Завершение работы сеанса с directum, восстановление не сохраненных документов

Правильное завершение сеанса работы с DIRECTUM состоит из: закрытия всех открытых электронных документов, задач, заданий, компонент, проводника системы.

В случае если предыдущий сеанс работы с DIRECTUM не был корректно завершен, то последние изменения в электронных документах могут не сохраниться в системе, и при следующей загрузке проводника системы может появиться окно:

В окне будет приведен список предположительно не сохраненных документов. С каждым из найденных документов можно выполнить одно из следующих действий:

• Восстановить - перенести не сохраненный файл с диска в DIRECTUM;

• Открыть копию - открыть документ, сохраненный на локальном диске. Его текст можно будет изучить и принять решение о дальнейшей работе с локальной копией;

• Сохранить копию - сохранить локальную копию на диск под другим именем;

• Удалить копию - удалить оставшуюся на диске копию, нигде ее не сохраняя.

Эти действия можно выполнить как через панель инструментов в окне восстановления, так и через контекстное меню. После выполнения необходимых действий нужно закрыть пустое окно и загрузка проводника системы продолжится.

Если на данный момент не ясно, в каком состоянии находится не сохраненный документ, то лучше выбрать кнопку Сохранить копию. Можно также вовсе отказаться от восстановления документов и закрыть окно. В дальнейшей работе к нему можно будет вернуться, выбрав пункт главного меню Сервис/Восстановить документы.

Использование электронной цифровой подписи в системе directum

Возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) позволяет во многих случаях (например, во внутреннем документообороте) заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

ЭЦП в электронном документе, действующем внутри организации, равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе при одновременном соблюдении следующих условий.

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (не отозван) на момент подписания электронного документа.

2. Подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе.

3. ЭЦП используется в соответствии с установленными в организации правами подписи документов.

Ответственность за попытку подделки и использования чужой ЭЦП равнозначна попытке подделки подписи и печати на бумажном документе.

Возможность и порядок использования в организации ЭЦП должны быть закреплены во внутренних нормативных документах. Одним из таких документов может быть «Положение об электронном документообороте». Целью данного документа должна быть регламентация основ применения в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) и приравнивание статуса ЭЦП электронного документа к подписи бумажного документа.

Владельцем сертификата ключа подписи может являться любой пользователь СЭД, для этого ему должен быть сгенерирован и установлен ключ ЭЦП.

Изготовление (генерация) сертификатов ключей подписей осуществляется сотрудником удостоверяющего центра на основании распоряжения, оформленного в установленном порядке. Роль удостоверяющего центра организации обычно выполняет отдел информационных технологий (ИВЦ), наделенный соответствующими полномочиями и ответственностью.

Особенности подписания электронных документов:

• подписать ЭЦП можно любую версию документа;

• одну версию могут подписать несколько человек;

• подписываемая версия документа не должна быть ранее подписана текущим пользователем при помощи одного и того же сертификата и от одного и того же лица;

• ЭЦП на документы можно ставить в проводнике системы, окне связанных документов, окне результатов поиска, в окне состояния документа, а также в поле вложения в карточке задачи и задания.

Условия для возможности подписания версии документа:

• документ не должен быть ни кем открыт для редактирования;

• пользователь должен иметь сертификат цифровой подписи (полученный у администратора), установленный на его компьютер;

• для подписания версии документа утверждающей подписью пользователь должен иметь права на подписание данного вида документов;

• пользователь должен иметь права на изменение или полные права на документ.

Подписание версии электронного документа

Для того чтобы подписать документ или группу документов, нужно после выделения нужного документа/документов воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Подписать документ;

• контекстное меню Подписать;

• кнопка на панели инструментов "%.

В открывшемся окне нужно будет указать подписываемую версию документа и сертификат, которым производится подпись.

Просмотр информации о наличии ЭЦП у документа

Просмотр информации о подписях документа осуществляется следующими способами:

• главное меню Действия/Информация о подписях;

• контекстное меню Информация о подписях;

• кнопка на панели инструментов.

При этом открывается окно с информацией о подписях для каждой версии электронного

документа.