
- •Кафедра экономики и менеджмента
- •Н.В. Алтухова, е.Е. Савельева документирование управленческой деятельности
- •080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)»
- •2 Часть
- •Саратов 2009
- •1. Планы проведения практических занятий
- •Тема 1. Организация служб делопроизводства
- •Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении
- •Тема 4. Организация работы с документами
- •Тема 5. Современное деловое письмо
- •Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов
- •Тема 8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Тема 9. Требования к оформлению документов по личному составу
- •Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •Тема 12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов
- •2. Задания для самостоятельной работы студентов
- •2.1. Примерный перечень вопросов для самоконтроля знаний, полученных при изучении дисциплины, текущий контроль
- •73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.
- •2.2. Перечень контрольных заданий для самостоятельной работы. Задачи и деловые ситуации Занятие 1
- •Тема 1. Организация служб делопроизводства
- •Занятие 2
- •Тема 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •Занятие 3
- •Тема 3. Ведение делопроизводства в учреждении
- •Занятие 4
- •Тема 4. Организация работы с документами
- •Занятие 5
- •Тема 5. Современное деловое письмо
- •Занятие 6
- •Тема 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •Занятие 7
- •Тема 7. Документирование информационно-справочных материалов
- •Занятие 8
- •Тема 8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Занятие 9
- •Тема 9. Делопроизводство по личному составу
- •Занятие 10
- •Тема 10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •Занятие 11
- •Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •Занятие 12
- •Тема 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •2.3. Тестовые задания для проверки усвоения знаний
- •3. Темы рефератов
- •4. Вопросы для подготовки к зачету
- •5. Критерии оценки уровня знаний студента
- •6. Правила оформления текстовых документов
- •Оформление списка использованной литературы
- •Однотомные издания Книги одного, двух, трех авторов
- •7. Учебно-методическое обеспечение дисциплины
- •Документирование управленческой деятельности
- •410052, Саратов, ул. Международная 24.
- •4 10052 Г. Саратов, ул. Международная, 24.
5. Критерии оценки уровня знаний студента
В критерии оценки уровня знаний студента входят:
- уровень освоения материала, предусмотренного программой курса;
- умение использовать теоретические знания при решении практических задач и выполнении лабораторных работ;
- обоснованность, четкость и краткость в изложении ответов на вопросы.
Оценка «зачтено» ставится студенту, проявившему знание изученного материала в объеме, необходимом для последующего обучения и предстоящей практической деятельности, освоившему основную литературу, обнаружившему устойчивый характер знаний и умений, а также способному к самостоятельному их применению.
Оценка «не зачтено» ставятся студенту, обнаружившему существенные пробелы в знании основного материала, допустившему принципиальные ошибки, которые не позволяют ему продолжить обучение или приступить к практической работе без дополнительной подготовки по данной дисциплине.
6. Правила оформления текстовых документов
Общие требования. Оформление работ должно соответствовать правилам оформления научно-технических и информационных материалов, установленным действующими стандартами.
Оформление текстовых документов должно соответствовать требованиям ГОСТов:
ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.
ГОСТ 7.1-84 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления.
Оформление. Текст работы выполняется одинаковым цветом (черным или синим) на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210 х 297мм) без рамки четким и разборчивым почерком.
Текст оформляется с соблюдением следующих размеров полей: левое поле – 30 мм, правое -15 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 20 мм.
Линий, ограничивающих размеры полей (рамок), делать не следует. Необходимо соблюдать равномерную плотность и четкость текста по всему объему работы.
Текст работы оформляется шрифтом 14 Times New Roman. Междустрочный интервал 1,5. Абзац 1,25 см.
Опечатки, ошибки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой корректирующей жидкостью и нанесением на том же месте исправленного текста машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью.
Повреждения листов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста не допускаются.
Вписывать в работу изготовленные машинным способом отдельные слова, формулы, условные знаки, а также выполнять иллюстрации следует теми же чернилами, пастой или тушью, что и основной текст.
Текст работы должен быть поделен на абзацы, каждый из которых выражает самостоятельную мысль. Обычно абзац состоит из нескольких предложений. Абзац начинают с новой строки отступом от левого поля на 15 мм (пять знаковпробелов).
Рукопись перепечатывается строго в последовательном порядке. Не допускаются разного рода текстовые вставки, дополнения, переносы текста, помещаемые на отдельных листах, оборотной стороне и др.
Излагать материал рекомендуется от третьего лица («Автор предлагает...») или первого лица множественного лица («По нашему мнению...») и т.д.
В работе можно применять общепринятые условные сокращения. Цитаты, статистические данные и другие материалы, приведенные из литературных источников, должны сопровождаться ссылками. Не следует перегружать текст цитатами.
Текст основной части работы делится на разделы и подразделы в соответствии с планом работы.
Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всей работы арабскими цифрами с точкой, например 1., 2., 3. и т.д.
Разделы ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ, ПРИЛОЖЕНИЯ не нумеруются.
Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела например, 1.2. - второй подраздел первого раздела.
Заголовки разделов и подразделов должны быть краткими, их формулировки но тексту работы должны строго соответствовать наименованиям, указанным в разделе «Содержание».
Не допускается помещать заголовок отдельно от последующего текста; На странице, где приводится заголовок, должно располагаться не менее двух строк последующего текста. В противном случае подраздел начинают со следующей страницы.
Каждый раздел работы (включая введение, главы, заключение, список использованной литературы, приложения) следует начинать с новой страницы. Подразделы в пределах раздела продолжаются на той же странице с соблюдением расстояния от предыдущего текста до заголовка подраздела 20 мм.
Текст отчета при необходимости разделяют и подразделяют. Разделы, подразделы должны иметь заголовки.
Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов. Заголовки следует писать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая, Переносы слов в заголовках не допускаются.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении работы машинописным способом равно 3,0 одинарных интервала. Расстояние между заголовками раздела и подраздела 2 одинарных интервала.
Каждый раздел рекомендуется начинать с нового листа (страницы).
Слово "СОДЕРЖАНИЕ" записывается в виде заголовка прописными буквами. Разделы “ВВЕДЕНИЕ”, наименование разделов (глав), “ЗАКЛЮЧЕНИЕ”, “СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ”, “ПРИЛОЖЕНИЯ” записываются прописными буквами. Подразделы (параграфы), включенные в содержание, записываются строчными буквами, начиная с прописной буквы. Нумерация страниц должна быть сквозная. Нумерация страниц проставляется в правом верхнем углу листа без точки.
В тексте не допускается:
применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов на русском языке;
применять произвольные словообразования;
применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии;
сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;
применять без числовых значений математические знаки, например: > (больше), < (меньше), = (равно), № (номер), % (процент).
Перечень допускаемых сокращений установлен в ГОСТ 2.316.
В работе следует применять стандартные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417.
Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указываются единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одной работе разных систем обозначения физических величин не допускается.
Если в тексте приводят диапазон числовых значений физических величин, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего значения числового диапазона. Примеры: от 1 до 5 мм., от 10 до 100 кг.; от 1000 до 5000 руб.; от плюс 10 до минус 40ОС.
Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.
Формулы. Формулы располагают отдельными строкам и посередине листа. Выше и ниже формулы должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если формула не умещается в одну строку, она должна быть перенесена после знака равенства (=), или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), а также других математических знаков.
Порядковые номера формул обозначают арабскими цифрами в круглых скобках у правого края страницы без отточия от формулы к ее номеру. Формулы следует нумеровать в пределах всей работы порядковой нумерацией.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой.
Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснений должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.
Пример. Фондоотдачу можно вычислить по формуле:
Фотд = Т / Фсг , (1)
где Фотд – фондоотдача, руб./руб.;
Т – розничный товарооборот, тыс. руб.;
Фсг – среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.
П х 100
УРк = ----------- , (2)
К
где УРк - уровень рентабельности всего используемого капитала, %;
П - сумма прибыли предприятия в рассматриваемом периоде, тыс. руб.;
К - средняя сумма капитала предприятия в рассматриваемом периоде, тыс. руб.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующий строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак “X”, Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается. Формулы за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в круглых скобках.
Нумерация всех страниц работы должна быть сквозной, порядковой, начиная с титульного листа и заканчивая приложением включительно.
