1.Понятие использования архивных документов

1 вопрос Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации.

2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов

Направления использования архивных документов:

• укрепление российской государственности;

• удовлетворение информационных потребностей общества;

• обеспечение законных прав и интересов граждан.

2. вопрос Цели использования архивных документов:

• политические;

• организационно-управленческие;

• научные;

• экономические;

• культурно-просветительные;

• учебные;

• социально-правовые (обеспечение прав граждан).

3. вопрос. Формы использования архивных документов:

• информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

• представление документов пользователям для исследований;

• экспонирование документов на выставках;

• использование документов в средствах массовой информации;

• проведение информационных мероприятий;

• выдача документов во временное пользование;

• публикация документов.

3.Основные требования к работе по использованию архивных документов

4 Вопрос Основные требования к работе по использованию архивных документов:

• использование документов производится с разрешения руководства архива;

• обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

• используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

• при пользовании делами запрещается делать пометки и под­черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­кументов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­вочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

4. Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

• установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

• установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

• определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

• определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

• визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

5 Вопрос Основы архивной эвристики

Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления. Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов. Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме. Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;

существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики поиска информации по архивным справочникам. Основными эта­пами поиска документов являются:

установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­дователей информацию;

поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;

поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра — совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре. В архиве учреждения шифр несколько удлиняется — он состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу сводной описи дел постоянного или долговременного хранения, дел по личному составу, номера листа. В государственном (муници­пальном) архиве архивный шифр складывается из названия архи­ва, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске — точно установить архивный шифр. Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.