7 Вопрос Информатизация архивного дела

1.Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

• Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

• Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной техники и программного обеспечения.

3.Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

• комплектование архива;

• экспертиза ценности документов;

• создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

• учет документов архива и контроль за их сохранностью;

• создание страхового фонда и фонда пользования документами;

• информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

• контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

4.Цели информатизации

Основные цели информатизации:

• развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

• создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

• формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

Основные направления информатизации:

• организация учета документов Архивного фонда РФ;

• учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

• совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов;

• формирование страхового фонда и фонда пользования;

• проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания;

• автоматизация организационно-управленческих функций архивов

Этапы организации внедрения информационных технологий:

• изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

• разработка технического задания;

• поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

• заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

• создание, установка, адаптация программы;

• сертификация и регистрация программного продукта;

• поддержка и обслуживание системы

8 ВОПРОС. Технотронные архивы