5.2 Робота в Інформаційно-пошуковій системі

Інформаційно-пошукові довідкові системи ЛІГА: ЗАКОН складаються з окремих баз даних, що містять документи, прийняті з моменту проголошення Україною незалежності, а також ретроспективні документи, що діють чи представляють історичний інтерес.

Системи вирішують нижчевказані задачі.

1. Реалізують різні види пошуку нормативних документів:

– за реквізитами правових актів: видом, назвою, номером чи датою періоду прийняття, статусом, органом-видавцем документа, ключовими словами чи датою номеру реєстрації документа у Мін'юсту, номером у Єдиному державному реєстрі;

– за контекстом чи наявністю конкретних слів чи словосполучень безпосередньо у текстах документів;

– за Динамічним навігатором;

– за тематичними напрямками;

– за новими надходженнями;

– за допомогою ПУТІВНИКА бухгалтера і підприємця;

– за ключовими словами тощо.

2. Забезпечують ряд функцій для інформаційно-аналітичної роботи користувача:

– дають можливість створювати і вести власні папки (чи рубрикатори) з унікальними відбірками документів і необхідних коментарів;

– дозволяють установлювати закладки у текстах документів і створювати власні коментарі до них тощо.

Система Ліга: Закон може бути встановлена на комп'ютери в локальному і мережному варіантах (до 50 робочих місць).

Структура робочого вікна

Після запуску системи ЛІГА-ЗАКОН на екрані відкривається її робоче вікно (рис. 5.1). Умовно його можна розбити на три частини. Угорі ліворуч – Основне Меню і Головна Панель Інструментів (у виді кнопок із піктограмами), праворуч – Додаткова Панель Інструментів, що буде динамічно змінюватися в залежності від обраного Вами режиму роботи. Нижня частина екрана по вертикалі розділена на два окремих вікна. Ліве – Це Перелік Режимів роботи системи. Праве – Робочий стіл системи, де буде відбиватися вся динаміка роботи.

Рисунок – 5.1. Робоче вікно системи ЛІГА: ЗАКОН

Пошук документів

На Додатковій Панелі Інструментів у верхньому правому куті екрана натисніть кнопку Пошук. У результаті система видасть список усіх документів, що є у наявності. Ми не отримали конкретних умов пошуку, і тому одержали саме такий результат – список усіх документів, що є у наявності усистемі. Список можна, сортувати, наприклад, за датою у прямому чи зворотному напрямку.

Для цього використовуємо контекстне меню. Установіть курсор на список і натисніть один раз на праву кнопку миші. Перед Вами з'явиться контекстне меню для даного режиму. У ньому знайдіть два рядки «Сортувати за датою». Перший рядок (зі стрілкою вниз) – це сортування в прямому порядку (зростання дат зверху вниз). Другий рядок (зі стрілкою нагору) – сортування в зворотному порядку (убування дат зверху вниз. Виберіть одну з них і, установивши на ній курсор, натисніть ліву кнопку миші. Список знайдених документів – це і є первинний результат пошуку.

Відкриття документа.

Тепер, використовуючи отриманий у результаті сортування список, можна почати роботу безпосередньо з документами. Для цього досить у списку знайдених документів натиснути два рази лівою кнопкою миші на будь-якому документі, що Вас цікавить. У результаті відкриється текст документа (рис. 5.2). Ви можете його переглянути, роздрукувати, а також зробити інші дії.

Рисунок 5.2 – Відкритий документ

Зміст відкритого документа можна дуже просто скопіювати у новий документ текстового редактора Word. Для цього потрібно клацнути по кнопці із буквою W на панелі інструментів угорі праворуч. У результаті з'явиться діалогове вікно «Копіювати в Word». У цьому вікні клацніть по кнопці «Копіювати».

У результаті завантажиться текстовий редактор Word, відкриється новий документ відповідно до параметрів шаблона нового документа (поле, шрифт тощо). Потім почнеться копіювання у новий документ тексту відкритого Вами юридичного чи нормативного документа. У результаті Ви одержите документ, якому можна зберегти, роздрукувати, редагувати далі і виконувати всі операції, можливі у редакторі Word.

