1)

В Ms Access база даних – це файл, який містить такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Після завантаження Ms Access на екрані з’являється вікно, в якому пропонується створити нову БД або завантажити вже існуючу (на основі розроблених шаблонів). Для створення БД у цьому вікні потрібно активізувати опцію «Новая база данных», після чого відкривається вікно - файл нової БД. В цьому вікні треба ввести ім’я БД (розширення стандартне .accdb) і натиснути кнопку «Создать». В результаті відкривається вікно з такими вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных та інші (в залежності від обраного об’єкту).

Для роботи з об’єктами бази даних існують такі режими:

Конструктор – режим для створення та модифікації об’єкта;

Вид – режим для перегляду об’єкту;

Сводная таблица – для створення зведеної таблиці за даними та підсумків;

Сводная диаграмма – для створення діаграм за даними.

Для створення таблиці необхідно визначити її структуру (поля, їх типи та властивості). Для цього у вкладці «Создание» у розділі «Таблицы» обираємо «Таблица». За замовчуванням відкривається режим створення таблиці «Режим таблицы» (задаються назви полів та їх значення). Взагалі існують такі способи створення таблиць:

• Таблица – створення таблиці шляхом введення даних;

• Конструктор – створення структури таблиці вручну (задання полів, їх типів та властивостей);

• Шаблоны таблиц – створення структури таблиці за допомогою вбудованих типів таблиць;

• Импорт таблиц – перенесення таблиць, створених іншими програмними засобами в середовище Ms Access;

• Связь с таблицями – встановлення зв’язків між різними таблицями з метою об’єднання інформації.

Останні два способи використовуються при роботі з зовнішніми даними (вкладка «Внешние данные»).

Для виконання завдання обираємо режим створення «Конструктор» (у розділі «Представление» закладки «Главная»). Відкривається діалогове вікно “Таблица”, яке має таку структуру: верхня частина вікна розділена на 3 розділи (ім’я поля, тип даних, опис), нижня частина вікна містить дві закладки, яка визначає властивості полів. Імя поля довжиною не більше 64 символів. Типи даних для полів в Ms Access наведені в таблиці1. Опис заповнюється не обовязково і містить опис призначеннй полів.

Властивості полів визначаються у вкладці „Общие” по таких розділах:

• Размер поля – визначає довжину поля (кількість символів);

• Формат поля – визначає формат відображення даних для вказаного поля;

• Маска вводу – використовується для введення даних в наперед визначеному форматі;

• Подпись – назва для полів, яка заміняє імя поля у формах або звітах;

• Число десятичных знаков – задає кількість десяткових знаків для полів числового та грошового типів;

• Значение по умолчанию – значення, яке автоматично присвоюється перед новим введенням даних в поле;

• Условие на значение – використовується для побудови логічних виразів, які задають умови допустимих значень поля;

• Сообщение об ошибке – відображає введене повідомлення у випадку помилкового введення;

• Обязательное поле – визначає необхідність введення значень в поле;

• Индексированое поле – визначає необхідність індексування, якщо поля індексовані, то доступ до даних прискорюється. При індексуванні поле вимагає введення значень, що повторюються, чи введення значень, що не повторюються.

Таблиця1. Типи даних в Access

Тип даних	Призначення	Розмір
Текстовий	Алфавітно-цифрові символи Використовується для тексту або для тексту й чисел, які не використовуються в обчисленнях (наприклад ідентифікатор товару).	Не більше 255 символів.
Поле МЕМО	Алфавітно-цифрові символи (довжиною більше 255 символів) або текст із форматуванням RTF. Використовується для текстових фрагментів, які містять більше 255 символів, або для форматованого тексту. Прикладами використання поля «Примітка» можуть бути примітки, об’ємні описи й абзаци, що містять таке форматування, як жирний шрифт або курсив.	Не більше 1 Гбайт символів або не більше 2 Гбайт дискового простору (по 2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.
Числовий	Числові значення (цілі або дробові). Використовується для збереження чисел, призначених для обчислень, за винятком грошових значень (для грошових значень використовується тип даних «Грошова одиниця»).	1, 2, 4 або 8 байтів, або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.
Дата й час	Значення дати й часу. Використовується для збереження значень дати й часу. Зверніть увагу на те, що кожне збережене значення включає компонент дати і компонент часу.	8 байтів.
Грошовий	Грошові значення. Використовується для збереження грошових (валютних) значень.	8 байтів.
Лічильник	Унікальне числове значення, яке у програмі Office Access 2007 автоматично вставляється в разі додавання запису. Використовується для створення унікальних значень, які можуть застосовуватись в якості первинного ключа. Зверніть увагу, що поля з типом даних «Лічильник» можуть послідовно збільшуватися на задане значення або значення вибираються довільно.	4 байти або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.
Логічний	Логічні значення. Використовуються для полів, які можуть містити одне з двох можливих значень, наприклад: «Так/Ні» або «True/False».	1 біт (8 бітів = 1 байт).
Об'єкт OLE	Об’єкти OLE або інші двійкові дані. Використовується для збереження об’єктів OLE з інших застосунків Microsoft Windows.	Не більше 1 Гбайт.
Вкладення	Рисунки, зображення, двійкові файли, файли застосунків Office. Це основний тип даних для збереження цифрових зображень і будь-яких типів двійкових файлів.	Для стиснених вкладень — 2 гігабайти; для нестиснених вкладень — приблизно 700 Кбайт, залежно від коефіцієнта можливого стиснення вкладення.
Гіперпосилання	Гіперпосилання. Використовується для збереження гіперпосилань, які надають безпосередній доступ до веб-сторінок за допомогою URL-адреси або до файлів із використанням імені у форматі UNC (універсальна угода про іменування). Також можна створювати зв’язки з об’єктами Access, які зберігаються в базі даних.	Не більше 1 Гбайт символів або не більше 2 Гбайт дискового простору (по 2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.
Майстер підстановок	Фактично не є типом даних, натомість викликає майстер підстановок. Використовується для запуску майстра підстановок із метою створення поля, значення якого видобувається за допомогою поля зі списком з іншої таблиці, запиту або списку значень.	На основі таблиці або запиту: розмір приєднаного стовпця. На основі значення: розмір текстового поля, яке використовується для зберігання значення.

Зауваження! Для телефонних номерів, номерів деталей та інших чисел, які не планується залучати до математичних обчислень, слід вибирати текстовий тип даних замість числового.

Процес встановлення зв’язків між таблицями складається з таких кроків:

1. В закладці «Работа с базами данных» в розділі «Показать или скрыть» вибрати «Схема данных».

2. Для добавлення таблиць, що будуть зв’язуватись, необхідно з контексного меню схеми даних вибрати «Добавление таблицы» та обрати потрібні таблиці.

3. Зафіксувати ключове поле однієї таблиці і перетягнути в напрямку ключового поля іншої таблиці. Поля, за якими зв’язуються таблиці, не обов’язково повинні мати однакові імена, але повинні мати однаковий тип даних і розмір поля.

4. Після перетягування імен полів з’являється діалогове вікно, в якому вказується властивості зв’язку (характер підтримки цілісності даних та тип об’єднання).

5. Для завершення встановлення зв’язків натиснути кнопку “Создать”.

Зауваження! Неіндексовані і неключові поля у зв’язку використовувати не можна.

Дані в таблицях можна сортувати як по одному ключу, так і по декількох. Сортування здійснюється через виділення поля і натиснення кнопок “По возрастанию” і “По убыванию” в розділі «Сортировка и фильтр» вкладки «Главная».

Для відшукання потрібних записів використовують фільтри і запити. Фільтри використовують для нескладних умов пошуку.

Для задання простого фільтра слід виконати вибрати на вкладці «Главная» у розділі «Сортировка и фильтр» Дополнительно / Изменить фильтр. В результаті на екрані з’являється вікно з рядка і полів таблиці. Обираємо необхідне поле і через кнопку розкриття списку встановлюємо значення поля, яке будемо шукати. Далі виконуємо команду контекстного меню «Применить фильтр».

Для задання розширеного фільтра обираємо «Расширенный фильтр». З’являється діалогове вікно, в верхній частині якого із списку полів таблиці в рядок «Поле» перетягуємо потрібну назву поля. В рядку «Условие отбора» задаємо умову, яку накладаємо на дані для пошуку. Після задання фільтру виконуємо команду «Применить фильтр».

Після використання фільтрів обов’язково виконати команду для відображення вхідної таблиці «Удалить фильтр».

Для створення діаграми на основі даних таблиці необхідно обрати режим «Сводная диаграмма», обрати значення для осей та тип діаграми. Для задання значень осей потрібно їх відобразити (контекстне меню «Список полей») та перетягнути на потрібну вісь. Для зміни типу діаграми потрібно з контекстного меню обрати «Сменить тип диаграммы».

2)

Запит – це набір інформації, яка надається із таблиць бази даних. Побудова запиту можлива за однією або декількома таблицями або на основі результатів раніше створеного запиту. Результат запиту – це множина записів, відібраних по критеріях запиту.

Основні типи запитів:

• Запит на вибірку. Запит на вибірку відображає дані у вигляді таблиці, відібрані за певним критерієм.

• Запит з параметром – це запит, при запуску якого потрібно вказати додаткову інформацію, яка буде використовуватися у формуванні результату (тобто вказати значення деякого параметру, від якого залежить результат вибірки). Таких параметрів може бути декілька.

• Запит з групуванням – запит, в якому дані групуються за певним критерієм, і в результуючому наборі записів для кожної групи записів відображається деяка підсумкова інформація (COUNT (кількість), SUM (сума), AVG (середнє значення), MAX (максимальне значення), MIN (мінімальне значення), STDEV (середньоквадратичне відхилення), VAR (дисперсія)).

• Перехресний запит – це відображення результатів статичних розрахунків. Обов’язкова наявність трьох наборів даних. Один набір даних використовується для заголовків рядків, другий – для заголовків стовпців, третій – підсумкова інформація.

• Запит на зміни – це запити, які дозволяють виконувати такі операції: створення таблиці, добавлення записів, вилучення записів, оновлення записів.

• SQL запити – це запити, створені за допомогою команд мови SQL.

Створення запитів на вибірку

Для створення запитів активізуємо вкладку «Создание», в розділі «Другие» обираємо «Конструктор запросов». В результаті відкривається вікно бланку запиту з вікном «Добавление таблицы», де із списку таблиць вибираємо потрібну і натискаємо кнопку “Добавить”. Після вибору всіх необхідних таблиць (і запитів) закриваємо його. При роботі з вікном “Запрос на выборку” можна звертатися до вікна “Добавление таблицы” за допомогою контекстного меню.

У вікні „Запрос на выборку” перераховуються поля з відібраних вище таблиць, які будуть приймати участь у створенні запиту. При виборі поля в запит (або перетягуванням, або за допомогою кнопки розкриття списку в полі) ознака “Вывод на экран” стає активною. Це означає, що при запуску запиту це поле буде відображатися на екрані. У рядку “Сортировка” можна вказати порядок сортування: “по возрастанию”, “по убыванию” і “не сортировать”. В рядку “Условие отбора” можна вказати умови, за якими будуть вибиратися дані.

В якості умов на вибірку можна використовувати операції порівняня =, >, <, >=, <=, <>. Крім того, допускається використання предикатів BETWEEN, IN, LIKE та NULL.

Предикат	Формат запису	Зміст
Between	вираз [Not] Between значення1 And значення2	Перевірка виразу на входження в діапазон значень
In	вираз [Not] In(значення1, значення2, …)	Перевірка виразу на входження в список значень
Like	вираз [Not] Like “маска”	Перевірка виразу на подібність до маски
Null	вираз Is [Not] Null	Перевірка виразу на наявністьДаних

Примітки.

• При записі умови на вибірку в режимі конструктора в якості виразу підставляється Поле (Field). Тому в цьому випадку записується лише сама умова (наприклад, <>0 чи Like “А*”).

• Заперечення Not є не обов’язковим.

• Маскою предиката Like виступає довільна стрічка (обмежена лапками), в яку можуть входити символи маски: “*” – довільна кількість символів, “?” – один будь-який символ.

• Предикат Like можна застосовувати лише для символьних полів.

• В наступній таблиці наведено приклади умов на вибірку.

