Архивное хранение
Рассматривая архивное хранение с точки зрения всех документов, обрабатываемых документооборотом органа власти, следует еще раз вспомнить о двойственности понимания этого термина людьми, не знакомыми с архивным делом. Специалисты информационной отрасли зачастую называют архивным хранением документов и просто длительное хранение информации, и архивное хранение документов в соответствии с нормативными документами Федеральной архивной службы России (Росархива). К тому же при всей ориентированности на безбумажные технологии не следует забывать о том, что в органах власти архивному хранению еще очень долго будут подлежать и бумажные документы.
Таким образом, задача «архивного хранения электронных документов» состоит из нескольких взаимодополняющих проблем:
построение хранилища электронных документов и образов бумажных документов;
обеспечения архивного хранения электронных (безбумажных) документов в соответствии с требованиями Росархива;
обеспечение автоматизированного учета архивного хранения бумажных документов в соответствии с требованиями Росархива.
Долгосрочное хранение электронных документов
В предлагаемом решении хранилище электронных документов строится на основе Microsoft SharePoint Portal Server. Базируясь на современных технологических решениях, такой подход обеспечивает построение не только надежного и масштабируемого хранилища. Подобное хранилище интегрирует в одном узле доступа все информационные материалы органа власти (см. рис. 5.5). Таким образом реализуется сочетание современного подхода к организации информационного пространства и российских нормативов архивного хранения документов.
Хранилище
электронных документов
Архив
электронных
документов
рабочие
материалы и шаблоны, нормативно-справочная
информация и руководящие материалы
Электронные
документы, подлежащие обязательному
архивному хранению
электронные
образы бумажных документов
бумажные
документы, подлежащие обязательному
архивному хранению
Архив
бумажных
документов
Рис. 5.5. Структура архивного хранения электронной информации
Надежное хранение больших объемов информации, безусловно, является важным требованием к электронному хранилищу. Но еще более актуальной является задача оптимизации взаимодействия пользователя с хранилищем информации. В этом отношении Microsoft SharePoint Portal Server является уникальным программным средством. Имеющийся функционал организации коллективной работы с документами предоставляет широчайший спектр инструментов по обработке хранимой информации. Более подробно эта тема раскрыта в разделе «Средства обеспечения коллективной работы больших рабочих групп».
Архивное дело
Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов. Автоматизация этой области деятельности так же играет заметную роль в повышении эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.
Большинство конкурирующих решений реализуют лишь простое хранение электронных документов. Такой, вполне приемлемый для большинства предприятий подход недопустим для органов власти. Входящая в состав программного комплекса система автоматизации архивного дела позволяет построить юридически корректную систему хранения документов на высоконадежной и масштабируемой платформе Microsoft SharePoint Portal Server и Microsoft SQL Server. Помимо автоматизации процессов архивного хранения документов система обеспечивает тесную интеграцию с ПО архива с САДД.
Система автоматизации архивного дела используется для передачи и приема исполненных документов из системы документооборота на хранение в архив и для следующих операций по формированию и оформлению дел:
систематизации документов внутри дела;
автоматизированной разбивки дел на тома в зависимости от числа листов документов в деле;
оформления дел, включая формирование внутренней описи документов дела и сдаточных описей дел структурных подразделений;
автоматизированной регистрации дел и документов в архивном делопроизводстве – создание регистрационных карточек (РК) на дела (единицы архивного хранения) и РК на документы.
Также выполняются такие функции архивного дела, как просмотр электронных образов документов дела, ручная регистрация дел и документов, не зарегистрированных ранее в системе автоматизированного делопроизводства, составление номенклатуры дел с использованием следующих возможностей:
создание номенклатуры дел подразделения на основе ранее введенной номенклатуры;
создание сводной номенклатуры дел организации на основе ранее введенной номенклатуры;
копирование требуемых заголовков номенклатуры дел в указанное подразделение из номенклатуры дел других подразделений.
Автоматизация архивного дела подразумевает выполнение следующих операций:
формирование номенклатуры дел путем загрузки информации из заранее подготовленного файла установленного формата;
группировку дел в пределах фонда, использование хронологически-структурной схемы систематизации дел;
экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых критериев; выделение дел к уничтожению;
учет и контроль движения дел и документов; ведение карты-заместителя на выданные дела и документы;
формирование отчетных форм (номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, сдаточных описей дел структурных подразделений и т.д.) в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
При составлении номенклатуры дел поддерживается возможность выбора из типового или ведомственного перечня статей хранения.
При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (даты открытия и закрытия дела, заголовка дела, количества листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда.
В процессе архивного хранения отслеживаются все перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов. При этом поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки.
Отдельный режим поддерживает процедуру просмотра информации о движении документа в системе автоматизированного документооборота. Система поддерживает атрибутивный поиск как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов.