6. Оформлення сторінки.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 та А5. Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий- 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Назву виду документа друкують великими літерами.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні - у лівому верхньому чи нижньому.

5. Види документів.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії,основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документи поділяються на види за кількома ознаками.

1.3а найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяють на службові (офіційні) й особисті.

Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

3.3а місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх - документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяють на вхідні й вихідні. Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний - це службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).

Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов'язкових .

Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).

7. За термінами виконання є документи звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

8. За ступенем гласності документи поділяють на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні документи мають угорі праворуч позначку "Таємно". Розголошення змісту такого документа веде до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії та виписки. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Копія - це точне знакове відтворення змісту оригіналу

чи іншого документа. На копії документа вгорі праворуч обов'язково робиться помітка "Копія".

10. За складністю документи поділяють на прості (односкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними й відтвореними механічним способом.

7. Вимоги до документів.

До документа висуваються такі вимоги:

1. не повинен суперечити чинному законодавству й ди-рективним указівкам органів вищого рівня;

2. має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3. повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4. має бути максимально точним і водночас доступним;

5. повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6. має бути придатним для тривалого зберігання.

7. документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

8. документ слід складати за встановленою формою;

9. повнота інформації(всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження).

10. Лаконічність викладу – базується на відсутності зайвих слів, розтягненої багатослівної аргументації, плутанини у викладах тощо.

11. вживання стійких словосполучень.

12. Нормативність мовних засобів офіційно-ділового стилю.