8. Инновационные технологии аптечной системы в Республике Беларусь

Практическое использование инновационных технологий в Республике Беларусь можно представить на примере Республиканского Унитарного Предприятия «БЕЛФАРМАЦИЯ».

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития организации. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании спроса на товар. Фармацевтические торговые и производственные предприятия в условиях рыночной экономики нуждаются в оперативном получении информации, ее обработке и в использовании результатов ее анализа в процессе своей деятельности. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ», как и любое предприятие республики, нуждается в оперативном получении информации, ее обработке. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения информационными средствами на базе компьютерных систем. Организационная структура РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» представляет собой систему, состоящую из множества удаленных друг от друга структурных подразделений (аптеки, аптечный склад, справочное бюро) с централизованным органом учета и контроля. В таких условиях стоит задача осуществления оперативного документооборота, сокращения избыточности хранимых данных, устранения возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличения степени достоверности информации и увеличения скорости ее обработки, уменьшения количества внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д. Единственным решением этой проблемы является разработка и внедрение информационных технологий, где взаимный обмен информацией между всеми структурными подразделениями предприятия осуществляется на базе современной вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Основные направления современных информационных технологий

Среди основных направлений развития современных информационных технологий в обеспечении развития предприятия можно выделить:

Коммуникации - на предприятии все рабочие места специалистов оснащены персональными компьютерами и оргтехникой. Все компьютеры предприятия объединены в корпоративную сеть, состоящую из рабочих групп «аппарат управления», «аптечный склад», «аптеки», связь между которыми организована с использованием волоконно-оптической линии связи. Это позволяет значительно увеличить скорость передачи информации, а также обеспечить высокоскоростной доступ к сети Internet сотрудникам. Передача данных между указанными структурными подразделениями осуществляется по независимым каналам связи по протоколу VPN, что позволяет защитить пе­редаваемую информацию от перехвата и несанкционированного доступа. В аптеках РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» проведена замена обычных модемов на высокоскоростные ADSL-модемы.

Автоматизация документооборота - играет важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для обеспечения предприятия необходимой информацией и для передачи исходящей информации в другие подразделения организации управляющий персонал расходует более 70% своего рабочего времени. С целью повышения оперативности организован обмен информацией между структурными подразделениями предприятия посредством электронной почты. Так, в настоящее время на собственном почтовом сервере с доменным именем «PHARMA.BY» для всех аптек, специалистов аппарата управления, аптечного склада и городского аптечного справочного бюро открыто 150 электронных адресов. Кроме системы электронной почты, важным источником получения информации является глобальная компьютерная сеть Internet. На предприятии около 80% специалистов аппарата управления имеют доступ к сети Internet.

С 2006 года автоматизировано рабочее место секретаря генерального директора с помощью программного обеспечения «Канцелярия». Ав­томатизация документооборота на предприятии позволяет сократить его бумажную составляющую, оптимизировать непрерывность сбора и обработки сведений.

Кроме технических средств для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соот­ветствующих программных средств. Внедрение современного программного обеспечения позволяет сократить время, требуемое на подготовку маркетинговых проектов, уменьшить затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке отчетов и документации, что дает предприятию прямой экономический эффект.

РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» для решения задач автоматизации отдельных структурных подразделений ставит целью приобретение программных продуктов, позволяющих в дальнейшем создать единую корпоративную программную систему предприятия. Автоматизация рабочих мест специалистов предприятия разных уровней поэтапно осуществляется с 2005 года.

Автоматизация бухгалтерского учета и планирования - на предприятии внедрено программное обеспечение «1С Бухгалтерия», что позволило организовать совместную работу бухгалтеров секторов бухучета, аппарата управления, аптечного склада; получать оперативные статистические данные, исключить ошибки в вычислениях, повысить качество труда бухгалтеров путем исключения в их работе рутинных операций.

