4.
Создание бд в Microsoft Access
Рассматривая работу в среде MS Access, еще раз обратим внимание на использующуюся в системе терминологию. Базой данных в MS Accessназывается совокупность таблиц, форм, отчетов, запросов, модулей, макросов. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb).
В контексте данного раздела под «созданием баз данных» будем понимать только создание таблиц и связей между ними. Другие компоненты, включаемые в понятие базы данных в MS Access, здесь рассматриваться не будут.
Если вы создаете новую базу данных, то надо выбрать позиции меню Файл/Создать базу данных и в появившемся окне Создание выбрать позицию «База данных» (рис. 5.1).
В появившемся окне Файл новой базы данных (рис. 5.2) нужно задать имя файла БД и щелкнуть по кнопке Создать.
После выполнения этих шагов появится экран [название]: база данных (рис. 5.3).
6.
Если вы создаете новую базу данных, то надо выбрать позиции меню Файл/Создать базу данных и в появившемся окне Создание выбрать позицию «База данных» (рис. 5.1).
В появившемся окне Файл новой базы данных (рис. 5.2) нужно задать имя файла БД и щелкнуть по кнопке Создать.
После выполнения этих шагов появится экран [название]: база данных
Если создается таблица, структура которой имеет много общего со структурой ранее созданной таблицы, то можно скопировать структуру существующей таблицы (для этого нужно позиционироваться на соответствующей таблице, выбрать позицию меню Правка/Копировать, затем - Правка/Вставить, после чего в появившемся окне (рис. 5.21) ввести имя вновь создаваемой таблицы, а в качестве параметра вставки выбрать «только структура»). Структура созданной таким образом таблицы может быть впоследствии скорректирована обычным способом. В приведенном примере в базе данных учебного заведения на основе таблицы «Сотрудник» строится таблица «Аспирант».
Кроме рассмотренных выше способов создать таблицу можно с использованием Мастера таблиц (Таблица/Создать/Мастер таблиц). В левой части окна Создание таблиц высвечивается перечень образцов таблиц, из которых можно выбрать подходящую по содержанию таблицу (рис. 5.22).
Из выбранной таблицы можно перенести все или некоторые поля во вновь создаваемую таблицу, можно изменить имя поля. Чтобы ввести какие-либо другие изменения в структуру создаваемой таблицы, следует завершить формирование таблицы с помощью Мастера, после чего откорректировать структуру в обычном порядке. Как видим, использование этой возможности не освобождает от понимания основ проектирования БД, так как нужно оценить, насколько предлагаемое в качестве образца решение соответствует вашим потребностям, и при необходимости изменить предлагаемую структуру БД.
Создать таблицу можно и путем импорта ее из других систем. Кроме того, в виде таблицы можно сохранить результат запроса (см. главу 6). В Access имеется еще возможность создавать таблицу в режиме таблицы, но этот способ не представляется интересным.
10.
Соглашения об именах полей, элементов управления и объектов. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов: · имя должно содержать не более 64 символов; · имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ]); · не должно начинаться с символа пробела; · не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31). Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, в большинстве примеров в документации Microsoft Access имена полей записываются без пробелов. Пробелы в именах могут при некоторых обстоятельствах вызывать конфликты в программах Visual Basic. Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем); в противном случае иногда могут возникать неверные результаты. Например, при ссылке на значение поля «Name» в таблице «NameInfo» с помощью синтаксиса NameInfo.Name будет возвращаться значение свойства таблицы Имя (Name), а не значение поля «Name». Простейшим способом обойти неопределенность в именах является использование оператора ! вместо оператора . (точка) в ссылках на значения полей, элементов управления и объектов. Например, следующий идентификатор в явном виде определяет ссылку на значение поля «Name», а не на свойство Имя (Name): [NameInfo]![Name]
11
Первичный ключ — это поле или набор полей таблицы, которые предоставляют Microsoft Office Access 2007 уникальный идентификатор для каждой строки. В реляционной базе данных, например в базе данных Office Access 2007, сведения распределяются по отдельным таблицам, созданным для определенных целей. Затем при помощи первичных ключей и отношений между таблицами выбирается способ, которым сведения будут объединены вновь. Поля первичного ключа используются в Access для быстрого сопоставления данных из нескольких таблиц и для объединения этих данных по заданному принципу.
Реляционные базы данных характеризуются наличием некоторых типов таблиц и ключей, позволяющих определить отношения между таблицами. Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:
Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.
Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.
Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.
Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.
Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.
12.
Если определять ключ самостоятельно,
то это можно сделать несколькими путями:
позиционироваться на соответствующее
поле и щелкнуть по кнопке Ключевое
поле (
)
либо выбрать позицию меню Правка/Ключевое
поле, либо воспользоваться правой
кнопкой мыши для вызова контекстного
меню, предварительно позиционировавшись
на то поле, которое определяется как
ключевое.
Чтобы правильно выбрать первичный ключ, следует учитывать несколько характеристик.
Ключ должен однозначно определять каждую строку.
В нем не должно быть пустых или отсутствующих значений — он всегда содержит значение.
Ключ крайне редко изменяется (в идеале — никогда).
При создании новой таблицы в режиме таблицы приложение Access автоматически создает первичный ключ и присваивает ему тип данных «Счетчик». Если нужно добавить поле первичного ключа к уже созданной таблице, следует открыть таблицу в режиме конструктора.
Нажмите кнопку Microsoft Office
,
а затем выберите команду Открыть.
В диалоговом окне Открытие выберите и откройте базу данных.
В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, к которой нужно добавить первичный ключ, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.
В сетке таблицы найдите первую доступную пустую строку.
В столбце Имя поля введите имя, например КодКлиента.
В столбце Тип данных щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите Счетчик.
В разделе Свойства поля в строке Новые значения выберите вариант Последовательные, чтобы использовать возрастающие числовые значения для первичного ключа или Случайные, чтобы использовать случайные числа.
15.
«Счетчик» (см. рис. 5.16). Только для полей этого типа имеется свойство «Новые значения». Оно определяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.
Свойство «Новые значения» может иметь следующие значения:
· последовательные - значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи;
· случайные - поле счетчика в новой записи получает случайное значение типа Long Integer.
Следует отметить, что многие СУБД для полей такого типа позволяют использовать произвольный шаг приращения.
Свойство «Пустые строки» определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (строк, не содержащих символов). Значения этого свойства приведены ниже.