34)Організація обліку касових операцій у бюджетній установі

Усі бюджетні установи для здійснення своєї діяльності та планомірної організації грошового обігу зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку. Рух грошових коштів, який відбувається у процесі діяльності, може здійснюватися як у готівковій, так і в безготівковій формі. Операції, які пов’язані з прийманням і видачею готівкових коштів під час здійснення розрахунків через касу установи (виплата заробітної плати, стипендій, різних видів соціальної допомоги, авансів на відрядження, господарських та інших витрат) і відображаються в касовій книзі, називаються касовими(рис. 3.5).

Облік касових операцій у бюджетних установах здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Національного банку України від 19.02.2001 № 72 зі змінами й доповненнями від 01.08.2001 № 311 та від 16.10.2001 № 432 і від 4.12.2001 № 495.

Зазначене Положення регламентує порядок організації готівкових розрахунків та оформлення касових операцій, норми й терміни зберігання готівки в касі, ведення касової книги та обов’язки касира, а також визначає контроль і законність проведення касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець робочого дня лімітований.

Відповідно до Постанови Національного банку України від 23.07.2002 № 259 «Про зміни до інструкції про організацію роботи з готівкового обліку установами банків України» ліміт залишку готівки в касі, порядок та строки здавання готівкової виручки щодо бюджетних установ установлюють органи Державного казначейства, в яких вони обслуговуються, під час відкрит- тя реєстраційних рахунків відповідно до поданих заявок-розрахунків (табл. 3.3). Ліміт каси протягом року може бути змінений органом Державного казначейства в разі письмового звернення установи. Державному казначейству, його територіальним органам, підприємствам, установам та організаціям, що їх вони обслуговують, а також іншим бюджетним установам, які відповідно до Бюджетного кодексу України фінансуються з державного і/або місцевого бюджетів, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає потребу та порядок установлення такого ліміту.

Схема наявності та руху грошових коштів у касі бюджетної установи

Понад установлені ліміти в касі установи можуть зберігатися гроші на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги з тим- часової непрацездатності лише протягом трьох робочих днів. Після цього готівка здається в банк.

Для своєчасного отримання готівки в установах банків органи Державного казначейства України готують касові заявки на отримання готівки. Касову заявку бюджетні установи й організації подають до органів Державного казначейства за 55 днів до початку планованого кварталу, де вона звіряється з кошторисом доходів і видатків установ та узагальнюється. Зведені касові заявки передаються до установ уповноважених банків не пізніш як за 45 днів до початку кварталу.

Приймання грошей до каси, їх видачу, ведення касової книги в установах та організаціях здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей.

Касир — це матеріально відповідальна особа, на яку покладено повну матеріальну відповідальність за функції щодо видачі, приймання, зберігання готівки та складання касового звіту. Касирові забороняється передовіряти виконання своїх обов’язків іншим особам. Якщо постає потреба тимчасово замінити касира, виконання його функціональних обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Цінності, що перебувають під звітом касира, передаються тимчасово призначеному касирові у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування та передання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним розписом не передбачено посади касира або які мають відокремлені підрозділи, виконання його обов’язків відповідно до письмового розпорядження керівника може покладатися на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір на повну матеріальну відповідальність.

Якщо установа має багато підрозділів, виплату заробітної плати, допомоги з тимчасової непрацездатності за письмовим наказом керівника може замість касира здійснювати інша особа, з якою також укладається письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.

Готівку до каси з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства касир отримує за грошовими іменними чеками.

Порядок виплати готівки розпорядникам бюджетних коштів, одержувачам коштів державного бюджету та іншим клієнтам регулюється Наказом Державного казначейства України від 10.08.2001 № 140 «Про затвердження порядку виконання державного бюджету за видатками за умови функціонування внутрішньої платіжної системи».

Для оформлення документів на отримання заробітної плати, стипендій, допомоги, видатків на службові відрядження та інших коштів, що видаються на видатки, які не можуть бути проведені безготівковою оплатою, бюджетні установи та організації подають до органів Державного казначейства заявку на видачу готівки (табл. 3.4) та платіжне доручення на перерахування готівкових коштів.

Заявки подаються у двох примірниках, один з яких після видачі готівки повертається установам з відповідним відбитком штампа казначея і зберігається як обов’язковий документ — додаток до бухгалтерських регістрів, що підтверджують обсяг та цільове спрямування коштів. У заявках на видачу готівки зазначаються суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до Фонду соціального страхування України та суми страхових внесків до Пенсійного фонду, інші податки й обов’язкові платежі, які утримано та нараховано на фонд заробітної плати відповідно до чинного законодавства .

