1.2 Лабораторная работа №2 Работа с папками и ссылками
Типы папок
В системе DIRECTUM существуют следующие типы папок, исходя из объектов, которые они содержат:
•
-
папки, содержащие документы;
•
-
папки, содержащие задачи;
•
-
папки, содержащие задания;
•
-
папки, содержащие компоненты;
•
-
папки поиска документов;
•
-
папки поиска задач;
•
-
папки поиска заданий;
•
-
папки поиска компонент.
Папка может содержать в себе только один тип элементов системы: или документы, или задачи, или задания, или компоненты. Но в папку любого типа можно поместить папку другого типа. Например, в папку для документов можно поместить папку для задач.
Предопределенные папки
Изначально для каждого пользователя существуют следующие предопределенные папки: «Входящие», «Исходящие», «Избранное», «Общая папка» и «Компоненты».
Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя и доступны ему и замещающем его сотрудникам. Размещать и удалять ссылки на папки, документы, задачи и задания внутри этих папок пользователь может произвольным образом.
В папку
«Входящие» (имеет значок
)
автоматически помещаются ссылки на
новые входящие задания, уведомления и
задания-контроль, адресованные
пользователю.
В папку
«Исходящие» (имеет значок
)
автоматически помещаются ссылки на те
задачи, которые создает пользователь.
В папку
«Избранное» (имеет значок
)
пользователь помещает ссылки на наиболее
часто используемые в работе папки и
документы.
В
«Общей папке» (значок
)
содержатся объекты, которые должны быть
доступны всем сотрудникам организации.
Изменять состав «Общей папки» могут
только пользователи, имеющие соответствующие
права.
В папке
«Компоненты» (значок
)
содержатся компоненты различных модулей
системы. Компоненты доступны пользователям
в соответствии с правами доступа.
Пользователь может создать свою папку
для компонент и скопировать в нее ссылки
на часто используемые им компоненты.
Примечание. Предопределенные папки нельзя изменять и удалять. |
Создание папки
Помимо предопределенных папок системы, каждый пользователь может создавать папки, как для личного пользования, так и доступные другим пользователям.
Чтобы создать папку, нужно воспользоваться одним из способов:
выбрать пункт главного меню Фаш/Создать/Создать папку;
выбрать пункт контекстного меню Создать папку;
на панели инструментов для кнопки
вызвать
встроенное меню и выбрать пункт Создать
папку.
Во всех случаях откроется меню с пунктами: Документов/Задач/Заданий/Компонент. В данном меню необходимо выбрать тип создаваемой папки.
После этого откроется карточка папки, в которой необходимо задать имя папки и права доступа к папке.
Права доступа к папке
Права доступа пользователя к папке назначаются и изменяются через карточку папки.
Для того чтобы изменить права доступа к папке, необходимо открыть карточку папки и нажать кнопку Права доступа.
Так же существует второй вариант изменения прав доступа через окно настройки прав доступа, которое вызывается одним из способов:
главное меню Фат/Настроить права доступа;
контекстное меню Настроить права доступа.
Последний вариант изменения прав доступа можно использовать сразу к нескольким выделенным папкам.
Для папок имеются следующие типы прав доступа:
«Просмотр» — можно только просматривать содержимое папки и ее карточки;
«Изменение» — можно изменять содержимое папки и ее карточки, но нельзя изменять права доступа и удалять папку;
«Полный» - можно производить любые действия с папкой, включая изменение прав доступа и удаление.
Примечание. Состав ссылок, которые пользователь видит в папке, зависит от прав на объекты, ссылки на которые размещены в папке. Если у пользователя нет прав на объект, то ссылку на него он не увидит, вне зависимости от прав на папку. Объекты, доступные только для чтения при определенной настройке могут отображаться в проводнике системы в виде осветленных иконок. При наличии у пользователя замещающего, последний автоматически получает такие же права доступа к папкам какие есть и у замещаемого. |
Изменение свойств папки
Изменить название, тип папки, примечание и права доступа к папке можно через карточку папки. Открытие карточки:
главное меню Фаш/Открытъ/Открыть карточку,
контекстное меню Открыть карточку,
кнопка
клавиша <F7>.
