9. Экспертиза ценности документов

Под экспер­тизой ценности документов понимается процесс изучения документов на основании принципов и кри­териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­тов и отбора их на государственное хранение называется.

Задачи экспертизы ценности документов.

1. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ление профильности документов тому или иному государствен­ному архиву.

2. Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­ков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

3. Обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

4. Отбор на хранение наиболее информатив­но емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

1. в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для пе­редачи в ведомственный архив;

2. в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;

3. в государственном архиве - при проверке решений экспертных органов ведомственных архивов и утверждение их; при целевой комплексной экспертизе ценнос­ти документов или разборе россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экс­пертных комиссий:

• в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная ко­миссия (ЭК);

• в министерствах, ведомствах, главках - Центральная эксперт­ная комиссия (ЦЭК);

• в госархивах - экспертно-проверочная комиссия (ЦПК);

• в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

В результате деятельности экспертных комиссий составляют­ся следующие документы:

• протоколы их заседаний;

• описи дел постоянного хранения;

• описи дел временного хранения;

• акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типо­вые и ведомственные перечни документов — систематизирован­ные списки видов и категорий документов, содержащие нор­мативные указания о сроках их хранении. Выделяются типо­вые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. В настоящее вре­мя наиболее распространены:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;

• Управленческие документы постоянного срока хранения, образующие­ся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. Поэтому экспертизу ценности документов проводят на основе научных критериев.