Номер страницы проставляется арабскими цифрами в верхнем правом углу поля без знаков препинания (точки, кавычек и проч.)
Допускается нумерация в пределах раздела. В этом случае номер формулы, состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенного точкой, например (3.1).
Иллюстрации. Для придания наглядности изложению в работе рекомендуется использовать иллюстрации (рисунки, графики, схемы). Не допускается именовать иллюстрации схемами, графиками, диаграммами и т.п., только рисунками.
Они должны быть выполнены четко, выразительно, аккуратно, в цвете остального текста.
Иллюстрации следует располагать по тексту работы возможно ближе к первому упоминанию о них в тексте. Громоздкие иллюстрации помещаются в приложение.
Если иллюстративное изображение позаимствовано, надо приводить библиографическую ссылку к тексту иллюстрации или к названию иллюстрации.
На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте работы. Содержание иллюстрации необходимо комментировать, не пересказывая их словами, а выделяя основные закономерности и тенденции, которые в дальнейшем дадут материал для обоснования выводов.
Иллюстрации должны иметь наименование и при необходимости пояснительные данные (подрисуночный текст). Наименование иллюстрации помещают по центру текста над иллюстрацией (после пояснительных данных).
Иллюстрации размещают так, чтобы можно было рассматривать их без поворота. Если такое размещение невозможно, то их располагают так, чтобы для их рассмотрения работа была повернута по часовой стрелке на 90 градусов.
Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста, иллюстрации могут быть расположены как по тексту отчета (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его в форме приложений. Иллюстрации, за исключением иллюстраций в приложениях, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядковою номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.
При этих ссылках на иллюстрации следует писать: «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2.» при нумерации в пределах раздела.
Иллюстрации при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование рисунка помещают над изображением (например, Рисунок 1 – Динамика показателей товарооборота).
Таблицы. Все приводимые в таблице данные должны быть достоверны, однородны и сопоставимы. В основе их группировки должны лежать существенные признаки.
На все таблицы в тексте должны быть ссылки. Порядок оформления ссылок по тексту такой же, как и оформление ссылок на иллюстрации. Таблица, в зависимости от ее размера, помещается под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице.
Не рекомендуется располагать две или несколько таблиц одну за другой. Их целесообразно разделять текстом. Громоздкие таблицы следует помещать в приложение.
Материал, дополняющий текст отчета, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описание аппаратуры и приборов, описание алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, рекламные материалы и т.д.
Приложение. Приложение имеет дополнительное значение, но является необходимым элементом для более полного освещения темы. Приложение оформляются как продолжение работы на последних ее страницах. Основная часть работы и приложение могут быть разделены чистым листом с надписью ПРИЛОЖЕНИЯ.
Каждое приложение начинается с указания в правом верхнем углу слова ПРИЛОЖЕНИЕ. При наличии в работе более одного приложения они нумеруются арабскими цифрами (без знака «№»), например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2 или ПРИЛОЖЕНИЕ А, ПРИЛОЖЕНИЕ Б.
Приложения располагают в порядке появления на них ссылок в тексте. Приложения оформляют как продолжение отчета на последующих пронумерованных листах или выпускают в виде самостоятельного документа (например, бизнес-план предприятия, сборник рекламных материалов и т.д.). Приложения могут быть обязательными и информационными. В тексте отчета на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте отчета. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием сверху справа страницы слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», а под ним по центру страницы указывается его наименование отдельной строкой с прописной буквы.
Приложения обозначаются заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ъ, Ы. После слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений арабскими цифрами.
Текст каждого приложения при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью работы сквозную нумерацию страниц. Приложения в файлы не вставлять.
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей. При переносе части таблицы на другие страницы название помещают только над первой частью таблицы. Таблицы за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
На все таблицы отчета должны быть приведены ссылки в тексте отчета, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к отчету. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа.
Слово «Таблица»' указывают один раз центровано (продольно) перед таблицей (например, Таблица 4 – Расчет показателей прибыли и рентабельности), над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы 4» с указанием номера (обозначения) таблицы или «Окончание таблицы 4».
Заголовок таблицы и рисунков выравнивается по центру.
