Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины

Севастопольский национальный технический университет

Кафедра Автомобильного транспорта

Отчет по информатике:

Тема: «База данных Access»

Выполнил:

Крандаков А.Н.

Проверил Доц.Шаталоваф

План

1.Введение

2. БД в MS Access

3. Основные таблицы

4.Формы и их виды

5.Запрос

6.Схемы связей

7.Функции Отчетов и Макросы

1.Введение

База данных — это средство сбора и организации информации. В базах данных могут содержаться сведения о людях, продуктах, заказах и т. д. Многие базы данных изначально представляют собой список в текстовом процессоре или электронной таблице. По мере того как список разрастается, в нем накапливаются излишние и противоречивые данные. В форме списка эти данные становится все труднее понять, а возможности поиска или извлечения подмножеств данных для просмотра весьма ограничены. Когда возникают подобные проблемы, полезно перенести информацию в базу данных, созданную с помощью системы управления базами данных (СУБД), например Office Access 2007.

Компьютерная база данных представляет собой хранилище объектов. В одной базе данных может содержаться несколько таблиц. Например, система складского учета, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна, содержащая три таблицы. В базе данных Access таблицы сохраняются в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули.. Базы данных, созданные в формате Access 2007, имеют расширение имени файла ACCDB, а базы данных, созданные в более ранних форматах Access, — расширение MDB.

2.БД в MS Access

2.1.К компонентам базы данных относятся: - Таблицы

- Формы

- Отчеты

- Запросы

- Макросы

- Модули

2.2.

Приложение Access предоставляет следующие возможности:

• добавление новых данных в базу данных (например, новой позиции в складскую опись);

• изменение существующих данных в базе данных (например, изменение текущего размещения позиции на складе);

• удаление сведений (например, если позиция продана или отбракована);

• организация и просмотр данных различными способами;

• совместное использование данных посредством отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

3.Основные таблицы

По внешнему виду таблица базы данных сходна с электронной таблицей, в которой данные располагаются в строках и столбцах. Поэтому электронные таблицы обычно легко импортируются в таблицы базы данных. Основное различие между хранением данных в электронной таблице и в базе данных — способ организации данных.

Чтобы обеспечить наибольшую гибкость базы данных, необходимо распределить данные по таблицам так, чтобы избежать их избыточности. Например, если в базе хранятся сведения о сотрудниках, каждого из них следует один раз внести в таблицу, которая предназначена исключительно для хранения данных о сотрудниках. Данные о продуктах будут храниться в отдельной таблице, а данные о филиалах — в другой. Эта процедура называется нормализацией.

Каждую строку в таблице называют записью. Запись — это место хранения отдельного элемента информации. Каждая запись состоит из одного или нескольких полей. Поля соответствуют столбцам таблицы. Например, в таблице с именем «Сотрудники» каждая запись (строка) может содержать сведения об определенном сотруднике, а каждое поле (столбец) — сведения определенного типа, например имя, фамилию, адрес и т. п. Поля должны быть определены как конкретный тип данных: текст, дата или время, число или какой-либо иной тип.

Способ создание новой таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, можно использовать всего одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется как контейнер для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей.