку операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами має певні особливості.

Так, при придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів, облік яких ведеться на рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”, бюджетні установи створюють фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах, облік якого ведеться на рахунку 41 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах”.

При передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект) включно такі предмети виключаються зі складу запасів установи (тобто списуються з рахунка 22 “Малоцінні та швидкозношувані предметіи”) і їх вартість відноситься на зменшення фонду у малоцінних та швидкозношуваних предметах.

В результаті вивчення теми слухачі повинні

Знати :

• типові форми документів з придбання, обліку та видачі матеріальних цінностей;

• суть та значення складського обліку.

Вміти:

• вести облікову документацію підрозділу МНС України;

• правильно оцінювати ситуацію і вміло застосовувати набуті знання.

Література: 5, 6, 8, 9, 10.

Рекомендована література: 5, 6, 8, 9, 10, 12, 24.