Автоматизация работы аптечного склада. В практику работы аптечного склада РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» в декабре 2005 года внедрено программное обеспечение «1С Предприятие 8.0. Управление торговлей». Указанное программное обеспечение позволяет вести справочники товаров в разрезе номенклатурных позиций, фармакологических групп, торговых и международных наименований; вести партионный учет поступающих товаров в разрезе видов хранения (собственный товар или ответственное хранение) и видов поступления (обычный, конкурс, гуманитарная помощь, централизованный закуп); формировать отпускные цены в установленном законодательством порядке; вести учет результатов контроля качества; выгружать в электронном виде данные о номенклатуре и количестве лекарственных средств, предназначенных для реализации; автоматизировать прием заказов и выписку товарно-транспортных документов; контролировать неудовлетворенные заказы в разрезе номенклатурных позиций составлять графики отгрузки и контролировать их выполнение; вести учет тары; предоставлять пользователю широкие возможности по получению различной учетной и аналитической информации.

Автоматизация работы аптек. Одна из основных задач предприятия - удовлетворение потребностей граждан в лекарственных средствах. Объективность и обоснованность ассортиментной политики предприятия определяются объемами продаж, приростом продаж, долей рынка занимаемой конкретной ассортиментной позицией. Поэтому точный учет движения ассортимента лекарственных средств в: времени по количеству и стоимости, по объемам продаж является основой аудита ассортимента. Качественное, соответствующее современным требованиям управления, решение этой задачи при обширном ассортименте, частоте продаж каждой позиции возможно с использо­ванием современных компьютерных технологий.

С этой целью в практику работы аптек внедрено современное программное обеспечение «Белорусская аптека» на базе программы «1С Предприятие 8.1.», в результате чего автоматизированы все рабочие места специалистов во всех аптеках, в том числе с подключением к кассовым суммирующим аппаратам рабочих мест в торговых залах. Программное обеспечение «Белорусская аптека» позволяет:

-вести учет лекарственных средств и их дополнительных характеристик с использованием справочников, соответствующих государственным реестрам лекарственных средств и изделий медицинского назначения (номенклатура, фармакологические группы, торговые международные наименования);

-вести автоматическую синхронизацию справочников, автоматизированный обмен данными об остатках, накладными и заявкам:

-осуществлять автоматизированное либо ручное поступление товаров в аптеку;

-формировать заявки на получение лекарственных средств от Аптечного склада;

-производить отпуск оптовым покупателям по различным ценам, передачу в мелкорозничную сеть; резервировать товар;

-производить передачу сведений в электронную справочную: службу;

-подключать торговое оборудование и организовать АРМ кассира-рецептара;

-вести кассовые операции и формировать кассовые отчетные документы;

-вести учет производства с разделением внутриаптечной заготовки ЛС, изготовления по требованию УЗО и по рецептам;

-вести раздельный учет товаров (лекарственных средств, изделий медицинского назначения, медтехники) и посуды, используе­мой в процессе изготовления, фасовки и реализации лекарственны, средств;

-вести учет спирта, учет реализации по льготным рецептам;

-вести партионный учет в разрезе видов поступления (обычный, конфискат, гуманитарная помощь, централизованный закуп);

-вести прейскуранты цен на посуду, оказываемые населению: услуги.

-вести учет в подчиненных аптеках мелкорозничной сети;

-вести первичный бухгалтерский учет в аптеке;

-получать оперативную и аналитическую отчетность.

Использование современных информационных технологий в аптеке позволит качественно усовершенствовать ассортиментную политику и логистику аптечного предприятия, ускорить процесс оприходования товара и его подготовки к розничной реализации, повысить оперативность и достоверность учета товаров, ускорить процесс обслуживания посетителей в торговом зале, оперативно контролировать расходование товаров, автоматизировать расчет объемов заказов товаров с целью минимизации товарных запасов и сроков оборачиваемости денежных средств, автоматизировать процесс подготовки регламентированных отчетов по товару, автоматизировать статистику по льготным и бесплатным рецептам, ускорить процесс инвентаризации товарных запасов, значительно увеличить оборот и прибыльность предприятия.

