6.1.4. Документы, подтверждающие убытки

Организация обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Согласно разъяснениям Минфина России к таким документам относится вся первичная бухгалтерская документация, которая подтверждает полученный финансовый результат (Письмо от 03.04.2007 N 03-03-06/1/206).

Общее правило хранения документов предусмотрено пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Оно закрепляет обязанность налогоплательщика обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих доходы, расходы и уплаченные налоги в течение четырех лет. Кроме того, ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Однако наличие факта переноса убытков в течение десяти лет на практике вынуждает организацию хранить документы в течение более длительного срока по сравнению с бухгалтерским законодательством и общими нормами НК РФ.

При этом финансовое ведомство считает, что организации обязаны хранить документы в течение всего срока списания убытков даже в том случае, если за периоды, в которых понесены убытки, уже проводились налоговые проверки (Письма Минфина России от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278, от 23.04.2009 N 03-03-06/1/276).

Однако судебная практика по этому вопросу не столь однозначна. Так, некоторые суды в подобных ситуациях признают правомерным списание убытков даже при отсутствии первичных документов (Постановления ФАС Уральского округа от 01.06.2011 N Ф09-2789/11-С3, ФАС Московского округа от 09.12.2010 N КА-А40/15039-10, ФАС Волго-Вятского округа от 11.02.2008 N А11-2175/2007-К2-20/131). Но есть и решения в пользу налоговых органов (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 25.01.2012 N А12-5807/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.06.2010 N А33-12338/2009 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-9926/10), ФАС Западно-Сибирского округа от 14.01.2008 N Ф04-68/2008(452-А27-37)).

Примечание

Подробнее о практике арбитражных судов по вопросу правомерности переноса убытков за налоговые периоды, в отношении которых проводились выездные налоговые проверки, при отсутствии первичных документов вы можете узнать в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Если же ранее проверки не проводились и отсутствуют документы, подтверждающие убытки, то организация не имеет права уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка (см. Постановления ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2, ФАС Дальневосточного округа от 15.08.2008 N Ф03-А51/08-2/3204).

6.1.4.1. Если документы, подтверждающие убытки, утеряны

В связи с тем что ст. 283 НК РФ содержит условия о документальном подтверждении убытков и об очередности их переноса, то у организаций возникает следующий вопрос.

Например, организация понесла убытки в 2010 г., но документы, подтверждающие данные убытки, утеряны. По итогам 2011 г. также понесен убыток, все подтверждающие документы в сохранности. Может ли налогоплательщик при исчислении налоговой базы текущего налогового периода (2012 г.) перенести убытки на будущее начиная с убытка за 2011 г., так как убыток 2010 г. он не может подтвердить документально?

Как мы уже говорили, согласно ст. 283 НК РФ основанием для переноса убытка является наличие документов, подтверждающих его возникновение в тех налоговых периодах и в тех объемах, в которых он имел место.

Следовательно, при отсутствии таких документов налогоплательщик утрачивает право воспользоваться положениями ст. 283 НК РФ, поскольку соответствующие затраты не будут удовлетворять критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

В то же время положениями гл. 25 НК РФ не установлены какие-либо ограничения, препятствующие налогоплательщику реализовать свое право, связанное с переносом на будущее убытка одного налогового периода, в случае если документы, подтверждающие наличие убытка предыдущего налогового периода, утрачены.

Таким образом, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль за 2012 г. организация вправе учесть убыток, полученный в 2011 г. (при наличии соответствующих документов), независимо от того, что убыток 2010 г. не подлежит переносу, поскольку документально подтвердить его не представляется возможным.