1.

Құжаттарды топтастыру

“Құжат” (Документ) – латын тілінде “куәлік”, “дәлелдеу тәсілі” деген мағына береді. Дағдылы қолданыста оның негізгі үш мағынасы бар: 1) қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын іс қағазы; 2) жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар).

Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап, оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени-тарихи құндылыққа ие, мемлекеттік мұрағат қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс.

Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.

Белгілеу тәсіліне қарай құжаттар жазба, графикалық, акустикалық (фото, кино, бейнеқұжаттар) болып бөлінеді.

Мазмұнына қарай – ұйымдық-өкімдік, қаржы-есеп, жабдықтау-өткізу құжаттары болып бөлінеді.

Атауына қарай көптеген түрге (жанрға) бөлінеді: ережелер, бұйрықтар, хаттамалар, жарғылар, арыздар, хаттар т.б.

Толтыру орнына қарай құжаттар ішкі және сыртқы (кіріс және шығыс) болып бөлінеді.

Орындалу мерзімі бойынша құжаттар жедел және жедел емес (жай) болып бөлінеді.

Шығу тегіне қарай құжаттар қызметтік және ресми-жекелік (атаулы) болып бөлінеді.

Жариялылық дәрежесіне қарай құжаттар қарапайым, күнделікті қызметте қолдану үшін және құпия болып бөлінеді.

Заңдылық күшіне қарай шын және жалған құжаттар болып бөлінеді.

Жасалу сатысына қарай түпнұсқа (бірінші данасы) және көшірме құжаттар болып бөлінеді. Көшірменің өзі отпуск – шығыс құжатының толық көшірмесі, выписка – құжаттың бір бөлігінің көшірмесі және дубликат – құжаттың жоғалғанда берілетін екінші нұсқасы болып бөлінеді.

2.

АҚПАРАТ ХАТ

Ақпарат хат- белгілі бір ортада атқарылатын жұмыстарға байланысты ақпаратты басқа мекемелерге тарататын жазбаша құжат.

Ақпарат хаттың құрылымы:

• Бланктік штамп реквизиттері;

• Мекеменің толық аты;

• Мекеме басшысының қызметі, ты-жөні, тегі

• Мәтін

• Ақпарат хат иесінің қызметі, қолы, аты-жөні тегі.

Ақпарат хат Ш.Ш Уәлиханов атындағы көкшетау мемлекеттік университетінің қазақ тілі кафедрасының ұйымдастыруымен 2001 жылдың 8 қантарындағы сағ. 11.00, (№ 219 дәрісхана) «Мектепте лексикалық тақырыптады дамыта оқыту» атты ғылыми-әдістемелік семинар өткізіледі. Ғылыми – әдістемелік семинардың қарайтын мәселелері: Қазақ тілі оқулықтарына енгізілген жаңа лексикалық тақырыптар. Сөздің ауыспалы мағынасының жасалу жолдарының оқулықта берілуі. Ауыс мағына мен көпмағыналық проблемасы. Лексикалық талдау. Мекен жайымыз: Көкшетау қаласы, Ақан сері көшесі, 24. Қазақ тілі кафедрас (№215 бөлме). Байланыс телефондары: 26-67-13, 25-55-95.

3.

БҰЙРЫҚ

Бұйрық кәсіпорынның басқару құжаттарының ішіндегі ең маңызды әрі көп тараған түрі болып табылады. Бұйрық – қандай да бір міндетті (өндірістік немесе кәсіпорын қызметкерлеріне байланысты) шешу үшін кәсіпорын басшысы шығаратын нормативтік құжат. Бұйрық мекеменің немесе оның құрылымдық бөлімшелерінің құрылу, таратылу, қайта ұйымдастырылу; оларға өзгеріс енгізу мақсатында ережелерді, нұсқаулықтарды, қағидаларды бекіту; кәсіпорынның жұмысын ұйымдастыру, қаржыландыру, жоспарлау, есеп беру, жабдықтау, өнімдерді сату және басқа да өндірістік мәселелер бойынша шығарылады. Бұйрық шығару арқылы басшы қызметкерлердің алдына негізгі міндеттерді қояды, түбегейлі мәселелерді шешу жолдарын көрсетеді. Бұйрық – кәсіпорынның барлық қызметкерлері үшін міндетті.

Мазмұны жағынан бұйрықтар 2 түрге бөлінеді: негізгі қызмет бойынша және жеке қызметкерлер құрамы бойынша бұйрықтар.