Автоматизация работы городского аптечного справочного бюро. В практику работы в 1997 году внедрено программное обеспечение «Справка», разработанное ЗАО «Фармасервис». В связи с переводом работы аптек на программное обеспечение «Белорусская аптека» возникла необходимость в унификации Справочника лекарственных средств, а также реализации дополнительных функций в программе. В 2009 году осуществлено внедрение современного программного обеспечения «Справочная аптек» на базе программы «1С Предприятие 8.1.», которое позволит в автоматическом режиме оперативно получать информацию не только о наличии товаров аптечного ассортимента в аптеках в разрезе административных районов города с указанием торговых наименований, их синонимов, производителей, сроках регистрации, правилах хранения и отпуска, дополнительных признаках (входит в перечень основных, победителях кон­курсов и др.), перспективах поступления, адресах и режиме работы аптек, но и об их количествах в аптеке и розничных ценах. Внедрение программного обеспечения «Белорусская аптека» в аптеки всех категорий позволит получать полную и объективную отчетность о лекарственных средствах, в том числе отпущенных по бесплатным и льготным рецептам.

Организация «Электронной очереди» в аптеках РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ». В настоящее время в 8 аптеках РУП «БЕЛФАРМАЦИЯ» организована электронная очередь. К концу 2013 года таких аптек должно быть 10.

Система электронной очереди – это комплекс, состоящий из электронного регистратора и выбирает нужный ему кабинет и получает номерной талон. Пройдя в зал ожидания, человек может не беспокоиться о том, что пропустит свою очередь и право на оказание услуг.

Когда сотрудник заведения готов принять посетителя, он нажимает кнопку вызова. Электронная очередь имеет программное обеспечение, распределяющее клиентов по кабинетам. При нажатии кнопки вызова на экране появляется надпись, приглашающая пройти в кабинет или к окну обслуживанию посетителя с бумажным талоном под определенным номером.

Вывод информации о подошедшей электронной очереди производится на электронные табло. Они могут быть выполнены как в виде бегущей строки, так и цветных текстовых, графических экранов. Кроме высвечивания на табло номера талона посетителя, возможно присутствие другой важной информации. Точное время, новости о графике работы, проводящихся акций, скидок и оказываемых услуг – все это может показывать электронный экран.

Допускается и наличие рекламы в электронных очередях. Она может быть исполнена в виде текстовых предложений, а также прокручиваться полноценными видеороликами. Это идеальный вариант информирования клиентов и сокращения затрат на внешнюю рекламу. Отметим также и гарантированное попадание в целевую аудиторию.

Стойка для посетителей автономно обслуживает каждого из клиентов. Контроль ее работы не требуется. Интерфейс регистратора разработан таким образом, что каждый человек сможет без труда разобраться в меню, вне зависимости от возраста. Стойка электронной очереди имеет сенсорное управление.

В некоторых моделях предусматривается встроенный купюроприемник. Данная система электронной очереди отлично подходит для установки в крупных коммерческих организациях, оказывающих платные услуги. Есть и другие, более упрощенные варианты регистрации клиентов. В таких стойках кнопочный режим управления. Каждая из кнопок отвечает за очередь в конкретный кабинет или окно. Эта модель электронной очереди востребована в организациях с небольшим числом кабинетов и отделов.

Монтаж любой скомплектованной системы производится быстро и легко. Пульт и табло оператора, прибор для звукового оповещения также входит в комплект системы управления электронной очереди

Для комфорта посетителей в торговом зале установлены удобные кресла; подключен монитор — в ожидании своего обслуживания можно посмотреть видео о деятельности государственной аптечной службы. Готовим к показу рекламные ролики препаратов отечественного производства

За информацией «что есть, а чего нет» в данной аптеке не обязательно обращаться к фармацевтическому работнику: широкий спектр сведений по аптекам города предоставляет инфокиоск.