Готівка на придбання продуктів харчування та медикаментів одержувачам бюджетних коштів видається на підставі заявки, але за наявності дозволу головного розпорядника бюджетних коштів. Після отримання матеріальних цінностей, придбаних за готівку, до органів Державного казначейства подаються документи, які підтверджують здійснені видатки та взяття на облік (акт придбання матеріальних цінностей, прибуткова накладна, роздавальна відомість).

Підтверджувальні документи подаються протягом трьох днів після придбання.

На підставі перевіреної заявки органи Державного казначейства України виписують на касирів чи вповноважених осіб, зазначених у заявці, грошові чеки на отримання готівки, які реєструються в журналі реєстрації виданих чекових книжок із зазначенням номерів чеків та осіб, що отримали чекові книжки. Готівка отримується з поточних рахунків, відкритих в установах банків на ім’я органів Державного казначейства за балансовими рахунками групи 257 «Кошти до виплати» Плану рахунків комерційних банків України. Кошти до виплати зараховуються на ці рахунки без перерахувань.

Державне казначейство України, здійснюючи свої казначейські функції, виступало клієнтом в установах Національного й комерційних банків та одночасно виконувало роль обслуговуючого банку. Завдяки вдосконаленню платіжної системи розрахунків казначейські рахунки в установах Національного банку були закриті, а розпорядники бюджетних коштів та їх одержувачі переведені згідно з Наказом Державного казначейства України від 30.07.2001 № 134 з метою готівкового обслуговування бюджетних коштів до семи банків: «Державний ощадний банк України», Державний експортно-імпортний банк, Акціонерно-комерційний банк соціального розвитку «Укрсоцбанк», Акціонерний поштово-пенсійний банк «Аваль», Український акціонерний промислово-інвестиційний банк «Промінвестбанк», Акціонерний комерційний банк «Правексбанк», Акціонерний комерційний банк, Приватбанк.

Невикористана готівка повертається одержувачами бюджетних коштів безпосередньо на цей самий рахунок за відповідним документом, під час заповнення якого неодмінно зазначається номер реєстраційного рахунка.

Кожна бюджетна установа для здійснення розрахунків повинна мати касу.

Каса — це спеціально обладнане приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

Надходження і видача готівки установами фіксується в касовій книзі. Кожна установа, що є юридичною особою і має касу, для обліку готівкових операцій у національній валюті України веде одну касову книгу. На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Касова книга — це обліковий реєстр, призначений для аналітичного обліку й контролю касових операцій ф. № КО-4. Сторінки касової книги мають бути пронумеровані, прошну- ровані, скріплені печаткою підприємства та засвідчені підписами керівника підприємства й головного бухгалтера. Записи виконуються у двох примірниках, перший примірник залишається в касовій книзі, другий має бути відривним і є звітом касира. Щодо операцій з одержання або видачі готівки записи ведуться за кожним прибутковим і видатковим касовим ордером у день їх надходження або видачі. Готівка, яку видано за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, інших виплат соціального характеру, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат. Записи до касової книги здійснюються на початку наступного робочого дня (із залишками на кінець попереднього дня) внесенням потрібної інформації з первинних касових документів. Ці записи мають містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Сторінки її нумеруються в порядку зростання. Виправлення в касовій книзі не допускаються, але якщо їх усе ж зроблено, то вони засвідчуються підписами касира та головного бухгалтера чи особи, що його заміщує. Приклад заповнення касової книги наведено в табл. 3.5.

Касова книга може також вестися в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Відповідне програмне забезпечення має уможливлювати візуальне відображення і роздрукування документів «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира», які за формою і змістом відтворюють зміст касової книги в паперовій формі. Водночас складається машинограма «Звіт касира». Машинограма «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

Наприкінці робочого дня касові операції за день підсумовуються, виводиться залишок готівки в касі на початок наступного дня і передається з прибутковими й видатковими ордерами та під- тверджувальними документами до бухгалтерії як звіт касира.

Правильність оформлення касових документів, їх обґрунтованість перевіряє бухгалтер. При цьому проти кожного прибуткового чи видаткового документа має бути проставлено шифр кореспондуючих рахунків.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або вповноважену керівником особу.

Документальне оформлення надходження і видачі грошових коштів бюджетних установ та організацій здійснюється на підставі належним чином оформлених прибуткових і видаткових касових ордерів.

