Практические работы № 10-12.

Тема «Проектирование базы данных с помощью Microsoft Access».

Цель работы:

• ознакомиться с теоретическими сведениями о СУБД Access 2010 и её интерфейсом;

• изучить правила создания таблиц в режиме – Таблица;

• научиться формировать запросы к БД;

• познакомиться с особенностями типов полей при формировании таблиц в БД.

Теоретические сведения.

Общие сведения о работе с субд Access 2010

Одним из продуктов пакета Microsoft Office 2010 является Access 2010, относящийся к категории систем управления базами данных (СУБД). Под термином БД будем понимать – совокупность объектов различного типа (и назначения), которые используются для хранения, отображения, поиска, преобразования и вывода данных. Данные структурированы в виде таблиц. Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных. Данные – это представленные в цифровом виде сведения об объектах окружающего нас мира. Рассмотрим подробнее типы объектов БД.

Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки называют записями, а столбцы – полями. Все столбцы таблицы имеют имена полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в форматах, назначенных разработчиком. Поэтому при определении реляционной базы данных (табличной) говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей. БД обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством связей, благодаря которым информация из одной таблицы становится доступной для другой, что обеспечивает целостность данных.

Формы – это способ представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно данные таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой из её записей, а также редактировать данные и создавать новые записи

Запросы – инструмент для управления данными, с помощью которого извлекают данные из таблиц, осуществляют операции над ними, группируют данные по определённым признакам.

Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Отчёт ассоциируется с «печатью», но в Access конечный продукт представляется в виртуальном виде. Выходная форма отражается на бумаге или на экране с отформатированной, с подведением итогов, фильтрацией и преобразованием в гистограммы и диаграммы.

Макросы – это простейшие программы, позволяющие при обращении к ранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком, т.е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора.

Модуль – содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application. С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в БД.

Начало работы в Access 2010

1. Запустить приложение Microsoft Access 2010, для чего щёлкнуть левой клавишей мыши по значку: Пуск и прейти к: Программыè/Microsoft OfficeèMicrosoft Access 2010.

2. В открывшемся окне (Microsoft Access) задать имя БД (в окне «Имя файла», как показано на рис. 1), а затем, щёлкнуть по пиктограмме - (Поиск расположения для размещения БД).

3. В окне: Файл новой БД, создать папку, например, Access 2010, и сохранить файл пустой БД под именем.

Рис. 1. Заполнение окна с именем новой БД

После нажатия кнопки , появится окно с новой таблицей (см рис. 2).

Панель быстрого доступа, часто называют лентой, на которой находятся закладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с БД, имеющие свои возможности, обозначенные на их пиктограммах.

Рис. 2. Основные элементы главного окна программы Access

Кроме того, в меню может появиться стрелка в виде значка: для открытия диалогового окна. На рис. 3 показан пример использования дополнительных стрелок.

Рис. 3. Использование дополнительных стрелок на пиктограммах

Создать новую (пустую) БД можно другим способом. Для этого нужно открыть уже существующую БД, Щёлкнуть мыщкой по ярлыку , а затем активизировать строку с именем .