Терміни виконання документів

Термін виконання документів обчислюється у календарних днях із дати підписання (затвердження), а ті, що надійшли із інших організацій у календарних і робочих днях із моменту надходження до Канцелярії.

Терміни виконання документів можуть бути типовими й індивідуальними.

Індивідуальні терміни можуть бути зазначені у самих документах, що надійшли, або встановлені керівництвом підприємства. При визначенні тривалості терміну варто враховувати практичні можливості і складність питань, що викладені у документі.

Індивідуальні терміни фіксуються також у резолюції керівника.

Якщо в документі, що надійшов з органу державної влади, зазначений термін, до якого передбачається одержати відповідь, установлювати більш тривалий термін не допускається.

Якщо у документах і резолюціях керівництва термін виконання не зазначений, документи повинні виконуватися у типовий термін.

Якщо дата виконання документа припадає на неробочі дні, то денем виконання документа вважається перший робочий день після вихідних.

Форма обліку карток на документи подана в таблиці 3.5.

Таблиця 3.5 – Форма обліку карток на документи

Привласнений індекс картки	Дата реєстрації	Вхідний індекс	Відправник	Короткий зміст	Резолюція	Виконавці	Термін виконання	Дата закриття	Інформація про відповідь	Примітки

3.5.2 Технологічна схема здійснення електронного документообігу Процес здійснення електронного документообігу подано на рис. 3.1. Перший етап – одержання інформації

Шляхи надходження даних:

– дані надходять у електронному вигляді шляхом передання по комп'ютерними мережами внутрішнього або загального користування;

– дані надходять у електронному вигляді шляхом перенесення на будь-яких електронних носіях

– дані надходять на паперових, плівкових або інших нецифрових носіях. Перед переходом до другого етапу здійснюється переведення інформації у електронну форму, придатну для використання в системі електронного документообігу (наприклад, сканування і розпізнавання паперових документів).

Другий етап – попередня обробка

Попередня обробка даних, що надійшли, здійснюється оператором або адміністратором системи електронного документообігу. Вона передбачає класифікацію даних, що надійшли, їх упорядкування, реєстрацію в каталогах і/або базах даних системи, розміщення її на загальнодоступних ресурсах (наприклад, файлах-серверах). Потім у системі визначаються права доступу до цієї інформації і шлях її подальшого передання, а також, присвоєння їй визначеного статусу терміновості і таємності, установлюється визначений алгоритм відповідної реакції на цю інформацію, тобто задаються очікувані терміни відповіді і його форма.

Третій етап – розподіл інформації

На цьому етапі є безліч варіантів подальших дій. Приведемо найбільш популярні із них.

1. Розміщення інформації на доступному ресурсі з повідомленням кінце­вого користувача, якому вона призначена, про її надходження і місце її перебування. Класичний варіант цієї схеми передбачає розміщення даних на файлах-серверах або серверах баз даних з відправленням повідомлення користува­чеві інформації з корпоративної електронної пошти. При цьому користувач уже має необхідні права доступу до ресурсів, у які файл був поміщений. Цей варіант користується великою популярністю, тому що він передбачає більш високий ступінь безпеки інформації, оскільки вона передається незахищеними каналами і практично виключена можливість її псування, перехоплення, втрати або зміни. Крім того, уже заздалегідь передбачена політика безпеки і розподілу прав, існує більше можливостей контролю за її використанням і переданням.

2. Безпосереднє розсилання даних користувачеві (наприклад, електронною поштою з вкладеннями; пряме передання мережею з використанням протоколів обміну файлами – FTP, TCP/IP).

3. Публікація її у мережі у вигляді web-сторінок на корпоративному сайті / інтернет-вузлі. Такий метод користується популярністю у компаніях із високим ступенем територіального розподілу. При цьому є широкі можливості розмежування доступу до опублікованої інформації (класичні методи авторизації, використання цифрового підпису, шифрування і т.д.).

Четвертий етап – обробка даних кінцевими користувачами

На цьому етапі відбувається безпосередня робота з інформацією: вона модифікується, переводиться у інші формати, використовується у вигляді джерел для генерації нової інформації, розмножується, пересилається наступному користувачеві.

Усе це відбувається на робочих станціях користувачів із використанням спеціальних пакетів прикладних програм сторонніх виробників ПО або пакетів безпосередньо інтегрованих у програмне середовище системи документообігу.

П'ятий етап – архівація інформації

На цьому етапі відбувається переміщення рідко використовуваної, неактуальної або відпрацьованої інформації до каталогізованих архівів. Цей етап життєво необхідний для будь-якої організації, оскільки при інтенсивному документообізі корисна інформація найчастіше губиться серед відпрацьованої, що постійно накопичуються. Невикористовуванні дані займають корисний простір на нагромаджувачах користувачів.

Вирішити цю проблему можливо тільки вчасно переміщаючи непотрібну на даний момент інформацію у стиснутому виді на окремі носії, попередньо відібравши файли з правильними версіями, структурувавши і занісши їх до облікового каталогу. При цьому важливо зберегти доступність даних для користувача і забезпечити легкий пошук необхідної інформації у створених архівах.