Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и документооборота

По данным обследования, проводившегося Siemens Business Services в ряде компаний (опубликованы в журнале iBusiness, № 4, 2000 г.):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

• 6% документов безвозвратно теряются;

• каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

• на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;

• стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с их бумажными копиями.

Аналогичных данных по органам власти Российской Федерации нет, но можно предположить, что ситуация в них близка к описанной выше, и от полномасштабного внедрения систем ЭДД можно ожидать не менее чем 50%-ного повышения производительности труда (с соответствующими масштабами экономии средств и повышением скорости рассмотрения документов).

В то же время ситуация в этой области сейчас далека от идеальной. По оценкам экспертов, не более 50% органов государственной власти используют какие-либо системы автоматизации делопроизводства, причем значительная часть этих систем морально устарела как в части используемых программных платформ, так и объема и характера выполняемых функций, в частности, не способны поддерживать электронный документооборот.

Таким образом, перед значительным количеством (до 70%) органов государственной власти сейчас стоит проблема внедрения системы ЭДД. В настоящее время системы ЭДД внедрены в основных ветвях органов власти различного уровня. И распространение таких систем постоянно растет. В недалеком будущем отсутствие системы ЭДД станет невозможным для любого органа власти.

Информационные технологии и эффективность системы государст­венного управления

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом:

1. уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов;

2. создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов;

3. уменьшается количество рутинных операций, работники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;

4. повышается качество подготовки управленческих решений;

5. уменьшается количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

6. процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;

7. появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.

Перевод потоков документов в электронную форму и интеграция их с интернет-порталами позволит достичь следующих важных целей:

8. появится возможность полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;

9. граждане и организации будут вовлечены в активную работу по выработке и реализации инициатив и программ законодательных органов и исполнительных органов власти разного уровня;

10. обеспечится «прозрачное» и оперативное взаимодействие государственного органа с хозяйствующими субъектами;

11. будет достигнута существенная экономия времени и средств (как бюджета, так и хозяйствующих субъектов).

В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях. Во многих из них достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей для этого требуется набор современных программных решений.

В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направ­ления, что нашло отражение в федеральной целевой программе «Электрон­ная Россия» в целом и в ряде ее конкретных мероприятий (подробнее см. http://www.e-russia.ru/program/ ).

Имеющиеся в настоящее время программные продукты Microsoft и партнеров обеспечивают все возможности построения основных типов решений по автомати­зации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.

Данный документ предназначен для того, чтобы помочь представителям органов государственного управления:

• осознать возможности, предоставляемые современными информационными технологиями;

• «найти общий язык» со специалистами в области информационных технологий;

• перевести вопросы автоматизации работы с документами и перехода к электронному документообороту в практическую плоскость.

Вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает уже не их наличие, а скорее, отсутствие или недостаточно эффективное использование. Уровень компьютеризации российских коммерческих структур и граждан пока ниже, чем в ряде ведущих стран Европы и США, но разрыв постепенно сокращается. А вот ситуация с освоением информа­ционных и коммуникационных технологий (ИКТ) органами государственного управления стала причиной обоснованного беспокойства российского общества.

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государ­ственных учреждений. Но это поставит под угрозу выполнение многих государ­ственных функций и в конечном итоге нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.