2. Синтаксис простого речення у текстах ділового мовлення

Загальна грамотність документа, що виражається в чіткості й логічності викладу, дотриманні правописних норм, а також дотриманні правил, обов'язкових для ділових паперів, досягається, зокрема, за рахунок синтаксису. Здебільшого це:

1. Прямий порядок слів, бо він передає загальний зміст речення без спеці­ального наголошення певних його компонентів. Суть його полягає в тому, що:

1.1. підмет виступає перед присудком;

1.2. узгоджене означення — перед означуваним словом (профспілкова відпустка, матеріальна допомога), неузгоджене означення — після нього (відпустка за власний рахунок; допомога в розмірі 300 грн);

1.3. додаток після слова, від якого залежить (виконати доручення; призначити Авдієвського Ігоря Семеновича на посаду);

1.4. звертання і вставні слова стоять здебільшого на початку речення (пор.: Андрію Васильовичу, надаємо Вам слово для відповіді; Отже, рецензована дисертаційна робота відповідає вимогам ВАК до кандидатських дисертацій, а її автор заслуговує присудження наукового ступеня кандидата фізико-математичних наук);

1.5. обставини причинової, цільової, часової семантики повинні стояти на початку або наприкінці речення. У заявах, пояснювальних запи­сках їх традиційно розташовують наприкінці речення (пор.: Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку з тяжкою хворобою дитини; Я, Іваненко Ольга Петрівна, студентка І курсу..., 2 грудня 2000 р. запізнилася на заняття через незадовільний рух транспорту), а в наказах, розпорядженнях, характеристиках — здебільшого на початку речення (пор.: З метою забезпечення обліку робочого часу професорсько-викладацького складу університету наказую...; Відповідно до «Положення про організацію навчального процесу у вищих навчальних закладах» нака­зую...; У зв'язку зі вступом батька до Національної ака­демії Служби безпеки України переїхала разом з родиною до Києва, де з 1999 до 2001 р. навчалася в середній загальноосвітній школі № 156).

Недотримання цих правил призводить до нечіткого, нелогічного викладу інформації, а іноді — до прикрих різнотлумачень, пор.: Прошу надати мені відпустку у зв'язку з тим, що я виходжу заміж на три дні; Технічний огляд власників індивідуального транспорту відбудеться 22.04.2000 на СТО № 11; Продається весільна сукня для нареченої 46—48 розміру з гарними аксесуарами.

2. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення.

3. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші за дієслівні відповідники. Наприклад: Пропонуємо проводити змагання за містом; Рекомендуємо надавати перевагу одягу з натуральної сировини. До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі. Наприклад: рекламне агентство міжнародної телерадіокомпанії “Тоніс” пропонує свої послуги.

4. Поширеними є пасивні структури типу: закони приймаються; наказ виконується; вимоги ставляться.

5. Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; відкликати працівників сільського господарства.

6. Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання відокремлених членів речення, зокрема вживаються відокремлені озна­чення та обставини, виражені відповідно дієприкметниковими й дієприслівниковими зворотами, а також відокремлені прикладки, пов'язані з іменниками — власни­ми назвами (прізвищами) та займенниками (в автобіо­графіях, наказах, дорученнях, актах тощо). Напр.: Я, Мельничук Ігор Олегович, народився...; Призначити Онипка Сергія Валерійовича, старшого інспектора відділу..., за­відувачем цього відділу. Вони виділяються з обох боків комами. Прикладка, пов'язана з іменником — загальною назвою, відокремлюється тире, пор.: Батько — Білас Іван Романович, 1949 року народження — працює бухгалтером Київської середньої школи № 62.

7. Основні вимоги до мови офіційно-ділових докумен­тів — зрозумілість, чіткість, точність формулювань — спричинили використання в них простих, але досить по­ширених речень (простих ускладнених речень). Основ­ним засобом їхнього поширення є однорідні члени речення (однорідні підмети, присудки, додатки, обставини), пор.: Суддя Конституційного Суду України має право витребувати від Верховної Ради України, Президента України, Прем'єр-міністра України, Генерального прокурора України, суддів, органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, посадових осіб, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, політичних партій та інших об'єднань громадян, окремих громадян необхідні документи, матеріали та іншу інформацію (ст. 19 Закону України «Про Конституційний Суд України»). Проте для легкості сприймання змісту й уникнення надмірного ускладнення в текстах офіційно-ділового стилю однорідні члени виділяють у пункти й підпункти, тобто використовують рубрикацію тексту, напр.: Повноваження судді Конституційного Суду України припиняються в разі: закінчення строку призначення; досягнення суддею шістдесятип'ятирічного віку; неможливості виконувати свої повноваження за станом здоров'я; порушення суддею присяги і т. д. (ст. 23); До повноважень Верховної Ради України належить: внесення змін до Конституції України в межах і порядку, передбачених розділом XIII цієї Конституції; призначення всеукраїнського референдуму з питань, визна­чених статтею 73 цієї Конституції; прийняття законів і т. д. (всього 36 пунктів, що визнача­ють однорідні підмети).

Кожен пункт подають з нового абзацу. В офіційно-ді­ловому стилі однорідний ряд використовують передусім як засіб класифікації в статутах, положеннях, інструкці­ях, наказах, розпорядженнях, звітах, рідше в документах приватного характеру — розписках і дорученнях, пор.:

Я, Клименко Іван Петрович (паспортні дані: ...), визнаючи свою провину, зобов'язую­ся до 12 грудня 2001 р. за власний рахунок виконати у квартирі Буня Василя Степановича (за адресою... ) такі ремонтні роботи:

полагодити сантехнічний вузол, придбавши потрібні деталі;

покласти й полакувати паркет в усіх кімнатах та передпокої;

поклеїти шпалери в усіх кімнатах та передпокої.

8. Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису. Найчастіше надається перевага простим реченням. Прості речення в текстах офіційно-ділових доку­ментів можуть бути ускладнені звертанням (у листах, запрошеннях, оголошеннях тощо). Єдиною формою вира­ження звертання є кличний відмінок. Вживання Назив­ного відмінка замість Кличного є порушенням граматич­ної норми української літературної мови. Якщо звертан­ня складається з двох окремих слів, то їх треба обидва вживати в Кличному відмінку, пор.: Шановний Іване Олексійовичу; пане президенте корпорації; пане голово; товаришу генерале. Від цих звертань потрібно відрізняти ті, що виражені складними іменниками, які становлять єди­не поняття й пишуться через дефіс. У Кличному відмінку в них вживається лише другий компонент, пор.: Шановний Прем'єр-міністре; генерал-майоре; контр-адмірале.

9. Типова ознака ділового стилю – використання віддієслівних іменників. Вони створюють загальне уявлення про дію. Наприклад: провести огляд машин до 15 вересня 2013 року; подати звіт до 20 серпня 2013 року. Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуаціях, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги; взяти на себе обов'язок; зобов'язання тощо.

10. У діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.