Теневые копии документа

Просмотреть или сохранить теневую копию документа, т. е. автоматически создаваемую копию текста документа при любом его изменении можно в окне «История». Для открытия окна нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Фаш/'История;

• контекстное меню История.

Дальнейшая работа с теневыми копиями происходит при нажатии ссылки «Есть» в открывшемся окне истории документа. Теневые копии можно экспортировать из системы или открыть для просмотра. Для каждого вида документа задается максимальное количество теневых копий для каждой версии документа этого вида. Как только теневых копий становится больше заданного числа, старые теневые копии автоматически удаляются.

Связывание документов

Используя ссылки на документы, можно связать документы хранилища между собой. Это позволяет в дальнейшем получить быстрый доступ к документам по одной теме. Например, договор и спецификация к договору могут быть в разных папках. Существует два способа связывания текущего документа с какими-либо другими:

• выделить ссылки на документы, которые будут привязаны к одному документу, и перетащить их с помощью мыши на тот документ, с которым будет установлена связь;

• скопировать ссылку на документ, с которым необходимо установить связь, в окно связанных документов, которое можно открыть одним из следующих способов: Фаш/Связанные документы, контекстное меню на ссылке Связанные документы.

Связь устанавливается для обоих связываемых документов, т. е. если документ № 1 связан с документом №2, то документ №2 связан с документом №1, но если документ №2 связан, также, с документом №3, то документ №1 и документ №3 не будут связаны, если их не связать явно. С любым документом может быть связано любое число документов.

Для просмотра документов, связанных с текущим, необходимо открыть окно связанных документов. Окно представлено деревом, в котором для каждого из документов, можно в свою очередь, просмотреть документы, которые с ним связаны. Для удаления связи достаточно для одного из связанных документов открыть окно связанных документов и удалить из него ненужную ссылку.

Использование отчетов

Аналитические отчеты, открываемые в компоненте Отчеты «DIRECTUM» подпапки «Базовые модули» папки «Компоненты» в проводнике системы, предназначены для получения сводной информации по документам и задачам системы DIRECTUM. Как правило, данные отчеты предназначены для руководителей.

Для получения информации по электронным документам могут использоваться отчеты:

• «Сводная таблица по объему документооборота» - предназначен для анализа всех действий, совершенных с документами на определенную дату;

• «Сводная таблица по документам» - предназначен для формирования информации о состоянии электронных документов, в том числе, о количестве создаваемых документов, авторах и т. п. С помощью этого отчета можно получить список документов с наложением каких-либо условий, например, список приказов или служебных записок, посмотреть, кто больше всех создавал документов, просматривал, изменял.