24) Облік запасів на складах та його зв’язок з обліком у бухгалтерії

По-предметний облік запасів здійснюється на складі (у коморі) установи. Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб. Матеріальна відповідальність робітників та службовців настає згідно з чинним трудовим законодавством. З матеріально-відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на основі однойменного типового договору.

Запаси мають зберігатися у спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), оснащених ваговимірювальним приладдям, що забезпечує точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріальних цінностей. Сховищу присвоюють номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Для забезпечення їх швидкого приймання та видачі, а також для проведення інвентаризації запаси розміщуються на стелажах, у комірках, піддонах з обов’язковим зазначенням матеріальних ярликів. В ярликах відображають найменування запасу, його марку, сорт, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформлюється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника чи акті (рахунки, накладні, товарно-транспортній накладних) тощо.

Оформлення відпуску матеріалів зі складів установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи.

Такий облік називається складським чи кількісно-сортовим. Він може здійснюватись двома методами:

кількісно-сумовим;

оперативно-бухгалтерським.

Сутність кількісно-сумового методу полягає в паралельному веденні реєстрів кількісно-сумової й кількісно-сортової форм у двох структурних підрозділах — у бухгалтерії та на складі. На складі кількісно-сортовий облік ведуть матеріально відповідальні особи у Книзі складського обліку запасів ф. № З-9. Кожен запис здійснюється на підставі прибутково-видаткових документів, після чого виводяться залишки відповідного виду запасів.

Прибутково-видаткові документи комплектує в міру їх надходження комірник і відповідно до графіка документообігу передає разом з оформленим реєстром приймання-здачі документів (ф. № М-13) до бухгалтерії. У бухгалтерії на підставі первинних документів ведуться книга кількісно-сумового обліку (ф. № З-6) чи картка кількісно-сумового обліку (ф. № З-7), книга обліку тварин (ф. № З-8). За даними зазначених реєстрів щомісячно складається оборотна відомість (ф. № З-11), в якій інформація щодо запасів формується за кількістю та вартістю щодо кожної групи аналітичних рахунків, які в сукупності утворюють дані за відповідним синтетичним рахунком. Виведені за кожним субрахунком сумові підсумки мають відповідати показникам синтетичного обліку.

Під час перевірки бухгалтерією порядку ведення та даних книги складського обліку щомісячно проводиться звіряння даних складського й бухгалтерського обліку, про що робиться відповідний запис у зазначеному реєстрі.

У наукових установах НАНУ, вищих навчальних закладах, які мають значну номенклатуру запасів, а також у централізованих бухгалтеріях застосовується інший метод обліку товарно-матеріальних цінностей — оперативно-бухгалтерський. Згідно з зазначеним методом бухгалтерія відкриває картки чи книги складського обліку (ф. № З-9, № М-12) та відповідно до встановленого порядку передає їх під розписку в журналі реєстрації чи реєстрі видачі карток завідувачеві складу (комірникові).

У зазначених реєстрах на складі здійснюється кількісно-сортовий метод обліку на підставі первинних документів. З метою забезпечення систематичного контролю за правильністю ведення складського обліку, який за зазначеним методом виступає безпосередньою складовою бухгалтерського обліку, бухгалтерія установи систематично (раз на тиждень, декаду) проводить перевірку своєчасності, правильності й повноти оформлення операцій з руху запасів на складі та присутності матеріально відповідальних осіб, а також здійснює вибіркову перевірку фактичних залишків, як правило, дорогих чи дефіцитних видів запасів. Правильність записів у картках чи книгах підтверджується підписом у них працівника бухгалтерії, що здійснював перевірку. Зазначені реєстри обліку зберігаються на складі в картотеці.

У бухгалтерії установи облік запасів ведеться тільки у грошовому виразі за субрахунками, групами запасів і матеріально відповідальними особами в оборотній відомості тільки в підсумованому вигляді.

Взаємозв’язок між кількісно-сортовим обліком на складі та синтетичним обліком у бухгалтерії забезпечується за допомогою відомості обліку залишків запасів на складі (ф. № М-14). Вона відкривається в бухгалтерії на весь рік за кожним складом (коморою) та за групами, підгрупами й номенклатурними номерами з зазначенням одиниць виміру, облікових цін і залишків у натуральному і грошовому виразі на кожне перше число місяця.

Оперативно-сальдовий метод є найбільш прогресивним, оскільки забезпечує скорочення трудомісткості облікових робіт бухгалтерії, дає змогу здійснювати постійний контроль за збереженням і наявністю запасів на складі, спрощує звіряння даних аналітичного й синтетичного обліку.

В умовах використання ПК, коли використовується метод машинної картотеки, забезпечується повна тотожність інформаційних даних складського й бухгалтерського обліку, а отже, проблема трудомісткості по-предметного обліку запасів втрачає свою актуальність.