Умова	Запис
suma відмінна від 0	suma<>0
evdate не перевищує 30 червня 2010р.	evdate<=#20.06.2000#
evdate приймає значення від 1січня до 30 червня 2010р.	evdate Between #01.01.2000# And #20.06.2000#
suma не входить в діапазон від –10 до 10	suma Not Between –10 And 10
optype приймає значення 0 або 1	optype In(0,1)
name починається з “А”	name Like “А*”
name містить “и”	name Like “*и*”
name не містить “и”	name Not Like “*и*”
name закінчується на “к”	name Like “*к”
name містить другу букву “а” та закінчується на “к”	name Like “?а*к”
name містить не менше п’яти символів	name Like “?????*”
fathername містить дані	fathername Is Not Null
fathername не містить дані	fathername Is Null

Для перевірки правильності роботи запиту користуються кнопкою «Просмотр результата».

Для створення обчислювального поля в запиті використовується «Построитель», який викликається через контекстне меню «Построить…» або однойменну кнопку у розділі «Настройка запроса».

В назвах полів і умовах можна використовувати стандартні функції та функції користувача. Перелік стандартних функцій можна переглянути у вікні «Построитель выражений».

Параметричні запити

Для створення параметричного запиту необхідно спочатку виконати всі дії, що і для створення простого запиту на вибірку. А потім в рядку «Условие отбора» для параметру в квадратних дужках ввести текст-повідомлення.

Запити з групуванням

Іноді необхідно одержувати інформацію, яка базується на виконанні дій над певними групами записів. Для виконання групових операцій в Access є декілька функцій. Щоб скористуватися цими функціями, потрібно активізувати у вікні бланку запитів рядок «Групповая операція». Для цього на вкладці «Конструктор» (при роботі з запитами) в розділі «Показать или скрыть» натиснути кнопку «Итоги». Для кожного поля потрібно визначити групову операцію. В списку групових операцій є 4 категорії:

• групування - складається з однієї функції Группировка, використовується для визначення поля, яке буде застосовуватися в якості групуючого, автоматично вставляється при добавленні рядка „Групповая операция”.

• підсумкові функції (складаються з функцій, за допомогою яких можна здійснити обчислення над записами групи: sum, avg, min, max, count та інші)

• вирази (складаються з однієї функції „Выражение”, яка вказує на те, що дане поле буде обчислюватися: якщо у стовпці в рядку „Групповая операция” вказана ця категорія, то в рядку „Поле” треба написати <імя поля> : <вираз>)

• умови (використовується для побудови умови групування)

Перехресні запити

Для створення перехресного запиту необхідно вибрати кнопку «Перекрестный» у розділі «Тип запроса» вкладки «Конструктор» (при роботі з запитами). У бланку запиту з’явиться новий рядок «Перехрестная таблица». Значення цього рядку обирається з такого списку: «Заголовок строк», «Заголовок столбцов» та «Значение».

Зауваження!!! Для перехресного запиту потрібно вказати як мінімум три поля: поле заголовків стовпців, поле заголовків рядків та поле вибору значення. Ці параметри вказуються у рядку „Перекрестная таблица”.

Для перехресних запитів можна вказувати умови відбору.

Створення запитів на зміну

Запити на зміну – це запити, які дозволяють здійснювати дії над даними. Запити на зміну можна представити як запити на вибірку, які повинні виконувати дії над вибраними даними. Ms Access автоматично створює запит як запит на вибірку, який можна перетворити на запит на зміни.

Запитів на зміни є 4 типи:

• створення таблиці;

• добавлення записів до таблиці;

• знищення записів;

• оновлення записів.

Зауваження!!! Запити на зміни виконують певні дїї над таблицями, тому перед запуском запиту потрібно перевірити правильність виконання дій.

Створення запитів на оновлення (для зміни даних)

Такі запити використовуються при потребі змінити значення полів певної таблиці. Для створення запитів потрібно:

• Створити запит на вибірку.

• Переглянути необхідні дані в режимі таблиці.

• Перетворити запит на вибірку в запит на оновлення (обрати в розділі «Тип запроса» запит «Обновление»). При цьому міняється заголовок запиту, а у бланку запиту з’являється рядок „Обновление”. В рядку „Обновление” потрібно вказати нове значення поля.

• Виконати запит на оновлення.

Після запуску запиту з’являється вікно підтвердження змін.

Зауваження1!!! Якщо оновлення відбувається над зв’язаними таблицями, то відмінити запит не можливо.

Зауваження2!!! Одночасно можна змінювати значення кількох полів.