8. Загальні вимоги до мови документа.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

- Текст викладати від третьої особи:

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ;

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...;

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

- Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.

- Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний.

9. Уживання апострофа.

Апостроф - орфограма небуквена. Це графічний знак, який не позначає звука.

Апостроф ставиться перед я, ю, є, ї:

В українських словах:

1) після літер, що позначають губні тверді приголосні звуки, якщо перед ними немає приголосного (крімр), який належав би до кореня: солов "іний, сім 'я, м 'ята, п 'ятниця, верб 'я,

зв 'язати, торф 'яний;

2) після р в кінці складу: довір 'я, сузір 'я, матір 'ю, пір "їна;

3) після префіксів, що закінчуються буквою на позначення приголосного звука: без'ядерний, об'єднаний,

4) після к в імені Лук 'ян та похідних від нього: Лук 'янівка,

Лук 'яненко, Лук 'янчук;

5) у складних словах, перша частина яких закінчується на приголосний: двох'ярусний, дит'ясла, пів 'яблука.

Апостроф не ставиться:

1) після б, п, в, м, ф, що позначають тверді губні звуки, якщо перед ними стоїть інша, крім р, літера на позначення кореневого приголосного звука: Святослав, святковий, тьмяний, морквяний,

2) після літерир, що позначає м'який приголосний на початку слова чи в середині складу: порятунок, рясний

3) Перед буквосполученням йо: серйозний, курйоз.

10. Вживання знака м’якшення.

Найуживанішим графічним знаком для позначення на письмі м'яких приголосних звуків є знак м'якшення

(ь). Це єдина літера українського алфавіту, що самостійно не позначає звука. Знак м'якшення завжди вживається після букв, що позначають приголосні звуки.

І. Знак м'якшення пишеться:

1. Після літер д, т, з, с, ц, л, н, які позначають м'які приголосні в кінці слова (молодь, юність, відстань, міць, біль, колись), та в середині слів перед літерами, що позначають тверді приголосні звуки (батько, донька, молотьба, сядьмо, спільний).

2. Для позначення м'якості приголосних у середині складуперед о: льотчик, п 'ятьох, сьомий, тьохкати.

3. У прикметникових суфіксах -ськ(ий), -цьк(ий), -зьк(ий): український, товариський, ризький, козацький,

4. Після літери н у суфіксах -еньк-, -оньк-, -есеньк-, -ісіньк-, -юсіньк-: калинонька, серденько, тихесенький.

5. У буквосполученнях льц, ньц, ньч, льч, що походять із льк, ньк: неньці, неньчин (із ненька), доньчин, доньці (із донька), Юльці, Юльчин (із Юлька).

6. Після л перед літерами, що позначають м'які приголосні звуки: учительський, ковальський, сільський.

II. Знак м'якшення не пишеться:

1. Після літер, що позначають губні та шиплячі звуки: степ, голуб, сім, розкіш, плач, річ, сімсот, змагаєшся.

2. Після р у кінці слова і складу: календар, бібліотекар, чотирма (але: Горький).

3. Між двома однаковими літерами, що позначають м'які подовжені приголосні: навчання, стаття.

4. Між двома літерами на позначення м'яких приголосних звуків - м'якість першого виникає як результат впливу наступного м'якого приголосного: майбутнє, радість, гордість,.

5. Після літери н перед шиплячими та перед суфіксами -ськ(ий), -ств{о): менший, кінчик, тонший, селянський, громадянство.

6. У буквосполученнях лц, нц, лч, нч, які походять із лк, нк.

матінці, матінчин (ізматінка),рибалчин, рибалці (прибалка).