Бұйрықты дайындау

1. мәселенің мәнін зерделеу;

2. қажетті мәліметтерді жинау;

3. бұйрықтың жобасын дайындау;

4. жобаны келісу;

5. басшының қол қоюы.

Бұйрықтың міндетті түрде «не туралы?» деген сұраққа жауап беретін тақырыбы болады. Мысалы, «Кәсіпорынды тарату туралы», «Жұмысқа қабылдау туралы», «Жазғы киім нысанын киюге көшу туралы», «Штаттық кестеге өзгерістер енгізу туралы», «Үстемақы белгілеу туралы» т.б.

«Бұйырамын» сөзі бас әріппен жазылады. Негізгі қызмет жөніндегі бұйрық негізі, әдетте, «байланысты», «... жүзеге асыруда», «жақсарту мақсатында», «орындау мақсатында», «жетілдіру мақсатында»,

«үшін», «сәйкес» деген сияқты тұжырым-даулармен басталады.

Барлық бұйрықтардың мәтінінде етістік бұйрық райдың 3 жағында жазылады.

Мысалы: жүргізілетін болсын, тыйым салынсын, қабылдансын, босатылсын, белгіленсін, жүктелсін, тағайындалсын, ауыстырылсын, қарастырылсын және т.б.

Сонымен қатар жеке құрам бойынша бұйрықтарда оның себептері көрсетіледі.

• Б асқа жұмысқа ауысуына

• ресми сапарға кетуіне

• зейнеткерлікке шығуына

• келісімшарт мерзімінің аяқталуына

• бала күтімі үшін демалыс алуына

• е ңбек тәртібін ұдайы бұза бергендігіне

• себепсіз жұмыстан қалуына

• айрықша жұмыс жағдайлары үшін

• өз өтініші бойынша

Сондай-ақ күтпеген оқиғаларға (тасқын, сел, жер сілкінісі т.б) байланысты шығарылатын бұйрықтар төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар деп аталады.

Бұйрық үлгісі

БҰЙРЫҚ

14.12. 2007. № 159 ж/қ

Қостанай қаласы

Жұмысқа қабылдау туралы

1. 2007 жылдың 28 қарашасындағы № 736 келісім-шарт бойынша бас бухгалтер қызметіне азаматша Байділдаева Қаракөз Мәсімбайқызы тағайындалсын.

2. 2010 жылдың 29 қарашасына дейін белгіленген келісім-шартты орындауды қамтамасыз ету мақсатында бас бухгалтер мына жобаларды жүзеге асырсын:

• бөлімшелерді, қызметтерді, лауазымды тұлғаларды және басқа да қызметкерлерді олардың келісім-шарттарымен таныстыруды көздеген басшының өкімін;

• бас бухгалтердің келісім-шартта белгіленген құқықтары мен міндеттерін, сонымен бірге келісім-шарттың басқа да талаптарының орындалуын қамтамасыз ететін бастықтың бұйрығын дайындасын.

Негіздеме: 2006 жылдың 28 қарашасындағы №736-жеке еңбек шарты

Бастық қолы аты-жөні

Бас бухгалтер қолы аты-жөні

14.12.2007.

Бұйрықпен таныстым

Жұмысқа қабылданушының қолы

17.12. 2007.

Сөздік

қайта ұйымдастырылу – реорганизация

таратылу-ликвидация

нұсқаулық-инструкция

қаржыландыру-финансирование

жабдықтау-снабжать

өндіріс-производство

қажетті мәліметтерді жинау – сбор необ-ходимых сведений

зерделеу – изучение

қатаң сөгіс жариялау – объявить строгий выговор

алғыс білдіру – объявить благодарность

бір базалық еңбекақы көлемінде – в размере одного базового оклада

мадақтау қағазымен марапаттау- наградить почетной грамотой

штаттық кестеге сәйкес – согласно штатному расписанию

бұйрық – приказ

кәсіпорын – предприятие

басқару құжаттары – распорядительные документы

ең маңызды – наиболее важный

көп тараған – распространенный

түр – вид

болып табылады – является

қандай да бір – каких-либо

міндет – задача

өндіріс – производство

шешу үшін – для решения

кәсіпорын басшысы – глава предприятия

құжат – документ

мекеме – учреждение

құрылымдық бөлімше – структурная часть

құрылу – создание

таратылу – ликвидация

қайта ұйымдастырылу – реорганизация

өзгеріс – изменение

енгізу – внести

ереже – положение

нұсқаулық – инструкция

бекіту – утвердить

қаржыландыру – финансировать

жоспарлау – планировать

жабдықтау – снабжать

жеке құрам – личный состав

негізгі қызмет бойынша – по основной деятельности

4.