5.1. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку.

Облік аркушів у справах здійснюється на основі їх нумерації. Кількість аркушів у справах з документами з паперовими носіями фіксується в аркуші-засвідчувані з зазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

• засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, листівки, бланки, штемпелі, пломби);

• печатки та їх відбитки;

• автографи визначних діячів;

• фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;

• наклеєні фотографії, документи;

• конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладених до них аркушів і предметів);

• документи, зокрема, виконані друкарським способом, що мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів, сторінок);

• великоформатні документи, а також номери склеєних і пошкоджених аркушів.

Облік одиниць зберігання у складі одиниць обліку аудіовізуальних та електронних документів здійснюється на основі їх нумерації. Кількість одиниць зберігання зазначається у відповідних графах описів цих документів.

5.2. Облік копій страхового фонду та фонду використання.

В архіві здійснюється окремо облік страхових копій і копій фонду користування, відзнятих з:

- документів різних історичних періодів;

- документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці або мікрофішах);

- кінодокументів;

- відео документів;

- фотодокументів;

- фотодокументів;

- електронних документів.

Обсяг страхового фонду вимірюється в одиницях обліку, одиницях зберігання, в кадрах (для документів з паперовою основою, фотодокументів), годинах звучання (для фотодокументів), метрах (для кінодокументів).

Облік здійснюється у книгах обліку надходжень страхового фонду і фонду користування та в описах страхового фонду. Облікові відомості вносяться на підставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду користування та актів передавання страхових копій.

До книг обліку надходжень щорічно складаються підсумкові записи із зазначенням кількості страхових копій, що надійшли протягом року.

5.3. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними.

За одиницю зберігання і обліку страхового фонду, виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймається фізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кількості знятих на ньому фондів, справ, документів.

За одиницю виміру страхового фонду приймається кадр мікрофільму.

Облік страхового фонду ведеться в книзі обліку надходжень страхового фонду і фонду користування та описах страхового фонду.

Записи до книги обліку надходжень страхового фонду вносяться в порядку надходження рулонів мікрофільмів незалежно від фондової приналежності документів, обсягу включених у копію справ чи документів, кількості страхових копій. За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фонду присвоюються порядкові номери.

5.4. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними.

За одиницю зберігання і обліку страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах приймається одна або декілька мікро фіш, які відзнято з однієї справи і вкладено у один конверт.

За книгою обліку надходжень страхового фонду і фонду користування на мікрофішах кожному надходженню надається порядковий номер. Кількісні показники записуються із врахуванням фондової належності відзнятих копій за кожним фондом і описом окремо.