46

Составитель Тимакин О.А.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Учебное пособие

(ЧАСТЬ 2)

Ростов-на-Дону

2013

Тщетно делать большими средствами

то, чего можно достичь меньшими

Вторая бритва Оккама

3. Структура процессов управления проектами

Поскольку работа над проектами сложная и обычно длительная, ее разбивают на фазы, стадии и этапы. Чаще всего выделяются семь фаз управления проектом (рис. 11.).

И дея, замысел Анализ решаемой Разработка Разработка

инвестора проблемы концепции проекта

Р еализация Эксплуатация Ликвидация

проекта

Рис.11 Последовательность фаз управления проектом

Эту схему можно укрупнить, объединив первые три элемента в прединвестиционную фазу, 4-5 в инвестиционную фазу и 6,7 элементы в эксплуатационную фазу. Рассмотрение всех трех фаз упрощает организацию управления проектом и четко определяет границы фаз и полученные результаты (рис.12).

Прединвестиционная Анализ инвестиционных возможностей. Предварительное технико-эко-

фаза номическое обоснование (ТЭО). ТЭО.

ТЭО

Контракты. Проектирование. Реализация объекта проектирования. Вы-

Инвестиционная фаза полнение всех работ. Предварительный маркетинг. Обучение персонала

Проектный

объект

Эксплуатационная Приемка и запуск объекта. Замена оборудования. Внедрение инноваций

фаза Расширение.

Тестирование оценки,

расширение, развитие

объекта

Рис.12 Трехфазная организация проектного цикла

Фазы проектного цикла разбиваются на стадии и этапы. Технология управления проектами предполагает получение определенных результатов на каждом этапе и стадии. Результаты фиксируются в документах определенного типа и получаются обычно с помощью определенных методов расчета и инструментов.

Такой подход к процессу проектирования, анализа или диагностики называют нормативным. В отличии от позитивного подхода (определяющего «то, что есть»), рационального (показывающего «как может быть»), нормативный подход определяет и то, «что должно быть».

Поэтому фактически весь процесс управления проектом разбивается на логически обоснованные стадии и этапы, на которых решаются определенные задачи Z_ij, для которых применяются инструменты и алгоритмы А_ijl и получаются результаты R_ijg

A₁₂₁

A₁₂₂

Z₁₃ R₁₂₁ R₁₂₂

Z₁₁

Z₁₂

Z₂₃

Z₂₂

Z₂₁

A₂₁₁

R₂₁₁

…

Рис. 13.

Каждая фаза проекта завершается достижением конкретного результата.На последней фазе производится тестирование реализованного проекта, оценивается его соответствие поставленным целям.

Рассмотрим логику и технологию реализации управления проектом. Для представления получаемых результатов на каждой операции используется определенная форма.

У становление целей Общие цели согласовываются с временными

п роекта бюджетными, техническими и т.д. целями, а

также с предоставлением конечного проду-

кта (упаковка, реклама, рыночное тестирова-

ние, сам продукт)

Дерево целей

G

G1 G2

U1 U2 U3 U4

Рис.14 Дерево целей

Для выбора наилучшего способа достижения G нужно, например, выбрать определенную стратегию S*, соответствующую наилучшему значению критерия эффективности E. Для формирования стратегий построим матрицу совместимости возможных действий u1,...,u4:

u1 u2 u3 u4

u1 1 0 1 1 2 1

Мс= u2 0 1 0 1 , E = 3 , C= 2

u3 1 0 1 0 3 2

u4 1 1 0 1 4 3

из которой следует возможность использования трех стратегий:

S1=u1*u3

S2=u1*u4, (1.1)

S3=u2*u4.

Объединение нескольких действий ui, uj может давать синергический эффект, который можно учесть введением коэффициента синергии wij:

 1, если синергии нет,

wij= (1.2)

wij, если e(ui,uj)>e(ui)+e(uj),

где e(ui),e(uj) - эффекты применения действий ui,uj.

w13=1,2; w14=1,4.

В качестве критерия выбора стратегии используем величину эффекта применения стратегии:

E(Sk)=wij*e(ui,uj)- c(ui) (1.3)

Для нашего примера имеем:

E(S1)=1,2(2+3)-(1+2)=3 е.эф.

E(S2)=4,4 е.эф.

E(S3)=2 е.эф.,

что свидетельствует о наибольшей эффективности S2.

О пределение Использование иерархической структуры,

р аботы т.е. разбивание верхних уровней на более

мелкие компоненты

Структурирование работ упрощает последую-

щий их анализ и выполнение

Одним из инструментов анализа структуры работ по проекту является диаграмма нисходящей структуры (Break Down Structure). Например, для создания ракеты, работы будут иметь структуру представленную на рис. 15.Боевая ракета

С труктура Двигатель Управление Заряд

R₁₁ … R₁₂ ..... R_{n1 …} R_NK

Рис.15. Структура работ

Затем эти работы могут быть упорядочены во времени с помощью диаграммы Гантта (рис.16.), которая отображает работы на временные периоды их выполнения, зависящие от величины используемых ресурсов.