Касові ордери— це документи, що засвідчують законність надходження грошових коштів до каси та їх витрачання за цільовим призначенням, типові форми й порядок яких затверджено Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

Оприбуткування готівки до каси здійснюється на підставі прибуткового касового ордера № КО-1 (табл. 3.6), підписаного головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи. Про приймання готівки видається відривна квитанція за підписом головного бухгалтера або відповідальної особи та касира, засвідчена печаткою (штампом) установи.

Готівка з каси установи видається за видатковими касовими ордерами № КО-2 (табл. 3.7) або належно оформленими платіжними (розрахункове-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головний бухгалтер або особи, які на це вповноважені. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках) є дозвільний напис керівника, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Прибуткові та видаткові ордери і квитанції до них бухгалтер заповнює лише чорнильною чи кульковою ручкою або за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів, які забезпечують належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання та перелічуються додані до них документи.

Видавати прибуткові та видаткові касові ордери й документи на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється. Приймати та видавати готівку можна лише в день складання зазначених документів. Прибуткові ордери або видаткові касові документи одразу після одержання або видачі за ними готівки підписує касир, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери перш ніж їх буде передано до каси установи, реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних відомостей на виплати з оплати праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Готівка з каси видається тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Видача грошей може також здійснюватися за дорученням, оформленим в установленому порядку.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, ставить штамп «Депоновано». Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформлюються видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Підставою для цього є квитанція до об’яви на внесення готівки до установи банку.

Цей документ складається з трьох частин:

1) верхньої, яка залишається в банку;

2) середньої (квитанція), що передається касирові;

3) нижньої (ордер), яка також повертається з банку до установи разом із випискою банку після зарахування грошей на реєстраційні чи поточні рахунки.

Видача з каси готівки, що не підтверджена підписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів в установах та організаціях проводиться інвентаризація кас. Для цього за письмовим наказом керівника призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт, де за наявності розбіжностей з даними обліку зазначаються сума нестачі чи лишків, а також причини їх виникнення.

Щоденний звіт касира має ретельно перевірити бухгалтер, до функціональних обов’язків якого входить перевірка звітів касира та ведення синтетичного обліку касових операцій. Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних сторінок другого примірника касової книги й доданих до них документів, систематизуючи їх у меморіальному ордері № 1 (накопичувальна відомість за касовими операціями ф. № 380 (бюджет), табл. 3.8. Якщо касові операції виконуються в національній та іноземній валюті, то меморіальні ордери складаються та нумеруються відповідно № 1-1, № 1-2 і т. д. Схему облікового процесу за касовими операціями наведено на рис. 3.6.

Схема облікового процесу за касовими операціями бюджетних установ

Рис. 3.6. Схема облікового процесу за касовими операціями бюджетних установ

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі (див. рис. 3.5) призначено активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

У накопичувальній відомості щодо касових операцій за субрахунком № 302 «Каса в іноземній валюті» за кожним звітом касира записи здійснюються окремими рядками стосовно національної та іноземної валюти, що застосовувалася для касової операції.

За дебетом рахунка відображаються суми, що надходять до каси, а за кредитом — видана з каси установи готівка.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових операцій наведено в табл. 3.9.

Для відображення операцій з готівкою в касі бюджетної установи Наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 № 100 затверджено форму та порядок складання картки аналітичного обліку готівкових операцій, де готівкові операції відображаються за кодами бюджетної класифікації та видами видатків, окремо за загальним та спеціальним фондами й видами коштів спеціального фонду. Картка відкривається щомісячно, записи в ній здійснюються на підставі кожного звіту касира.

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ У НАЦІОНАЛЬНІЙ ВАЛЮТІ

1. Отримано готівку до каси з реєстраційного рахунка установи в органах казначейства Дт301 Кт321

2. Повернуто підзвітною особою залишок невикористаного авансу Дт301 Кт362

3. Виплачено заробітну плату працівникам установи Дт661 Кт301

4. Внесено до каси плату за навчання студентами, що навчаються на контрактній основі Дт301 Кт364

5. Видано під звіт готівку працівникам на службові відрядження Дт362 Кт301

6. Виплачено стипендії аспірантам Дт662 Кт301

7. Внесено плату за проживання в студентських гуртожитках Дт301 Кт364

8. Внесено готівку з каси невиплаченої заробітної плати на реєстраційний рахунок Дт321 Кт301

9. Виплачено депоновану заробітну плату Дт671 Кт301

10. Внесено до каси готівку винною особою за нестачу матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації Дт301 Кт362

11. Повернуто з каси готівку за надлишково сплачені кошти за проживання в гуртожитку Дт364 Кт301