Как сделать встречу участников сети максимально продуктивной?

Приведенные ниже рекомендации о том, как сделать встречу участников сети максимально организованной и продуктивной, давно используются во всем мире.

Повестка дня

Каждая встреча должна иметь повестку дня, и желательно составить черновой вариант повестки на предыдущей встрече и доработать его более подробно до начала следующей встречи. (Если повестка дня не готова заранее, необходимо посвятить 5-10 минут составлению текущей повестки дня и записать ее на большом отрывном блокноте).

В повестке дня укажите, какие темы планируется обсудить и почему, имена выступающих и регламент совещания. Кроме того, укажите характер выступления и его цель (потребуется ли ответное решение со стороны присутствующих на заседании или выступление будет носить сугубо информационных характер).

В начале встречи зачитайте повестку дня, дополните или исключите какие-то пункты в зависимости от пожеланий группы и уточните временные рамки.

Ведущий

На каждой встрече должен быть выбран председательствующий, который отвечает за динамику, организованность и соблюдение протокола совещания; вмешательство председателя требуется, когда общая дискуссия уступает место разрозненному обмену репликами между присутствующими; председатель должен внимательно следить за тем, чтобы во время дискуссии не появилось доминирующих «лидеров», а также, чтобы никого не обошли вниманием; наконец, он должен умело завершать обсуждение. Члены сети могут по очереди председательствовать на совещаниях.

Председатель совещания должен также оповещать группу, когда время, отведенное на тот или иной пункт повестки дня, закончилось или подходит к концу. После этого члены сети должны решить, продолжать ли им обсуждение в ущерб другим пунктам повестки дня или перенести дальнейшее обсуждение на следующую встречу.

Ведение протокола

На каждой встрече кто-то должен записывать основные темы дискуссий, главные вопросы, принятые решения (включая информацию о том, кто что согласился делать и к какому сроку) и проблемы, которыми группа решила заняться позже. Эти записи могут помочь членам сети восстановить ход обсуждения, напомнить о решениях или действиях, которые были предприняты, или узнать, что происходило на встрече, которую они пропустили. Вести протокол члены сети тоже могут по очереди.

Проект повестки дня следующей встречи

В конце каждой встречи составляйте проект повестки дня следующей встречи.

Подведение итогов встречи

Заканчивая каждую встречу, потратьте несколько минут, чтобы проанализировать ее и дать ей оценку, даже если обсуждение пунктов повестки дня превышает оговоренный лимит времени. Подводя итоги, председатель должен прокомментировать заседание и сделать конкретные предложения о том, как улучшить организацию последующих совещаний.

Раздаточный материал I. 6.5

Организационная структура сети по адвокации: два примера

Члены этой сети разделились на четыре комитета (команды) в соответствии со своими интересами или навыками. Комитеты организованы с учетом целевой аудитории или выполняемых функций. Члены сети определили основное направление своей деятельности, девиз и план мероприятий, и каждый комитет осуществляет соответствующую часть плана. Координационный комитет состоит из четырех человек, один руководитель от каждого подкомитета. Члены координационного комитета ежегодно меняются.

Комитет «Проведение исследований и сбор данных»

(6 членов)

Комитет «Диалог с политиками»

(5 членов)

Координационный комитет (включает одного члена от каждого из 4 комитетов).

Комитет «Создание коалиции с другими НПО»

(7 членов)

Комитет «Работа со СМИ»

(4 члена)

В этой сети члены объединились в тематические команды в соответствии с ключевыми направлениями своей деятельности. Каждая «проблемная команда» отвечает сама за сбор данных, план обеспечения связи между членами сети и план действий. В координационном комитете каждую команду представляет выбранный ею председатель. Координирует мероприятия, контролирует информационный поток и организует ежемесячные встречи сети координатор, который избирается всеми членами сети.

Координатор сети

Координационный комитет

Председатель комитета по проблемам подростков

Председатель комитета по услугам ПС

Председатель комитета по репродуктивным правам