При изменении прав доступа к папке существует возможность их применения ко всем вложенным в папку объектам.
Для назначения прав доступа сразу к нескольким папкам, нужно их выделить и воспользоваться одним из способов:
главное меню Фаш/Настроитъ права доступа',
контекстное меню Настроить права доступа.
Копирование папки
Функция копирования папки предполагает создание новой папки на основе существующей:
главное меню Файл/Копировать папку/документ;
контекстное меню Копировать папку.
Удаление папки
В отличие от удаления ссылки на папку, операция удаления папки предполагает ее физическое удаление из системы, включая автоматическое удаление всех ссылок на нее. При удалении папки удаляются все содержащиеся в ней ссылки. Удаление папки не приводит к удалению объектов, которые хранятся в ней.
Удаление папки:
главное меню Файл/Удалить папку/документ',
контекстное меню Удалить папку.
Примечание. Чтобы пользователи смогли удалять папки, в системе не должен быть установлен глобальный запрет на удаление пользователями документов и папок. |
Дополнительные операции с папками
Просмотр истории работы с папкой:
главное меню Файл/История',
контекстное меню История.
В истории работы с папкой отображаются такие события, как создание и изменение карточки папки.
Открытие папки в новом окне:
главное меню Файл/Открыть/Открыть папку в новом окне;
контекстное меню Открыть папку в новом окне',
клавиши <Shift> + <Enter>.
При этом будет создано новое окно проводника системы, в котором открываемая папка станет корневой.
Работа со ссылками
Обращение пользователей к объектам системы DIRECTUM - папкам, документам, задачам, заданиям и компонентам - осуществляется посредством ссылок. С помощью перемещения, копирования, удаления и вставки ссылок каждый пользователь имеет возможность организовать свою систему размещения личных папок, документов, задач и заданий.
На один объект в системе может быть сколь угодно много ссылок, а может не быть ни одной. В последнем случае это означает, что доступ к объекту будет возможен только через поиск.
Все возможности работы со ссылками (кроме копирования, которое доступно всегда), ограничиваются типом папки и правами доступа пользователя к папке, к которой применяется действие.
Копирование ссылок
Для копирования ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов: • главное меню Правка/Копировать ссылку,
контекстное меню Копировать ссылку;
кнопка
на
панели инструментов;клавиши <Ctrl>+<C> или <Ctrl>+<Ins>.
Вставка ссылок
Для вставки ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов:
главное меню Правка/Вставить ссылку;
контекстное меню Вставить ссылку;
кнопка
на
панели инструментов;клавиши <Ctrl>+<V> или <Shift>+<Ins>.
Удаление ссылок
Для удаления ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов:
главное меню Правка/Удалить ссылку;
контекстное меню Удалить ссылку;
кнопка
на
панели инструментов;клавиши <Ctrl>+<Del> или <Del>.
Перемещение ссылок с помощью мыши
Чтобы переместить выделенную ссылку, нужно перетащить ее мышью (Drag&Drop) в нужную папку. То же действие с нажатой клавишей <Ctrl> приведет к копированию ссылки. При перемещении ссылки мышью между разными окнами всегда используется режим копирования, например, из окна результатов поиска в окно проводника документов и задач.
Работа с группой ссылок
Кроме работы с одиночными ссылками DIRECTUM допускает также работу с группой ссылок:
для выделения группы подряд идущих в списке ссылок необходимо, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть по первой и последней выделяемой ссылке мышью;
для выделения несмежных ссылок необходимо щелкнуть по ним мышью, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>;
для выделения всех ссылок, находящихся в текущей папке, необходимо нажать <Ctrl>+<A>.
Все действия с группой ссылок: копирование, вставка, удаление, перенос выполняются точно так же, как и с одиночными ссылками.