Роздрукування документа

Можливе роздрукування відкритого документа без його перенесення у Word. У верхній лівій частині екрана (над Головною Панеллю Інструментів) на сірому фоні Ви бачите «Основне Меню». Виберіть у ньому пункт Документ клацнувши по ньому лівою кнопкою миші. Під словом документ з'явиться друге вікно. Виберіть у ньому рядок «Друкування». У результаті з'явиться діалогове вікно «Друкування документа». Натисніть у ньому кнопку «Друкувати».

Пошук документів по конкретних реквізитах.

У лівому вікні екрана у Переліку Режимів Роботи у першу чергу Ви бачите рядок «Запит на пошук». Підведіть до нього курсор і натисніть один раз на ліву кнопку миші. У правому вікні екрана знову з'являється вже знайомий Вам Робочий стіл системи. Давайте попрацюємо з ним. Робочий стіл є «багатошаровим», тобто має кілька закладок. Зараз активна закладка – це «Пошук за реквізитами» – її кнопка розташована вгорі, ліворуч. Тепер у карті пошуку документів по реквізитах ми можемо заповнювати кожне з полів, вибравши визначені реквізити документа: вид, слова з назви, номер, дата прийняття, видавець тощо.

Пошук конкретного документа за словами з тексту (пошук за контекстом)

У Переліку Режимів Роботи системи (у лівій частині екрана) вибираємо рядок «Запит на пошук» і натискаємо ліву кнопку миші. У вікні, «Запит на пошук» виберіть закладку Пошук за контекстом. У Вас з'явилася можливість здійснити пошук у текстах документів за словами чи словосполученнями. Наберіть в одному з полів (як правило, у першому) слово півтора. Тепер натисніть праву кнопку миші й у контекстному меню виберіть рядок «Пошук» (чи скористайтеся Додатковою Панеллю Інструментів угорі праворуч). У результаті ми знову одержуємо список документів, що містять задане слово. Відкрийте кожний із цих документів. На додатковій панелі інструментів знайдіть піктограму зі скривленою стрілкою, спрямованої униз  (ця кнопка називається «наступний абзац із пошуковими полями»). Клацніть по цій кнопці лівою кнопкою. У результаті на екрані з'явиться фрагмент, у якому знайдене слово виділене рожевим кольором. Щоб знайти наступне слово у цьому ж тексті, натисніть цю ж піктограму ще раз і так далі. Повернутися назад Вам допоможе кнопка зі стрілкою нагору  – «Попередній абзац з пошуковими полями».

Пошук за контекстом – це інструмент, що дозволяє Вам бути упевненим у повноті побудованої добірки документів.

Пошук за допомогою динамічного НАВІГАТОРА

Система надає Вам зручний Динамічний Навігатор у Переліку Режимів чи Роботи скористайтеся пунктом основного меню «Пошук-Динамічний Навігатор». Перед Вами з'явиться вікно із написом «Усі бази законодавства», що символізує «згорнуту» базу даних документів. У Додатковій Панелі Інструментів з'явиться п'ять нових кнопок, які призначені для розгортання бази даних за видами документів, за видавцями, за датами прийняття, за базами даних, за переліком тематик.

Пошук за тематичними напрямками

Документи у системі проаналізовані і віднесені до одного чи декількох напрямків. Усього існує 36 напрямків верхнього рівня. Кожне з цих напрямків, у свою чергу розпадається на трохи більш вузьких напрямків другого рівня.

Клацніть лівою кнопкою миші на назві цього режиму в Переліку Режимів Роботи. Перед Вами з'явиться дерево тематичних напрямків. Ви можете подорожувати по ньому, розвертаючи гілки і поглиблюючи у напрямок, що Вас цікавить.

Пошук за новими надходженнями.

Режим Нові надходження надає Вам зручний деревоподібний путівник по даті надходження документів у Вашу базу даних. Перейдемо в цей режим. Для цього виберіть Нові надходження в Переліку Режимів Роботи в лівій частині чи вікна скористайтеся пунктом Основного Меню Пошук-Нові надходження.

Перед Вами з'явиться вікно, у якому в деревоподібній формі відображається по роках процес надходження документів у базу даних.

Якщо підвести курсор до якої-небудь гілки дерева і натиснути ліву кнопку миші, то назва гілки стає активною (вона підкреслюється і зображується синім кольором).

Переглянути список документів активної гілки дерева можна, натиснувши двічі на ліву кнопку миші.

У системі існує зручна довідкова система, до якої можна звернутися.