О пределение времени С помощью диаграмм отображается процесс

в ыполнения работ выполнения работ во времени (рис.1.12).

Работы по проекту	2001				2002
Проектирование:	1 кв	2 кв	3 кв	4 кв	1 кв	2 кв	3 кв	4 кв
Концептуальное Предварительное Рабочее
Контракты, поставки
Заключение контрактов Поставки
Строительство
Разметка участка Котлован Фундамент Стены Крыша Отделка
Сдача объекта
Тестирование Приемка Запуск

Рис.16 Временная диаграмма выполнения работ по проекту

Распределение работ во времени может быть представлено в форме таблицы (табл.5). Для более полной оценки резервов времени и возможностей выполнения.

Таблица 5

Распределение работНомер работы

Длитель- ность

Вероятность выполнения в срок

Описание работы

Дата начала

Дата завершения

Резерв Времени

1010	2	0,98	Р1 Разметка	10.01.99	12.01.99	-1
1011	2	1,0	Р2 Геодези- ческая съемка	13.01.99	15.01.99	0
1-12	10	0,95	Р3 Рытье котлована	16.01.99	26.01.99	1.0
...	...	...	...	...	.. .	...

Иногда для наглядного представления использования ресурсов во времени строится сетевой график, вершины которого характеризуют работы, а дуги-переходы от работы к работе. График PERT-Time дает возможность рассчитать критический путь и управлять работами во времени. Аналогично рассчитываемый график PERT-Cost дает возможность рассчитать поток затрат и организовать управление денежными ресурсами.

Управление проектом разворачивается в пространстве P(Z,R,CT,t), где Z-задачи, R-ресурсы, CT-издержки, t-время. Поэтому анализ и управление рассматриваются в пространстве этих четырех переменных. Для расчета ресурсов также используются таблицы и графики.

С огласование возмож- Определение требуемых ресурсов (трудовых,

ных и требуемых ре- материальных и пр.) по каждой задаче.

сурсов Использование ресурсной гистограммы, где

по оси ординат расположены требуемые ресурсы, по оси абцисс - время.

Определение имеющихся ресурсов.

Расчет превышения требуемых ресурсов над их лимитами (функция агрегирования).

Ресурсная гистограмма (рис. 17) показывает потребность в разных видах ресурсов и дает сразу же стоимостные оценки их использования.

Май 2001 Июнь 2001

6

5

4

3

2

1

Ресурс: N- число землекопов.

Единичные затраты : 25 рублей/день.

Затраты: 127 чел.дней.

Стоимость: 3175 рублей.

Рис. 17. Гистограмма потребления ресурсов.

Ресурсные таблицы и гистограммы дают возможность определить потребности в ресурсах разного типа и спланировать их потоки во времени и по задачам проекта.

Результаты анализа затрат имеют свою логику использования:

О пределение затрат Определяются

1) требуемые ресурсы по каждой задаче,

2. удельная стоимость ресурсов,

3. продолжительность каждой задачи,

4. постоянные издержки,

5. другие расходы

О ценка основного  вышеупомянутых функций = основному

плана плану.

Далее выявляются недостатки проекта (тре-

буется ли больше ресурсов, рабочего времени, проч.)

О птимизация “что-если”

о сновного плана Нахождение путей выхода из неудовлетворя-

ющих комбинаций.

Идея в том, чтобы при осуществлении

основного плана достигать цели проекта.

С тандартизация Если по сравнению с планом,

о сновного плана проект прогрессирует, его следует

использовать в качестве образца.

Н аблюдение Оценка и фиксирование фактических ре-

за деятельностью зультатов реализации проекта, произведен-

ных изменений. Извлечение опыта.

О тслеживание Оценка фактических затрат по сравнению

затрат с плановыми

С равнение хода работ Использование принципа “накопленных за-

и затрат по отношению трат”, на основе которого выявляются отк-

к основному плану лонения от плана по схеме:

действительные реальные отклонение

затраты накопленные

затраты

200 132 - 68

Рис. 18. Логика анализа затрат по проекту.

Для постоянного контроля издержек используется построение линии накопленных издержек (рис.19.).

затраты

линия максима

льных затрат

(бюджет)

фактические затраты

линия плановых

затрат

возможное за-

поздание

I II III IV I II III IV t время

плановый срок завершения проекта

Рис.19. Линия накопленных издержек

Для уточнения плана работ, компенсации действия случайных факторов применяется регулярно составляемый менеджерами проекта отчет об управлении издержками (табл. 6).

Таблица 6