3. Документація та діловодство, функції діловодства. Класифікація документів. Документообіг. Графіки та їх роль у менеджменті.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства - система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами.

Класифікація документації:

За змістом:

• адміністративна (правила, інструкції тощо);

• планово-економічна (плани, проекти);

• комерційна (договори, рахунки тощо);

• фінансова (бюджет, платіжні відомості та ін.);

• зовнішньоекономічна (вантажно-митна декларація, Недоговори);

• бухгалтерська (касова книга, ордери тощо);

• обліку кадрів (трудові книжки, штатні розписи та ін.);

• технологічна (конструкторські схеми, технологічні карти тощо);

За складністю:

• проста – відображає один процес;

• складана – відображає кілька процесів.

За призначенням:

• індивідуальна – призначена для конкретних посадових осіб;

• типова – призначена для широкого кола споживачів.

За місцем у менеджментів:

• службово-інформаційна (службові листи, акти тощо);

• розпорядча (накази, розпорядження тощо);

• спеціальна (фінансова, бухгалтерська тощо).

Система документування - це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів.

Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

До основних функцій діловодства відносять:

• попередній розгляд і облік документів;

• довідково-інформаційне обслуговування;

• контроль за виконанням;

• удосконалення документообігу;

За ступенем централізації виділяють такі системи діловодства:

1. централізована – вся документація спрямовується в єдиний центр організації, наприклад до канцелярії;

2. децентралізована – передбачає надходження документів за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

3. змішана – поєднує елементи двох систем.

Способами наочного зображення протікання, наприклад, виробничого процесу можуть бути графіки.

Графік – спосіб наочного зображення стану і процесу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній тощо)

Використовують такі групи графічних засобів:

• діаграми - відображають кількісні співвідношення (показників, явищ): діаграми порівняння показників, діаграми розподілу показників;

• хронограми - характеризують зміну явищ у часі: циклограми, планово-контрольні графіки та ін.;

• органіграми - характеризують структуру і взаємовідносини явища: класифікаційні графіки, оргсхеми тощо;

• топограми - відображають явища у просторі: маршрути руху, планування робочих місць, маршрутні схеми тощо.