Перелік доступних кнопок на панелі компонентів.

• Выбор объектов (Select Objects) — выделение щелчком мыши элемента, раздела или формы, выделение группы элементов путем обвода курсором мыши рамки вокруг них;

• Мастера (Control Wizards) — включение или отключение мастера для создания элементов управления (например, элементов Список, Поле со списком);

• Надпись (Label) — создание текстов постоянных заголовков, примечаний, инструкций, не связанных с другими элементами управления;

• Поле (Text Box) — создание элемента типа Свободный (Unbound), который может быть затем связан с полем таблицы или запроса, или использован для создания вычисляемого поля формы;

• Группа переключателей (Option Group) — размещение набора флажков,

переключателей или выключателей;

• Выключатель (Toggle Button) — создание выключателей;

• Переключатель (Option Button) — выбор альтернативных значений;

• Флажок (Check Box) — выбор набора из возможных значений;

• Поле со списком (Combo Box) — создание поля с раскрывающимся списком значений поля из записей некоторой таблицы базы (значение может вводиться в поле пользователем или выбираться из списка);

• Список (List Box) — создание всегда раскрытого списка значений, которые при связи с полем таблицы базы являются единственным источником ввода в поле;

• Кнопка (Command Button) — создание командной кнопки, с помощью которой может быть выполнено одно из действий, например, переход по записям, открыта форма, напечатан отчет и реализованы другие функции Access;

• Рисунок (Image) — для отображения нередактируемого рисунка, не являющегося объектом OLE;

• Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) — отображение свободного объекта OLE, который остается неизменным при переходе по записям;

• Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) — отображение объектов OLE, сохраненных в поле базового источника записей формы;

• Разрыв страницы (Page Break) — начало нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме (отчете); Вкладка (Tab Control) — создание вкладок в форме, на каждой из которых могут размещаться свои элементы управления;

• Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) — вывод данных из таблиц, связанных с таблицей-источником формы;

• Линия (Line) — разграничение разделов в форме (отчете);

• Прямоугольник (Rectangle) — создание рамки при оформлении;

• Другие элементы (More Controls) — открытие обширного списка дополнительных элементов, при выборе из которого в форме будет создан соответствующий элемент.

При створенні форм та звітів для елементи керування мають свої властивості. Для їх перегляду потрібно вибрати з контекстного меню елемента пункт «Свойства». При добавленні елемента властивості встановлюються автоматично. Але їх можна корегувати в ручну. Всі властивості поділяють на декілька категорій. Як правило, найпоширені з них: Макет, Данные, События, Другие. Якщо бажаєте переглянути всі властивості, то у вікні «Свойства» потрібно вибрати закладку «Все». Для одних елементів керування деякі категорії властивостей можуть бути недоступними (наприклад, для текстових полів недоступна категорія „Данные”та „События”).

Характеристика деяких властивостей:

Макет: формат. (це вкладника, яка має декілька полів, ця властивість задає формат відображення інформації і міток), ширина, висота, тип фону, колір фону, оформлення границі, формат тексту (розмір, колір, шрифт) і т.д).

Данные:

1. Источник. Вказує джерело інформації (таблицю чи запит). Створюється автоматично.

2. Маска ввода. Використовується для маски вводу.

3. Значение по умолчанию. Встановлюється значення, яке буде прийнято по невведеному полю.

4. Условие отображения. Визначає умову, коли буде відображатися елемент керування. Можливі значення: всегда, только при печати, только на экран.

5. Доступный, Заблокированный. Ці властивості використовуються для можливості встановлення курсору (фокусу) в елемент.

Событие: До обновления, после обновления, внесены изменения, отмена, изменение, вход, выход, получение фокуса, нажатие кнопки, двойное нажатие.

Для кожної події можна задати вираз, макрос чи програму.

Форма також має свої властивості, викликати які можна з контекстного меню.

В будь-яку форму можна добавити підлеглу форму. При цьому можна використати раніше створену форму чи сконструювати її в процесі побудови багатотабличної форми. Можна також почати створення підлеглої форми, якщо перетягнути з вікна бази даних в область даних основної форми таблицю, яка є джерелом даних підлеглої форми.

