- •Кафедра экономики и менеджмента
- •Н.В. Алтухова, е.Е. Савельева документирование управленческой деятельности
- •080502 «Экономика и управление на предприятии (торговли)»
- •1 Часть
- •Саратов 2009
- •Введение
- •1. Цели и задачи дисциплины
- •2. Требования к уровню освоения содержания дисциплины
- •3. Объем дисциплины
- •3.1. Объем дисциплины и виды учебной работы форма обучения очная
- •Форма обучения заочная
- •3.2. Распределение часов по темам и видам учебной работы
- •4. Содержание курса
- •4.1. Планы лекций
- •4.2. Краткий конспект лекций
- •Делопроизводства
- •Тема 2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •Тема 3. Организация работы секретаря-референта
- •Раздел 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •Тема 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •Тема 2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 3. Виды документов и их классификация
- •Раздел 3. Ведение делопроизводства
- •Тема 1. Организация документооборота
- •Тема 2. Учет объема документооборота
- •Тема 3. Организация контроля за исполнением документов
- •Раздел 4. Организация работы с документами
- •Тема 1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- •Тема 2. Подготовка и регистрация оправляемых документов
- •Тема 3. Прохождение внутренних документов
- •Раздел 5. Современное деловое письмо
- •Тема 1. Деловое письмо в условиях унификации
- •Тема 2. Правила оформления делового письма
- •Тема 3. Разновидности писем. Международные письма.
- •Раздел 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •Тема 1. Организационная документация
- •Тема 2. Распорядительная документация
- •Тема 3. Оформление и составление управленческой (организационно-распорядительной) документации
- •Раздел 7. Документирование информационно-справочных материалов
- •Тема 1. Система справочно-информационной документации
- •Тема 2. Система аналитической документации
- •Тема 3. Правила оформления документов оперативной информации
- •Раздел 8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Тема 1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
- •Тема 2. Структура доклада, отчета
- •Тема 3. Требования к составлению и оформлению протоколов
- •Раздел 9. Делопроизводство по личному составу
- •Тема 1. Основные кадровые документы и их характеристика
- •Тема 2. Законодательные, нормативные документы, регулирующие кадровую деятельность
- •Тема 3. Требования к содержанию, оформлению и ведению документации по личному составу
- •Сведения о работе
- •Раздел 10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •Тема 1. Виды документации по обращениям граждан их характеристика
- •Тема 2. Порядок регистрации и ведения дел по письменным и устным обращениям граждан
- •Раздел 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •Тема 1. Общие положения. Составление номенклатуры дел
- •Тема 2. Формирование дел
- •Тема 3. Подготовка документов к хранению
- •Раздел 12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов
- •Тема 1. Язык и стиль служебных документов
- •Тема 2. Особенности официально-делового стиля
- •Тема 3. Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам
- •5. Учебно-методическое обеспечение дисциплины
- •5.1. Основная литература
- •5.2. Дополнительная литература
- •Документирование управленческой деятельности
- •410052, Саратов, ул. Международная 24.
- •4 10052 Г. Саратов, ул. Международная, 24.
4.2. Краткий конспект лекций
Раздел 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Тема 1. Организационное построение службы
Делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
- снизить стоимость делопроизводственных операций;
- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
- использовать прогрессивные и производительные технические средства;
- обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в: специально разрабатываемом положении (см. приложение 1).
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов и организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. приложение 2).