Відкритий міжнародний університет розвитку людини „Україна”

Кафедра документознавства та інформаційної діяльності

Контрольна робота

з архівознавства

Тема роботи: „Облікові документи в архіві”

Димша Тетяна Василівна

студентка 2 курсу групи ЗДІ-61

факультету філології

Перевірив:

Трач Юлія Василівна

__________________________

(підпис)

доцент

Київ - 2008

ЗМІСТ

Вступ……………………………………………………………………………3

1. Основні вимоги до обліку документів…………………………………5

1.1. Облікові одиниці архівних документів……………………………6

1.2. Організація обліку документів в архіві……………………………6

2. Система облікових документів архіву…………………………………..6

2.1. Основні облікові документи, їх цільове призначення……………6

2.2. До допоміжних облікових документів належать…………………8

2.3. Загальні вимоги до ведення облікових документів………………8

3. Облік надходжень документів до архіву на постійне зберігання…….10

3.1. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання….10

3.2. Список фондів………………………………………………………11

3.3. Аркуш фонду………………………………………………………..11

3.4. Архівний опис………………………………………………………11

3.5. Реєстр описів………………………………………………………..12

3.6. Справа фонду……………………………………………………….12

4. Облік вибуття документів……………………………………………….13

5. Облік документів з особового складу…………………………………...13

5.1. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку……………………………………………………………………………14

5.2. Облік копій страхового фонду та фонду використання………….14

5.3. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на рулонній плівці та фонду користування ними……………………………….15

5.4. Облік страхового фонду документів з паперовою основою на мікрофішах та фонду користування ними……………………………………16

6. Використана література ………………………………………………...17

7. Додатки …………………………………………………………………..18

ВСТУП

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду (НАФ), забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального його обсягу, забезпечують надання архівної інформації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.

Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

• архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

• зони комплектування архіву;

• системи архівних установ України.

На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог. Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.

Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ.

На рівні системи архівних установ України централізованих державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України у Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях та інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

Передання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання або у тимчасове користування, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника чи архіву-постійного утримувача.