Составляющие эффективности системы государственного управления

Эффективность работы системы государственного управления определяется тремя составляющими:

1. эффективностью взаимодействия с гражданами и предприятиями;

2. эффективностью внутренней работы каждого учреждения в отдельности;

3. э ффективностью взаимодействия органов власти между собой.

Рис. 5.1. Структура составляющих эффективности

Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности всех трех звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.

Ожидаемые от внедрения информационных технологий результаты можно разделить на два класса – стратегические и тактические.

Тактические результаты связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, насколько можно сократить штат (или, по крайней мере, избежать его роста), сколько времени сэкономят организации и граждане, взаимодействующие с органами власти, ит.д.

Ожидаемые стратегические результаты – это улучшение качества принимаемых решений, повышение доверия граждан к власти, существенное снижение прямых и косвенных общественных издержек на содержание органов власти. На достижение этих целей и ориентирована программа «Электронная Россия».

Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом

Повсеместно используемая в настоящее время «бумажная» технология работы с гражданами и предприятиями ведет к огромному количеству непроизводительных затрат времени и ресурсов как для граждан и хозяйствующих субъектов, так и для государственных органов.

Использование информационно-коммуникационных технологий позволяет существенно расширить каналы взаимодействия государства и его граждан, повысить качество этого взаимодействия и способствовать тем самым укреплению гражданского общества, построенного на взаимопонимании, учете интересов каждого и стремлении к общим созидательным целям.

Поиск и получение информации. Удобное представление в сети интернет полной, точной и актуальной информации обо всех органах государственной власти позволяет существенно упростить процесс поиска требуемой информации, экономить время чиновников, вынужденных отвечать на вопросы, а также уменьшить количество ошибок.

Взаимодействие граждан и организаций с органом государственной власти. Данная функция обеспечивается набором сервисов, позволяющих гражданам и организациям запрашивать и получать по интернету необходимые справки или разрешения и передавать в органы государственного управления предусмотренную законом отчетность. Кроме того, должна существовать возможность отслеживания состояния запросов.

Принцип «единого окна» предполагает наличие одной точки входа для взаимодействия с органами власти всех уровней. Для этого необходима система, позволяющая автоматически направлять запросы и отчетность в уполномоченные органы государственной власти и тем самым рассматривать государство как единого «провайдера» услуг для граждан и бизнеса.

Реализовать эти цели позволяет идеология интернет-порталов.

Для постоянной публикации актуальных документов и отслеживания хода продвижения запросов нужна информация, которая может быть получена из систем автоматизации документооборота различных учреждений. Поэтому эта информация должна автоматически экспортироваться из них для публичного доступа.

Эффективность взаимодействия между органами власти

Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функцио­нирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.

В случае функционирования в организации автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы.

Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.

Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации.

Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между организациями. Создание такой системы позволит обеспечить:

1. радикальное ускорение доставки документов;

2. гарантию доставки;

3. доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;

4. снижение издержек.

Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.

Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.

Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.

На пути разработки таких систем имеются объективные трудности:

• отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в целом ряде организаций;

• разнообразие систем и форматов, используемых в разных организациях;

• необходимость надежной аутентификации отправителей/получателей;

• защита информации от изменения в процессе доставки;

• необходимость защиты конфиденциальной информации.

Современные программные средства, разработанные корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют успешно решать все эти проблемы. И сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами между организациями, является абсолютно реальной задачей.

Эксплуатация этих систем возможна и организациями, не имеющими автоматизированной системы документооборота. Они могут принимать и передавать документы с помощью средств обмена электронной почтой, дополненных средствами работы с формами, электронной цифровой подписью (ЭЦП) и средствами защиты информации. Наибольшую пользу и заметное снижение трудоемкости получат организации, у которых документооборот полностью автоматизирован.

Эффективность работы отдельных органов власти

Основное содержание работы большинства органов государственной власти – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.

В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

1. длительные процедуры передачи документов внутри организации;

2. возможность утери информации о местонахождении документов;

3. отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;

4. высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;

5. высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмо­трения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации.

Существует два возможных подхода по применению информационных техно­логий для решения этой проблемы:

• повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);

• переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Внедрение такой технологии позволяет:

• ускорить движение документов по организации;

• гарантировать своевременное рассмотрение документов;

• обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;

• повысить эффективность работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;

• снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;

• при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документо­оборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внед­рение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.

Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Решения, поставляемые корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют эффективно автоматизировать традиционные процессы делопроизводства органов государственной власти и обеспечивают возможность постепенного перехода к электронному документообороту.

Важность внедрения таких систем определяется не только задачей повы­шения эффективности работы отдельных органов власти. Как следует из преды­дущих разделов, без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна ни автоматизация межведомственного обмена документами, ни построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.