Создание форм с помощью мастера форм

Используя мастер форм, можно создавать более гибкие формы, причем непосредственно в процессе создания можно определять способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что были заранее определены отношения между этими таблицами и запросами. Для создания формы с помощью мастера форм выполните следующие действия.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.

2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Другие формы, выбрав в открывшемся меню пункт Мастер форм.

3. В окне Создание форм перейдите в область Доступные поля, затем, щелкая мышью на стрелочке, “перегоните” требуемые вам поля в область Выбранные поля, затем щелкните мышью на кнопке Далее.

4. Во втором окне мастера создания форм следует выбрать внешний вид вашей будущей формы. Щелкните мышью на кнопке Далее.

5. В следующем окне мастера следует выбрать стиль создаваемой вами формы. Щелкните мышью на кнопке Далее.

6. В завершающем окне мастера следует выбрать переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных либо переключатель Изменить макет формы.

7. Установите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных, после чего щелкните мышью на кнопке Готово.

8. Если выбрать переключатель Изменить макет формы и щелкнуть мышью на кнопке Готово, произойдет переключение в режим конструктора форм.

Работа с формой

Спроектированная форма приобретает реальный вид в окне формы, открываемом из окна БД и из окна Конструктора по команде Режим / Режим формы или по команде Режим / Режим таблицы. В режиме формы в форме отображается только одна запись, а в режиме таблицы – группа записей. В обоих режимах можно редактировать данные, а также просматривать их с помощью кнопок перехода к записям (к предыдущей, к следующей, к первой, к последней). Кнопка перехода к пустой записи позволяет добавление в базу новых данных.

Форму можно сохранить, введя в окне Конструктора или в окне формы одну из команд:

Кнопка Office / Сохранить как Кнопка Office / Сохранить

или произведя закрытие этих окон.

Форма может быть предварительно просмотрена из окна БД, из окна Конструктора и из окна формы по команде

Кнопка Office / Печать / Предварительный просмотр

и распечатана по команде Кнопка Office / Печать / Печать. При печати ее заголовок появляется только в начале первой страницы, а ее примечание – в конце последней страницы. Верхний и нижний колонтитулы видны только при печати, соответственно в начале и в конце каждой страницы.

Изменения в форму вносятся в окне Конструктора.

Работа 3. Формирование запросов

Запрос - это требование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений в базу данных.

Запрос позволяет создавать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, который может служить источником данных для формы или отчета. Итогом выполнения запроса является результирующая таблица, которая может быть просмотрена и проанализирована.

СУБД Access позволяет создавать запросы трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы действия.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запрос на выборку дает возможность:

• выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

• включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке;

• осуществлять вычисления над полями базы данных;

• группировать записи и находить для групп записей или для всех записей итоговые значения по некоторым полям с помощью статистических функций: Sum – сумма значений поля, Avg – среднее значений поля, Max – максимальное из значений поля, Min – минимальное из значений поля, Count – число значений поля и др.

Разновидностью запроса на выборку является запрос с параметрами — это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов над значениями некоторого поля в виде перекрестной таблицы. В ней значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк. Заголовки столбцов представляют собой значения определенного поля, а на пересечении строк и столбцов находятся итоговые значения.

Запрос действия – это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

запрос на удаление - удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

запрос на обновление - служит для изменения информации в полях таблицы БД;

запрос на добавление - производит добавление записей из одной таблицы в другую таблицу;

запрос на создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц базы данных.

СУБД Access 2007 позволяет создавать запросы с помощью мастера и с помощью конструктора. Мастер используются для создания определенных запросов. С помощью конструктора можно создать любой запрос.