Підготовка плану проведення аудиту систем екологічного менеджменту

Сфера поширення аудиту визначає ступінь охоплення та межі аудиту з погляду на такі чинники, як місцезнаходження об'єкта аудиту, види та масштаби його діяльності, а також порядок звітування. Сферу поширення аудиту визначають замовник і провідний аудитор. Під час визначення сфери поширення повинні, як правило, проводитися кон­сультації з об'єктом аудиту. Внесення будь-яких подальших змін щодо сфери поши­рення аудиту повинно здійснюватися за згодою замовника і провідного аудитора.

Ресурси, надані для здійснення аудиту, повинні бути достатніми, щоб відповідати передбачуваній сфері його поширення.

Розроблений план аудиту повинен бути гнучким для того, щоб уможливити вне­сення суттєвих змін на підставі інформації, зібраної під час аудиту, і забезпечити мож­ливість ефективного використання ресурсів.

План повинен, як правило, містити:

а) цілі і сферу поширення аудиту;

б) критерії аудиту;

в) ідентифікацію підрозділів та функцій об'єкта аудиту, що підлягають аудиту;

г) ідентифікацію посад і/чи функцій окремих осіб у межах організаційної структури об'єкта аудиту, що мають важливі безпосередні обов'язки стосовно системи екологічного менеджменту об'єкта аудиту;

д) ідентифікацію тих елементів системи екологічного менеджменту об'єкта аудиту, які вважаються пріоритетними під час виконання аудиту;

е) методики виконання аудиту елементів системи екологічного менеджменту об'єкта аудиту з урахуванням його організаційної структури;

ж) робочу мову і мову, якою складається звіт про аудит;

й) ідентифікацію документів, на які посилаються;

к) запланований час і тривалість виконання основних функцій у межах процесу ау­диту;

л) дати і місце виконання аудиту;

м) ідентифікацію членів аудиторської групи;

н) графік проведення засідань за участю керівництва об'єкта аудиту;

о) вимоги конфіденційності;

п) зміст і форму подання звіту, заплановані дати випуску і розповсюдження звіту про аудит;

р) вимоги до зберігання документів.

План аудиту повинен бути переданий замовнику, членам аудиторської групи і об'єкту аудиту. Замовник повинен провести аналіз і ухвалити план.

У разі, якщо об'єкт аудиту заперечує проти деяких пунктів плану аудиту, то такі за­перечення повинні бути доведені до відома провідного аудитора. Вони повинні бути усунені шляхом консультацій між провідним аудитором, об'єктом аудиту І замовником до початку аудиту. Будь-який переглянутий план аудиту повинен бути погоджений зацікавленими сторонами до (чи під час) виконання аудиту.

За кожним членом аудиторської групи повинні бути закріплені певні елементи. функції чи види робіт у системі управління навколишнім середовищем, що підлягають аудиту, і йому повинні бути надані інструкції щодо методик аудиту, яких слід дотриму­ватися. Такий розподіл обов'язків повинен здійснювати провідний аудитор, проводячи консультацію з тими членами аудиторської групи, яких це стосується Під час аудиту провідний аудитор може вносити зміни до існуючого розподілу завдань для забезпе­чення оптимальної реалізації цілей аудиту.

До робочих документів, що вимагаються для спрощення виконуваних аудитором досліджень, можуть належати:

а) форми для документування доказів і даних аудиту;

б) методики і переліки контрольних питань, що повинні використовуватися для оцінювання елементів системи.

Робочі документи повинні зберігатися щонайменше до завершення аудиту, а ті, що містять конфіденційну чи приватну інформацію, повинні бути належно захищені члена­ми аудиторської групи від несанкціонованого доступу.

Порядок здійснення аудиту систем екологічного менеджменту

Повинно бути проведено початкове засідання, метою якого є:

а) представлення членів аудиторської групи керівництву об'єкта аудиту;

б) аналіз цілей, сфери поширення та плану аудиту, а також погодження розкладу процесу аудиту;

в) стисле викладення методів та методик, що повинні бути використанні для вико­нання аудиту;

г) налагодження офіційних каналів обміну інформацією між аудиторською групою і представниками об'єкта аудиту;

д) підтвердження наявності ресурсів та засобів, яких потребує аудиторська група;

е) підтвердження дати та часу проведення підсумкового засідання;

ж) установлення форм сприяння та співпраці з боку об'єкта аудиту;

й) аналіз відповідності встановленим умовам процедур оперативної допомоги ау­диторській групі на місцях.

Зібрані докази аудиту повинні бути достатніми, щоб можна було визначити, чи відповідає система екологічного менеджменту об'єкта аудиту критеріям аудиту.

Докази аудиту повинні збиратися шляхом інтерв'ю, вивчення документів і спосте­реження за діяльністю та умовами, Установлення невідповідності елементів системи екологічного менеджменту критеріям аудиту повинно протоколюватися.