При переносе таблицы следует обязательно включить в нее дополнительную строку под шапкой таблицы, пронумеровав все колонки таблицы. В начале следующей таблицы следует поместить эту строку и надпись над ней «Продолжение таблицы __». Точка в конце этой надписи не ставится.
Если таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице.
При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире).
Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в документе, то эти данные следует обозначить надстрочными знаками сноски. Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют арабскими цифрами и помешают на уровне верхнего обреза шрифта. Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.
Копии текстовых документов, приведенных в отчете, выполняют одним из следующих способов: типографическим; ксерокопированием; светокопированием; микрокопированием; на магнитных носителях данных.
На все таблицы, рисунки, приложения в тексте обязательно должны быть ссылки.
Сокращения и термины. Сокращение - усечение слова, а также часть слова или целое слово, образованное путем такого усечения. В работе допекаются следующие виды сокращений:
- буквенные аббревиатуры, которые составляются из первых (начальных) букв полных наименований: РФ, ЦБ, ВУЗ, ООО и т.п.;
- сложносокращенные слова, образуемые из сочетания усеченных и полных слов или одних усеченных слов: профсоюз (профессиональный союз); общепит (общественное питание); универмаг, универсам (универсальный магазин) и т.п.;
- условные графические сокращения по частям слов и начальным буквам.
Это сокращения, употребляемые только с географическим наименованием:
г. - перед названием городов, но не вначале предложения;
обл. - при названии области, главным образом в круглых скобках (Московская обл.).
Сокращения, употребляемые только при датах, написанных цифрами: г. - год; гг. - годы; в. - век; вв. - века.
Существуют также еще ряд общепринятых условных сокращений: т. (том), н.ст. (новый стиль), гр. (гражданин), акад. (академик), проф. (профессор), доц. (доцент).
Сокращения, употребляемые при ссылках: с. - страницы (при цифрах); см. - смотри; руб. - рублей; коп. - копеек; чел. - человек.
Сокращения, употребляемые после перечисления в конце предложения:
т.е.- то есть;
и т.д. - и так далее;
и т.п. - и тому подобное;
и др. - и другие;
и пр. - и прочие.
Слова «другие», «тому подобное», «прочие» внутри предложения не сокращают. Не допускаются сокращения слов «так называемый» (т.н.), «так как» (т.к.), около (ок.), формула (ф-ла), например (напр-р) и т.д.
Если в работе принята специфическая терминология, то в конце работы в приложении должен быть помещен перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями.
Благодаря специальным терминам достигается возможность в краткой форме давать развернутые определения и характеристики научных фактов, понятий, процессов, явлений.
Литература и ссылки. Список использованной литературы является составной частью работы и включает все источники, которые были изучены при исследовании темы.
Включенная в список литература нумеруется сплошным порядком от первого до последнего названия. Примером правильного библиографического описания источников может служить приведенный в данных методических указаниях список использованной литературы. Названия использованных работ располагаются строго по алфавиту по фамилии автора или первого автора, или названия работы, если фамилии автора (авторов) не выносятся на ее титульный лист.
Если в работе, при изложении ее отдельных положений, необходимо привести библиографические ссылки, то используют следующие варианты их оформления.
- внутритекстовые ссылки, например: [3, с.20]. Это означает, что цитата взята с двадцатой страницы источника, который в списке литературы стоит под третьим номером;
- подстрочные ссылки, например - ...2
_________________
2 Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений / Российский фонд культуры; 3-е изд., стереотипное. - М.: АЗЪ, 2010, с. 47.
Подстрочные ссылки оформляют следующим образом: внизу страницы с абзацного отступа приводят сам текст библиографической ссылки, отделенный от основного текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны.
Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, предложения к которому дается пояснение.
Текст ссылки приводится внизу страницы. В самом тексте ссылки должны соблюдаться правила библиографического описания источника. Если применяются цифры, то ссылки нумеруют в последовательном порядке в пределах каждой страницы. На каждой следующей странице нумерацию ссылок начинают заново.
Знак ссылки, если примечание относится к отдельному слову, должен стоять непосредственно у этого слова, если же он относится, к предложению (или группе предложений), то - в их конце. По отношению к знакам препинания знак сноски ставится перед ними (за исключением вопросительного и восклицательного знаков и многоточия).