Для встановлення підлеглої форми в режимі конструктора без допомоги майстра необхідно вибрати на панелі компонентів кнопку Подчиненная форма (SubForm/SubReport). На формі відобразиться компонент Внедренный (Child), в середині якого записано Свободный (Unbound). У вікні властивостей для цього об’єкту перейти на вкладку Данные. У властивості Объект-источник потрібно вибрати зі списку імен форм, які існують в базі даних, ту форму, яка буде підлеглою. Зв'язок між основною і підлеглою формами встановлюється автоматично, якщо раніше в схемі даних біло встановлено зв’язки. Якщо ж зв’язків не було, то потрібно приписати цей зв'язок у властивостях Подчиненные поля (Link Child Fields) Основные поля (Link Master Fields), а саме ввести імена полів, за яким встановлюється зв'язок.

4)

Звіти використовуються для того, щоб вибрати дані з декількох таблиць, провести над ними деякі обчислення, підвести підсумки і вивести їх на екран чи на друк. Звіти представляють собою найкращий засіб для представлення інформації з баз даних у вигляді друкованого документу. В порівнянні з іншими засобами виводу даних на друк звіти володіють двома принциповими перевагами:

• вони представляють широкі можливості для групування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

• звіти можуть бути використані для отримання гарно оформлених рахунків, замовлень на покупку, поштових наклейок, матеріалів для презентацій і інших компонентів.

У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть представлені окремо. Для забезпечення ієрархічного представлення даних можна визначити до 10 умов групування. Для кожної групи можна задати окремі заголовки і примітки. можна проводити складні обчислення не тільки в деяких групах чи наборах рядків, але і декільком групам одночасно. В додаток до верхнього і нижнього колонтитулу можна задати заголовок і примітки для всього звіту.

Так само, як і в формах, в звітах можна вставляти в будь-який розділ малюнки чи діаграми. В звіт можна впроваджувати підлеглі звіти чи підлеглі форми.

Створення звітів дуже схоже на процес створення форм.

В Access 2007 для створення звітів призначений розділ Отчеты у вкладці Создание. Для роботи з звітами існують такі режими: Конструктор, Режим макета, Представление отчета і Предварительный просмотр.

При створенні форми автоматично добавляються вкладки Конструктор (в режимі конструктора) або Формат (в режимі макету), Упорядочить (призначена для визначення розміщення елементів на формі) і Параметры страницы (для задання параметрів для сторінок звіту).

Існує декілька способів створення форм:

5. Автоматично.

6. За допомогою майстра.

7. В ручну за допомогою конструктора.

8. Комбінованим способом.

Можна також створювати звіти для поштових наклейок.

Для автоматичного створення звіту потрібно виконати такі дії: вибрати закладку «Создание», виділити необхідне джерело даних (таблицю або запит) і в розділі «Отчеты» вибрати «Отчет». В результаті відкриється звіт в режимі макету. В закладці «Формат» можна задати автоформати зовнішнього вигляду звіту, в закладці «Упорядочить» можна обрати розміщення полів у звіті (табличний або в стовпчик).

Для створення звіту за допомогою майстра потрібно обрати «Мастер отчетов». В відкритому вікні «Создание отчета» вказуємо джерело даних (таблицю чи запит) та вибираємо поля, які будуть відображатися у звіті. На другому кроці можна задати рівні групування для даних у звіті. При групуванні можна добавити відображення підсумкових полів, натиснувши кнопку Итоги. Слід звернути увагу, що список підсумкових функцій в майстрові обмежений (тільки sum, avg, min, max). Далі вибираємо зовнішній вигляд звіту, потім – стиль звіту. На останньому кроці задаємо ім’я звіту. В результаті запускається готовий звіт.

Можна створювати звіти «в ручну» за допомогою конструктора. Для цього в розділі «Отчеты» обираємо спосіб «Конструктор отчетов».

Область конструктора звіту розділена сіткою і може мати такі розділи: «Заголовок отчета», «Верхний колонтитул», «Область», «Нижний колонтитул», «Примечание отчета». Крім того, при групуванні даних у звіті можна добавити області «Заголовок для группы» і «Примечание для группы». Для добавлення областей потрібно виконати відповідно команди контекстного меню «Колонтитулы страницы» та «Заголовок/Примечание формы».