Інформація, зібрана під час проведення інтерв'ю, повинна перевірятися шляхом отримання підтвердження з незалежних джерел таких, як спостереження, протоколи та результати виконаних вимірювань. Подані відомості, які неможливо перевірити, повинні бути ідентифіковані за цією ознакою.

Аудиторська група повинна вивчити набір відповідних схем вибіркового контролю і методики забезпечення ефективності контролю якості процесів відбору проб та вимірювань, використовуваних об'єктом аудиту як складові елементи його діяльності в межах системи.

Аудиторська група повинна проаналізувати всі докази аудиту, щоб визначити, у чому система екологічного менеджменту не відповідає критеріям аудиту. Після цього аудиторська група повинна забезпечити, щоб дані аудиту про невідповідність були чітко та стисло задокументовані і підкріплені доказами аудиту.

Дані аудиту повинні бути проаналізовані за участю відповідального представника з боку об'єкта аудиту з метою отримання підтвердження всіх установлених фактів, на яких ґрунтуються дані про невідповідність.

Якщо це обумовлено погодженою сферою поширення аудиту, то відомості щодо даних аудиту про відповідність також можна задокументувати, належним чином дбаючи про те, щоб уникнути будь-якого натяку на абсолютну впевненість

Після завершення фази збирання доказів аудиту і до підготовки звіту про аудит ау­диторська група повинна провести засідання з керівництвом об'єкта аудиту і тими його представниками, які відповідають за функції, аудит яких було виконано. Головною ме­тою цього засідання є подання даних аудиту об'єктові аудиту таким чином, щоб забез­печити їх чітке розуміння і отримати підтвердження встановлених фактів, на основі яких формувалися дані аудиту.

Незгоди та розбіжності повинні бути усунені, за можливості до того, як провідний аудитор завершить звіт. Остаточні рішення щодо вагомості та викладення даних аудиту є прерогативою провідного аудитора, хоч об'єкт аудиту і замовник можуть, як і раніше, не погоджуватись з цими даними.

Звіт про аудит готується під керівництвом провідного аудитора, який відповідає за його достовірність та повноту. У звіті підлягають висвітленню ті теми, що були визна­чені в плані аудиту. Внесення будь-яких змін під час підготовки звіту повинно бути по­годжено тими сторонами, яких це стосується.

Звіт про аудит повинен бути датований та підписаний провідним аудитором. Він повинен містити дані аудиту чи їх стисле викладення з посиланнями на підтверджувальні докази. За умови погодження провідним аудитором і замовником звіт про аудит може включати такі відомості:

а) ідентифікацію організації, аудит якої виконано, і замовника;

б) погоджені цілі, сферу поширення і план аудиту;

в) погоджені критерії аудиту, включаючи перелік документів, відповідно до яких бу­ло виконано аудит;

г) період, охоплений аудитом, і дату(и) виконання аудиту;

д) ідентифікацію представників об'єкту аудиту, що брали участь в аудиті;

е) ідентифікацію членів аудиторської групи;

ж) повідомлення про конфіденційний характер змісту;

й) перелік адрес для розповсюдження звіту про аудит;

к) стисле викладення процесу аудиту, включаючи будь-які зустрінуті перешкоди;

л) висновки аудиту, такі як:

- відповідність системи екологічного менеджменту критеріям аудиту;

- чи належним чином впроваджена, функціонує та підтримується система управління навколишнім середовищем;

- чи спроможний внутрішній процес аналізу з боку керівництва об'єкта аудиту за­безпечувати постійну відповідність системи екологічного менеджменту її призначенню та ефективність її функціонування.

Звіт про аудит повинен бути надісланий замовникові провідним аудитором. Поря­док розповсюдження звіту про аудит повинен визначатися замовником згідно з планом аудиту. Об'єкт аудиту повинен отримати копію звіту про аудит, якщо тільки немає спеціального заперечення з боку замовника. Для розповсюдження звіту в інші місця вимагається дозвіл з боку об'єкта аудиту. Звіт про аудит є власністю замовника. Тому аудитори і всі одержувачі звіту повинні дотримувати вимог конфіденційності щодо звіту і належним чином забезпечувати й.

Звіт про аудит повинен бути поданий протягом погодженого періоду часу згідно з планом аудиту. Якщо це неможливо, то офіційно слід повідомити як замовника, так і об'єкт аудиту про причини затримки і встановити нову дату його подання. Усі робочі документи, проект звіту та остаточний звіт, пов'язані з аудитом, повинні зберігатися за погодженням між замовником, провідним аудитором і об'єктом аудиту, а також згідно з установленими вимогами.

Аудит завершується, як тільки будуть закінчені всі види робіт, установлені в плані аудиту.