Порядок реєстрації і відправлення вихідних документів

Підписані керівництвом підприємства документи у той же день повинні здаватися до Канцелярії для реєстрації і відправлення.

Розрив у часі між денем підписання і денем передання документа на відправлення не повинний перевищувати одного дня (за винятком випадків, коли документ підписується у другій половині дня у п'ятницю).

Перед реєстрацією документа, що надійшов на відправлення, перевіряється правильність його оформлення:

– наявність бланка, підпису, дати, необхідних віз і відомостей про виконавця;

– наявність заголовка до тексту, номери і дати документа, на який дається відповідь;

– правильність адресування;

– наявність зазначених у документі додатків, а також матеріалів, на підставі яких готувався вихідний документ (якщо це відповідь на лист, що надійшов);

– наявність печатки, у тих випадках, коли вона покладається. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям.

Якщо документ направляється до кількох адресатів, на відправлення здається стільки екземплярів підписаного листа, скільки необхідно для відправлення всім адресатам і один екземпляр копії.

Після перевірки оформлення документ реєструється в журналі і на всіх екземплярах документа проставляється вихідний номер один по одному.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, що підготував відповідь, номера справи за номенклатурою справ і порядкового номера.

На копії вихідного документа у правому верхньому куті ставиться завірчий реєстраційний штамп.

Зареєстровані документи конвертуються у Канцелярії, на конвертах надписуються поштові адреси.

Кореспонденція здається на відправлення у відділення зв'язку.

Засвідчені копії відправлених документів у той же день передаються у відповідні підрозділи виконавцям для підшивки у справи. Форма обліку вихідної кореспонденції подана у таблиці 3.4.

Таблиця 3.4 – Форма для обліку вихідної кореспонденції

Дата реєстрації	Вихідний індекс документа	На номер	Кореспондент	Короткий зміст	Віза	Виконавці	Примітки

Облік обсягу документообігу

Раціональна організація діловодства припускає точний облік обсягу документообігу.

Канцелярія роздільно веде облік кількості документів, що надійшли до Апарату управління і відправлених, облік внутрішніх документів (наказів, доповідних записок, окремих завдань генерального директора, договорів), а також звертань громадян.

Окремо підраховується тираж розмноження.

Найбільш точні дані про обсяг документообігу досягаються шляхом щоденного підрахунку документів.

До документообігу організації включаються всі вхідні, вихідні і внутрішні документи за визначений період часу. При визначенні обсягу документообігу окремо підраховується кількість документів і через дріб кількість екземплярів (копій), виготовлених засобами оперативного розмноження.

Організація контролю за виконанням документів

Загальні вимоги

Організація контролю за виконанням документів повинна забезпечувати їх своєчасне і якісне виконання.

Контроль за термінами виконання документів здійснює Канцелярія Апарата управління.

Контроль за вирішенням питань здійснюють керівники структурних підрозділів.

Контроль за виконанням документа ведеться з моменту постановки його на контроль.

У випадку затримки виконання документа, виконавець зобов'язаний не пізніше, ніж за два дні до настання встановленого терміну звернутися до керівника, що дав доручення, із обґрунтованою службовою запискою про продовження терміну виконання.

За умови продовження терміну виконання керівник указує новий термін. Про зміну терміну виконавець повинний повідомити у Канцелярію.

Не допускається продовження терміну, якщо виконавець звернувся до керівника в день настання терміну, а також під час підписання відповіді за документом, термін виконання якого минув.

Якщо виконання документа доручене декільком підрозділам і відповідальний не зазначений конкретно, то підрозділ, зазначений першим, виконує організуючу роль, і він же несе відповідальність за належне виконання документу. Співвиконавці зобов'язані представити відповідальному за виконання всі необхідні матеріали у погоджені із ним терміни.

Виконавець відповідає за виконання документа аж до відправлення його за призначенням. Передання проекту відповіді на підпис або на візу не дає підстави вважати документ виконаним.

Проект відповіді повинний даватися на підпис не пізніше, ніж за день до настання встановленого терміну виконання.

Цілком виконаний документ знімається із контролю тільки із дозволу осіб, що поставили його на контроль.

Щодня працівник Канцелярії, що веде контроль, переглядає картки і повідомляє виконавцям про наближення або настання терміну виконання документів, направляючи їм зведення-нагадування.

Нагадування про наближення терміну виконання робиться за три дні до встановленої дати виконання.

Дані про хід виконання документа, отримані від виконавця, фіксуються у контрольній реєстраційній картці у Канцелярії.

Виконавець зобов'язаний дати працівникові, що веде контроль, точний відповідь на всі питання, зв'язані з ходом виконання документа.

Щомісяця (за станом на 20 число кожного місяця) Канцелярією для доповіді керівництву складається статистичне зведення щодо виконання документів, що надійшли в Апарат управління підприємством.