Практическая работа

1. Открыть проводник системы.

2. В папке «Входящие» сделать видимыми и расположить поля в следующем порядке: Т, С, !, Состояние, Срок, Тема, Инициатор. Остальные поля не должны быть видимы.

3. В папке «Общая папка» установить сортировку по возрастанию поля Наименование, а затем по возрастанию поля Создано.

4. Найти в справочной системе настройку свойств проводника системы - раздел «Общие положения настройки вида списка».

5. В папке «Избранное» сделать видимыми и расположить поля в следующем порядке: Т, Наименование, Автор. Остальные поля сделать невидимыми. После занятия необходимо все вернуть обратно, иначе следующей группе придется менять другие колонки.

6. В папке «DIRECTUM» установить сортировку по возрастанию наименования документов, а затем по возрастанию имен авторов.

7. В папке «Исходящие» настроить высоту ячеек.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Как настроить внешний вид проводника системы?

2. Можно ли для разных папок одного типа настроить свой перечень полей и сортировку?

3. Можно ли для папок разного типа настроить свой перечень полей и сортировку?

4. Можно ли изменить высоту ячеек в проводнике системы?

5. Чем отличаются пункты Автоподбор ширины и Подобрать ширину колонок!

1.5 Лабораторная работа №5 Дополнительные действия с документами Пересылка документа

В системе DIRECTUM существуют следующие возможности для пересылки документов.

1. Вложением в задачу - используется, если необходимо фиксировать движение документов, например, при согласовании или подписании.

2. Ссылкой в письме — может использоваться, если необходимо отправить ссылку на документ другому пользователю, но при этом не требуется ни ответ, ни контроль исполнения.

3. Копией в письме — используется для пересылки документов пользователям, не имеющим доступа к системе DIRECTUM. Например, копией в письме может отправляться договор партнерам или высылаться прайс клиентам. При отправке можно выбрать вариант отправки структурированным электронным документом или в виде архива.

Отправка ссылки или копии документа в письме выполняется с помощью почтовой программы, установленной на рабочем месте пользователя. Пересылка документа:

• главное меню Файл/Отправить;

• контекстное меню Отправить.

В открывшемся меню необходимо будет выбрать, каким образом отправить документ: Вложением в задачу, Ссылку в письме, Копию в письме.

Печать документа

Распечатывание электронного документа осуществляется при его просмотре или редактировании способом, предусмотренным приложением-редактором.

История работы с документом

В системе фиксируются действия с документом, совершаемые из системы. Чтобы посмотреть список действий, совершенных с текущим документом, нужно выбрать:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

История работы с документом фиксирует все события, происходящие с объектом:

• создание документа;

• изменение;

• просмотр;

• копирование;

• экспорт;

• импорт;

• изменение состояния версий документа;

• изменение карточки документа;

• изменение прав доступа к документу;

• изменение пароля на документ;

• восстановление документа из локальной копии;

• изменение хранилища документа;

• изменение вида документа;

• изменение типа карточки;

• подписание документа.

При этом сохраняется дата и время действия, пользователь, его производивший, рабочая станция, на которой производилось действие, номер версии, к которой обращался пользователь.