12.2. Значення, функції і види контролю.

Контроль у менеджменті розглядається в трьох аспектах: контроль як діяльність апарату керування, одна з його загальних функцій; контроль як принцип керування; як завершальний процес процедури прийняття управлінських рішень. У дійсній главі контроль характеризується як заключний етап розробки і реалізації рішення.

Необхідність контролю за реалізацією прийнятих рішень досить очевидна. Господарська практика свідчить, що нерідко і якісно розроблені рішення виявляються невиконаними через відсутність добре налагодженої системи контролю. Керівник змушений реагувати на ситуацію після одержання тривожного сигналу, коли доля рішення вже знаходиться в критичній точці. Проблема може оцінюватися за критеріями, що не відбиває дійсний стан справ. (Наприклад, у будівництві як критерій використовується показник - освоєння засобів, замість кількості і якості виконаної роботи). Причинами відхилень у реалізації рішень можуть бути безвідповідальне відношення виконавців, поява нових обставин, що неможливо було врахувати на стадії розробки рішення, але необхідно на завершальному етапі його реалізації.

Правильно організований контроль орієнтує колектив на якісну роботу, мотивує працю, дозволяє виявити резерви, поліпшити діючу систему прийняття рішень, сприяє підвищенню ефективності керування і діяльності підприємства в цілому.

Процес контролю - це діяльність суб'єктів контролю, спрямована на виконання прийнятих рішень шляхом реалізації визначених задач, принципів, методів, застосування технічних засобів і технології контролю.

Процес контролю характеризують три складові: змістовна (що виконується в процесі контролю), організаційна (ким і в якій послідовності здійснюється), технологічна (як виробляється).

Ціль контролю - забезпечення єдності рішення і виконання, попередження можливих помилок і недоробок, своєчасне виявлення відхилень від заданої програми, поставлених задач і встановлених термінів.

Зміст контролю виявляється у виконуваних ним функціях: діагностики стану справ, орієнтування, стимулювання, коректування дій, поширення передового досвіду, здійснення авторського нагляду, а також педагогічної і правоохоронної.

Діагностична функція контролю складається у виявленні фактичного стану справ по виконанню прийнятого рішення; що орієнтує спрямована на вказівку орієнтирів, тобто тих проблем, що у даний момент заслуговують на найбільшу увагу; стимулююча функція контролю виявляється у виявленні і залученні в роботу всіх невикористаних резервів, і в першу чергу людського фактора.

Треба мати на увазі глибока омана керівників, що вважають, чим дошкульніше санкції за недогляди в роботі, тим підлеглі краще будуть працювати. Часто це спонукає до більш витончених форм приховання недоліків. Контроль важливо націлювати не тільки на виявлення недоліків, але і резервів, на переконання працівників у недооцінці й ігноруванні потенційних можливостей.

Коригувальна функція контролю полягає в уточненні самого рішення, якщо обстановка змінилася. Зробити це слід «на місці», не відкладаючи в «довгу шухляду». Керівник повинний усвідомлювати, що фактичне положення є результат перевірки прийнятих ним рішень. З'являється парадоксальна ситуація: керівник вважає, що перевіряє працівника, а останній уже перевірив своєю роботою керівника.

Яка повинна бути тактика керівника в даній ситуації?

Спокійно ознайомитися з результатами контролю практикою, зіставити їх з вихідним рішенням, внести корективи, допомогти підлеглим перебудувати роботу.

Такий підхід, можливо, зачіпає честолюбство керівника, зате корисний для рішення проблеми. Керівник повинний вибрати, що йому дорожче: доля прийнятого рішення або ілюзорне задоволення честолюбних амбіцій (часто такий вибір, на жаль, буває не на користь справи).

У ході перевірки варто уважно поставитися до передового досвіду, у тому числі у виконавців, що не всі задачі однаково добре вирішують. Передовий досвід вивчається по ряду критеріїв:

1) повторюваність успіхів у роботі, їхня стійкість;

2) законність методів досягнення кращих результатів;

3) конкретність умов, де методи роботи досягають мети і протипоказання, при яких вони неприйнятні. Досвід не може переноситься механічно. У такий спосіб у ході контролю можна не тільки перевіряти, але і рекомендувати більш раціональні методи виконання роботи, тобто поширювати позитивний досвід.

Авторський нагляд - одна з функцій контролю, у ході якого автор не тільки виявляє увагу до втілення задуму, але і критично оцінює промахи, обговорює з зацікавленими особами сумніви, вчиться, підвищує свою кваліфікацію. Контроль виконує в цьому випадку і педагогічну функції.

Контролю властива і правоохоронна функція, тому що керівник повинний стояти на позиції дотримання і захисту існуючих норм права.

Відомі різні види контролю й ознаки їхньої класифікації. У якості останніх можуть бути особливості суб'єктів контролю, характер задач, взаємовідносини суб'єкта контролю з підконтрольним об'єктом, використовувані методи і техніка контролю, і ін. Так виділяють формальні, реальні, внутрішні і зовнішні види контролю (У спеціальній літературі по менеджменті в останні роки автори частіше вказують три види контролю: попередній, поточний і підсумковий). У залежності від суб'єкта розрізняють державні, відомчі, суспільний види контролю, що, в свою чергу, можуть мати підвиди. Їх відносять до загальних, оскільки ці види використовуються у всіх сферах суспільного і державного життя.

При організації контролю необхідно враховувати наступне:

виконання контрольних функцій повинне доручатися особам, досить компетентним у питаннях, що підлягають контролю, щоб оцінити причини і наслідки можливих відхилень, пропозиції по їх усуненню,

працівники, що здійснюють контроль, не повинні бути зв'язані єдиними матеріальними інтересами з підконтрольними підрозділами, щоб забезпечити об'єктивність і принциповість оцінок.

Поки далеко не кожне підприємство має чітку систему внутрішньогосподарського контролю. Тим часом вона повинна забезпечувати організаційні, технічні й економічні умови, що гарантують принциповість контролю. Одночасно контроль повинний бути систематичним, масовим, гласним, включати різноманітні форми і способи самоконтролю.