Для добавлення групування даних у звіті необхідно через контекстне меню добавити «Сортировка и группировка». В нижній частині вікна добавиться розділ «Группировка, сортировка и итоги». Спочатку потрібно вказати поле або вираз, за яким будуть групуватися дані у звіті. Для уточнення параметрів групування слід вибрати опцію «Больше», де можна вказати, яку статистичну функцію і над якими даними потрібно виконати, де буде відображатися цей результат, відображення заголовку і приміток для групи і параметри щодо розміщення групи записів.

Майстер звітів завжди включає в нижній колонтитул звіту поточну дату і номери сторінок. Для добавлення у звіт поточної дати використовується вбудована функція NOW() з категорії Дата/время, яка, як і будь яке обчислювальне поле, може бути створена за допомогою компонента Поле (Text Box). У властивостях цього елементу на вкладці Макет у рядку Формат поля можна вибрати формат відображення дати.

Для добавлення номеру сторінки можна обрати той же елемент Поле і у властивості Данные задати вираз ="Сторінка"&[Page]&"з"&[Pages]. Цей вираз можна добавити і через Построитель выражений. Потрібно в лівій нижній частині вікна обрати папку Общие выражения в середній колонці тип елементу вираз Страница N из М.

Існують і інші способи формування поля дати і номеру сторінки. Для цього необхідно в режимі конструктора обрати в розділі «Элементы управления» кнопку «Номер страницы» і задати формат та розміщення елемента. Для дати потрібно вибрати кнопку Дата и время.

5)

Макрос є об’єктом Access, поряд з іншими об’єктами БД.

Макрос — це програма, яка складається з послідовності макрокоманд. Access має набір макрокоманд (більш 50), який реалізує практично будь-які дії, необхідні для вирішення задачі.

Створення макросу починається у вкладці Создать у розділі Другие, де необхідно вибрати вкладку Макрос (Macros). Після цього відкривається вікно макросу.

Макрокоманди, які входять в макрос, вводяться у стовпці Макрокоманда (Action) через кнопку розкриття списку. В нижній частині вікна виводяться Аргументы макрокоманды (Action Arguments). У Access 2007 ці аргументи виводяться поруч з макрокомандою у стовпці Аргументы. Значення аргументів задаються вибором їх зі списку, що відкривається в рядку аргумента. В полі справа від рядків аргументів виводиться повідомлення з поясненням для заданого аргументу. В стовпці Примечание (Comment) вводять необов’язковий коментар, який описує результат виконання макрокоманди.

Іноді необхідно, щоб макрокоманди в макросі виконувалися тільки за певних умов. Наприклад, ви хочете обновляти запис лише в тому випадку, якщо нові дані в елементах керування форми задовольняють умовам на значення чи хочете виводити чи ховати визначені елементи керування в залежності від значень інших елементів керування. Для цього у вікні макросу необхідно відобразити стовпчик Условие (через відповідну кнопку в розділі «Показать или Скрыть» у закладці «Конструктор»). При включенні умови в макрос Access виконує макрокоманду в цьому рядку тільки в тому випадку, якщо умовний вираз має значення Істина.

Для створення набору макрокоманд, які необхідно зв’язати з виконанням умови, в Условии кожної з них записується «…». Якщо вираз істинний, виконується макрокоманда, що знаходиться в тому ж рядку, і всі наступні за нею макрокоманди з «…» в рядку Условие. Якщо ж вираз хибний, то макрокоманда, що знаходяться в тому ж рядку, і всі наступні за нею макрокоманди, в яких міститься «…» в Условии, будуть пропущені. Наступною буде виконуватися макрокоманда з новою умовою чи з порожньою коміркою Условии. Ввід в стовпчик умови зі значенням False (Нет) також дозволить пропустити виконання макрокоманди. Цей прийом можна використовувати при відладці макросів.

Таким чином, умова дозволяє пропускати чи виконувати зв’язаний з цією умовою набір макрокоманд зі всієї послідовності макрокоманд макросу і перейти до перевірки наступної умови.

Кожна макрокоманда макросу добавляється в наступний рядок бланку. Порядок розміщення макрокоманд у бланку визначає послідовність їх виконання.

Запускати макрос на виконання можна через кнопку запуску «Выполнить» («!») у розділі «Сервис» закладки «Конструктор» або ж викликати його з іншого місця додатку (як реакцію на подію або з вікна БД, або через макрокоманду ЗапускМакроса).