Создание и корректировка бд в субд Access

Оглавление

СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ 1

КОНСТРУИРОВАНИЕ ФОРМ 7

РАБОТА 3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ 19

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ 29

Инструментальные средства разработки прикладных программ в СУБД Access 35

Создание и редактирование таблиц базы данных

Создание реляционной базы данных включает создание структур таблиц, установку связи между таблицами и заполнение таблиц.

Таблица - это основной объект БД, предназначенная для хранения информации.

По терминологии СУБД строки таблицы - это записи, а столбцы – поля БД. Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.

Создание таблиц БД возможно несколькими способами:

• создание структуры таблицы в режиме конструктора;

• создание таблицы путем ввода данных;

• создание таблицы на основе шаблона таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы наиболее просто, так как от пользователя требуется лишь полям стандартной таблицы присвоить имена полей собственной таблицы, заполнить эти поля данными и присвоить имя своей таблице.

Создание таблицы на основе шаблона таблицы сводится к созданию новой таблицы на основе образца таблицы из деловой или личной сферы. 

Наиболее универсальным способом создания структуры таблиц является использование конструктора. При работе с ним от пользователя требуется: присвоение имен полям; указание типа данных, вводимых в поля; задание определенных свойств полям, которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘) и квадратных скобок ([]) и не должны начинаться с пробела. Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле.

Конструктор таблиц позволяет также корректировать структуру таблицы.

Связь между таблицами используется для объединения записей таблиц при корректировке базы данных, при конструировании многотабличных запросов, форм, отчетов, страниц доступа к данным. Она устанавливается посредством связи полей, обычно имеющих одинаковые имена и типы данных в обеих таблицах.

Таблица, которая связывается с другой таблицей по ключевому полю, называется главной. Таблица, с которой связывается главная таблица, называется подчиненной (связанной). Поле главной таблицы, по которому устанавливается связь, называется первичным ключом, а поле подчиненной таблицы – внешним.

В Access возможна реализация трех типов связей, о которых было сказано в разделе. Связи 1:1, 1:М реализуются явно, а связь М:М возможна только с помощью третьей, связующей таблицы.

В случае связи 1:1 записи с некоторым значением первичного ключа соответствует только одна запись с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи 1:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа.

В случае связи М:М записи с некоторым значением первичного ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением внешнего ключа, а записи с некоторым значением внешнего ключа может соответствовать несколько записей с таким же значением первичного ключа. 

Заполнение таблицы данными осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможно также редактирование, поиск, сортировка и фильтрация данных, а также изменение вида таблицы.

Создание файла базы данных

Создание файла для новой БД требует выполнения следующих действий:

• запустить программу MS Access. В центре экрана, нажать пиктограмму Новая база данных.

• в правой части появится поле для ввода названия БД. Необходимо указать на каком диске, в какой папке и с каким именем требуется создать файл БД и нажать кнопку Создать.

Создание таблиц базы данных

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо в окне Access на вкладке ленты Главная в группе Режимы выберите кнопку Режим и команду Конструктор. Откроется окно диалога Сохранение, в котором необходимо:

• указать имя создаваемой таблицы,

Рисунок 1 Окно диалога Сохранение

• нажать кнопку ОК - произойдет переключение в режим конструктора;

В этом окне пользователь должен описать структуру таблицы, т.е. для каждого поля: указать его имя в столбце Имя поля, выбрать его тип из раскрывающегося списка в столбце Тип поля, при необходимости дать комментарий к нему в столбце Описание поля, задать присущие ему свойства в строках раздела окна Свойства поля, доступных после выбора типа поля. Значения одних свойств могут совпадать со значениями, принятыми по умолчанию; других – введены с клавиатуры или получены с помощью построителя выражений; третьих – выбраны из раскрывающегося (путем щелчка в строке свойства) списка (рисунок 2).

Рисунок 2 - Внешний вид таблицы Справочник грузополучателей в режиме конструктора

• если создается таблица главная, то в ней необходимо определить первичный ключ. Для этого выделяется поле, играющее роль ключа, путем щелчка в столбце маркировки поля и вводится команда контекстная вкладка Работа с таблицами – Конструктор - группа Сервис – кнопка Ключевое поле ;

Маркер выделения строки

Рисунок 3 – Маркер выделения строки

В случае создания подчиненной таблицы надо учесть следующее. Если между главной и подчиненной таблицами связь типа 1:1, то для вторичного ключа следует задать свойство «Индексированное поле» со значением «Да (Совпадения не допускаются)»; если связь типа 1:М, то со значением «Да (Допускаются совпадения)».

Описав структуру таблицы, окно конструктора закрывают, на вопрос о сохранении таблицы дают утвердительный ответ и таблице присваивают имя, после чего она регистрируется в окне БД.

Для заполнения созданной таблицы конкретными данными она открывается в режиме таблицы. Поочередно заполняются записи таблицы. При этом переход к новой записи вызывает автоматическое сохранение предыдущей записи.

В процессе работы с БД может понадобиться корректировка структуры таблицы. Она выполняется в режиме конструктора. Поля таблицы можно: перемещать при помощи мыши, удалять по команде Главная – Записи - Удалить, вставлять по команде Главная – Записи - Вставка. Кроме того, возможно изменение имен, типов, свойств полей. Изменение типа может привести к потере информации, и оно должно выполняться с осторожностью.

Создание связей

Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть в БД следующие каскадные операции (операции по корректировке БД):

• каскадное обновление связанных полей – изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;

• каскадное удаление связанных записей - удаление записи из главной таблицы приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.

Для создания схемы данных вводится команда на вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажать кнопку Схема данных . Затем необходимо:

• в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки связываемых таблиц и нажимать Добавить, после чего нажать Закрыть;

• в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах, согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;

• в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего – каскадные операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой Объединение. После нажатия Создать произойдет возврат к окну Схема данных. В этом окне между таблицами установится связь, обозначенная на схеме, например, как 1:1, 1:¥.

При создании схемы данных возможны неточные действия пользователя:

• добавление таблицы лишний раз. Тогда для исключения лишнего списка полей из окна Схема данных он выделяется и нажимается клавиша Delete;

• перетаскивание первичного ключа не на вторичный ключ. Для удаления образовавшейся в этом случае линии связи она выделяется и нажимается клавиша Delete.

Для изменения параметров существующей связи выполняется:

• открытие окна Схема данных;

• двойной щелчок по линии связи, подлежащей изменению;

• изменение параметров связи в появившемся окне Изменение связей.