Обеспечение гарантированной доставки
Задача ЦОД – в любом случае добиться передачи документа принимающей стороне и получения от нее уведомления о получении – квитанции (передача документа «под роспись»). При этом ЦОД может использовать различные механизмы напоминания и уведомления – через электронную почту и другие каналы.
Все интегрируемые с ЦОД системы должны обладать возможностями уведомления ЦОД о том, что документ зарегистрирован. Это не обязательно автоматизировать – сотрудник канцелярии может отправить подтверждение вручную.
Аутентификация и конфиденциальность
Важнейшим аспектом при организации обмена документами является обеспечение аутентичности документов и конфиденциальности их передачи.
Он предусматривает создание так называемых удостоверяющих центров, осуществляющих деятельность по генерации открытых и закрытых ключей, хранению и удостоверению открытых ключей лиц – участников электронного документооборота.
Используемые для этого программные средства должны быть сертифицированы, а сам удостоверяющий центр – лицензирован на осуществление этой деятельности уполномоченным государственным органом.
Логичным является организационное и программно-техническое совмещение ЦОД и удостоверяющих центров, поскольку те и другие должны являться центральными элементами инфраструктуры обмена информацией между одним и тем же кругом участников.
Сертифицированные модули электронной подписи, а при необходимости – криптографической защиты документов должны быть встроены в корпоративные системы документооборота или упоминавшиеся выше интерфейсные модули для унаследованных систем.
Архитектура системы Центров обмена документами
Центры обмена документами могут быть реализованы как в виде единого общегосударственного ЦОД, так и в виде системы взаимодействующих ЦОД разного уровня.
Т
ехническая
возможность построения единого
общегосударственного ЦОД существует,
но более целесообразным нам представляется
второй вариант, предусматривающий
создание системы взаимодействующих
ЦОД территориального, ведомственного
и других уровней. Смысл этого – в
упрощении администрирования ЦОД и
замыкании заметных объемов документопотоков
на «нижних уровнях» системы.
Рис. 5.8. Иерархия Центров обмена документами
Хотя структура власти предрасполагает к построению строго иерархической схемы, из соображений безопасности и надежности может оказаться целесообразной более гибкая структура, где для документа может существовать более одного пути достижения конечной точки маршрута.
При этом должны быть предусмотрены технологические и организационные процедуры синхронизации форматов документов и справочников, используемых ЦОД разных уровней.
Программные средства
Для организации межведомственных центров обмена данными для системы электронного делопроизводства и документооборота, создаваемого на базе технологий Microsoft, наиболее естественным решением является использование сервера интеграции.
Сервер позволяет распознавать и преобразовывать форматы входящих/исходящих документов различных ведомств, сгенерированных различными системами, маршрутизировать документы, контролировать транзакционность и гарантировать доставку адресату (путем проверки условий доставки и повторных попыток, а также уведомлений). Кроме того, он снабжен наглядными средствами преобразования документов из одной формы в другую, а также проектирования бизнес-процессов.
Взаимодействие между центрами обмена документами, системами ЭДД и интерфейсными модулями рекомендуется организовывать на базе технологии веб-сервисов. Технология веб-сервисов поддержана и реализована на всех существующих программных платформах и позволяет легко интегрировать между собой разнородные системы, что крайне важно в условиях существующего разнообразия систем автоматизации документооборота.
Для доставки документов и уведомлений оптимальным выбором является почтовый сервер.
Для работы с ЦОД при отсутствии корпоративных систем или недостаточной функциональности интерфейсных модулей могут быть использованы средства из комплекта Microsoft Office (Outlook), возможно дополненные модулями для подготовки необходимых форм документов, их авторизации и аутентификации с помощью сертифицированных средств ЭЦП.