Питання 45

Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Це літописи, актові книги, угоди та ін. Документи, що є сьогодні, - невід’ємний атрибут державного життя.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовують в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» багатозначне і залежить від того, у який галузі й для чого він використовується.

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма отримання, зберігання, використання i розповсюдження iнформацiї шляхом фiксацiї її на папері, магнiтнiй, кiно-, вiдео-, фотоплiвцi, на електронних або iнших носіях.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Будь-який документ має певні функції:

• Iнформацiйну;

• Соціальну;

• Комунікативну;

• Культурну;

• Спецiальнi — на управлінську, правову, функцію історичного джерела, функцію обліку.

Господарська дiяльнiсть відбивається в документах, за допомогою яких фіксуються на вiдповiдних носіях усі дії та події, які відбуваються у суб’єкта господарювання. З цієї позиції документ розглядають як засіб закріплення різними способами на спеціальному матерiалi iнформацiю про факти, події, явища об’єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

Документи мають правове значення, оскільки вони є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлiнськiй дiяльностi документ виступає як предмет i як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері дiяльностi, становить систему документацiї. Нині діють унiфiкованi системи. Однiєю з найпоширенiших є органiзацiйно-розпорядча документацiя (ОРД), котра застосовується в оформленнi управлiнських рiшень.

Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Як носiї iнформацiї вони сприяють полiпшенню внутрiшньої органiзацiї будь-якого пiдприємства чи установи, є пiдсгавою для прийняття рiшень, узагальнень, довiдково-пошукової роботи.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документи повиннi вiдповiдати таким вимогам, як придатнiсть до тривалого зберiгання, максимальна наочнiсть тощо. Наукова дисциплiна, яка вивчає структуру i властивостi документальної iнформацiї, розвиток форм документiв, методи i засоби автоматизованого оброблення, зберiгання, пошку i використання їх, називається документалiстикою.

46. Види документів та їх класифікація .

Документ — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та фор¬мування на цій основі справ.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношен¬ня інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер-ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо-торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста¬нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо-бою для вирішення індивідуальних, власних пи¬тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри-ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво¬ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц¬тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними прин-ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си¬туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питан¬ня, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо¬нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі¬ну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користу¬вання;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.