Основные операции с документом

Изменение текста документа

Открытие документа для изменения:

• главное меню Файл/Открыть/Открыть;

• контекстное меню Открыть',

• двойной щелчок мышью по ссылке;

• клавиша <Enter>.

Если в документе более одной версии, то откроется окно выбора версии, в котором нужно выбрать редактируемую версию. Ограничения на изменение документа (версии):

• пользователь должен иметь права на изменение документа;

• в момент открытия документа он не должен быть открыт другим пользователем для редактирования;

• документ не должен быть экспортирован с блокировкой;

• изменяемая версия документа не должна быть подписана ЭЦП.

Если имеется хотя бы одно вышеназванное ограничение, то будет выдано предложение открыть документ для просмотра.

Оповещение об освобождении документа

В момент выполнения работ по изменению документа (открытие документа для редактирования, подписание ЭЦП, экспорт с блокировкой) он не должен быть открыт для редактирования другими пользователями. Если документ уже открыт для редактирования, то будет выдано соответствующее предупреждение. При нажатии на кнопку Открыть для просмотра документ откроется только для чтения.

При нажатии на кнопку Не открывать документ документ не будет открыт. При этом если в поле Получить оповещение об освобождении стоит галочка, то после окончания редактирования документа другим пользователем вы получите оповещение об освобождении этого документа.

Кнопка Повторить предназначена для повторной попытки открытия версии документа.

Открытие документа для просмотра

Иногда бывает удобно открыть документ только для просмотра, например, чтобы другой пользователь мог в это время вносить в него примечания. Для этого нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Открыть/Открытъ документ для просмотра',

• контекстное меню Открыть документ для просмотра.

Копирование документа

В отличие от функции копирования ссылок на документ, функция копирования документа предполагает создание нового документа на основе другого документа. При этом все данные старого документа (поля карточки), в том числе права доступа, копируются в новый документ. Для копирования нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Копировать документ',

• контекстное меню Копировать документ.

Удаление документа

В отличие от удаления ссылки на документ, операция удаления документа предполагает полное его удаление из хранилища и удаление всех ссылок на него без возможности восстановления! Для удаления документа пользователь должен иметь полные права на документ, и документ не должен быть заблокирован.

Примечание. Чтобы пользователи могли удалять документы, в системе не должен быть установлен глобальный запрет на удаление документов и папок из хранилища.

Удаление документа:

• главное меню Файл/Удалить папку/документ',

• контекстное меню Удалить документ.

Импорт/экспорт документов

Бывают ситуации, когда необходимо работать с документом вне системы DIRECTUM, например, для отправки копии партнерам, или работы над ним дома. Для этих целей в системе предусмотрен механизм экспорта и импорта документов.

Чтобы гарантировать, что за то время, пока документ был экспортирован из системы, его копия в хранилище не изменилась, существует возможность экспорта документа с блокировкой. Экспортированный с блокировкой документ не может быть изменен в DIRECTUM, и разблокировать его может только пользователь, экспортировавший этот документ с блокировкой или администратор системы.

Обратной к операции экспорта является операция импорта. В результате выполнения импорта электронного документа данные из внешнего файла записываются в одну из существующих или новую версию документа.

Примечание. При экспорте без блокировки и последующем импорте измененного документа лучше создавать новую версию, чтобы не удалить работу других, или как минимум — посмотреть историю работы с документом.

Экспорт документа

Для экспорта документа из системы можно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Экспортировать;

• контекстное меню Экспортировать.

В открывшемся окне можно выполнить следующие действия:

• выбрать версию документа, которая будет экспортирована;

• имя файла, в который будет экспортироваться текст версии документа;

• необходимо ли при экспорте выполнить преобразование документа, поле доступно только при установке службы перевода в PDF;

• указать папку, в которую будет сохраняться экспортируемая версия документа;

• указать необходимость блокировки документа в системе после экспорта;

• указать необходимость экспорта документа в структурированный электронный документ и следует ли экспортировать все подписи или только утверждающие;

• указать необходимость архивирования документа при экспорте.

Для экспорта документа без блокировки пользователю необходимо только право на чтение

документа.

Импорт документа

Для импорта документа в систему можно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Импортировать",

• контекстное меню Импортировать.

При этом откроется окно, в котором нужно указать:

• на место какой версии документа будет вноситься файл (либо установить галочку В новую версию, если файл будет вноситься в новую версию);

• указать имя файла, из которого происходит импорт;

• необходимо ли при импорте выполнить преобразование документа, поле доступно только при установке службы перевода в PDF;

• если документ был ранее экспортирован с блокировкой, то нужно ли его разблокировать;

• нужно ли удалять вносимый файл с диска.

Разблокирование документа

Если экспортированный с блокировкой документ не изменялся, то его можно не импортировать в DIRECTUM, а просто разблокировать хранящийся в системе. Разблокирование документа:

• главное меню Действия/Разблокировать;

• контекстное меню Разблокировать.