Кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків із підзвітними особами

№ п/п	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Дебет	Кредит
1.	Видано під звіт працівнику підприємства готівку на господарські потреби або для поїздки у відрядження	372 “Розрахунки з підзвітними особами”	30 “Каса”
2.	Перераховано грошові кошти підзвітній особі за місцем її перебування у відрядженні	372 “Розрахунки з підзвітними особами”	31“Рахунки в банках”
3.	Відображено утримання із заробітної плати працівника під-звітних сум, на які ним не було вчасно подано авансового звіту	66 “Розрахунки за виплатами працівникам”	372 “Розрахунки з підзвітними особами”
4.	Відображено повернення до каси невикористаних підзвітних сум	30“Каса”	372 “Розрахунки з підзвітними особами”

3. Документальне оформлення і облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

Розрахунки з постачальниками та підрядниками здійснюються на основі укладених договорів.

При отриманні товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) на складі постачальника представник підприємства-покупця зобов’язаний пред’явити довіреність та документ, що засвідчує його особу. Довіреність видається працівникові за розпорядженням директора. Складання і видачу цього документа здійснює спеціально призначена особа.

У довіреності вказується:

• найменування підприємства-одержувача і його адреса;

• ідентифікаційний код;

• найменування підприємства платника і його адреса;

• номер розрахункового рахунку, найменування і код банку;

• дата видачі і дата, до якої довіреність дійсна;

• кому видана довіреність: посада і прізвище, ім’я та по батькові. Якщо довіреність видається не працівнику підприємства, то крім посади, можна вказати найменування підприємства на якому працює ця особа;

• документ, що засвідчує особу працівника, на якого виписується довіреність, його серія, номер, дата видачі, ким виданий;

• найменування організації-постачальника, від якої повинні бути отримані цінності;

• номер і дата документа, на підставі якого отримують цінності;

• перелік цінностей, які належить отримати, їх найменування, одиниці вимірювання і кількість.

Довіреності відносяться до бланків суворої звітності. Виписані, але не використані довіреності не знищуються, а підлягають поверненню відповідальній особі. Ця особа зберігає невикористані бланки в окремих папках протягом встановленого терміну. У разі пошкодження, знищення, крадіжки бланку довіреності складається акт відповідною комісією.

Після належного оформлення довіреність завіряється підписом керівника та бухгалтера і ставиться печатка підприємства. Довірена особа ставить свій підпис як зразок. Виписана довіреність дійсна протягом 10 днів.

При відпуску цінностей із складу постачальником виписується накладна у якій зазначається номер довіреності та дата її видачі. У випадку, коли постачальник є платником ПДВ, він виписує покупцю ще й податкову накладну. Після відпуску матеріалів довіреність та другий примірник накладної здається в бухгалтерію постачальника. Доставлені довіреною особою матеріали на склад, оприбутковуються комірником прибутковим ордером (форми М-4). Для розрахунків з постачальником за отримані товарно-матеріальні цінності покупець переважно використовує платіжне доручення, за яким обслуговуючий банк перераховує кошти на рахунок постачальника. Підтвердженням здійснення оплати постачальнику є виписка банку по розрахунковому рахунку підприємства. Проте при розрахунках між суб’єктами підприємницької діяльності можуть використовуватися й інші форми безготівкових розрахунків, а також готівкова форма оплати.

Для забезпечення оплати підприємством-покупцем бажаних цінностей на його адресу від постачальника виставляється рахунок-фактура, в якому вказується кількість, ціна і загальна сума (з урахуванням ПДВ) щодо їх оплати.

Видача покупцю із складу постачальника товарно-матеріаль­них цінностей здійснюється на підставі товарно-транспортної накладної.

Довірена особа зобов’язана не пізніше наступного дня після оприбуткування цінностей надати працівникові, який виписує довіреності, документи про придбання та оприбуткування матеріалів на складі.

При наданні послуг, виконанні робіт підставою для здійснення розрахунків є підписаний замовником Акт виконаних робіт, наданих послуг.

Вантажі, які надходять на підприємство від постачальників, реє­струють у “Журнал обліку вантажів, що надійшли”.

Записи у “Картки складського обліку ” цін­ностей, що надійшли, здійснюються на підставі товарно-транспорт­них накладних або прибуткового ордера [7].

Узагальнення інформації щодо розрахунків із постачаль­никами та підрядниками знаходить своє відображення при жур­нально-ордерній формі обліку у журналі-ордері №3.

Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконанні роботи і надані по­слуги ведеться на рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками”.

За кредитом рахунку 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядниками” відображається заборгованість за одержані від поста­чальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті робо­ти, послуги, за дебетом — її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 “Розрахунки з постачальниками та підрядни­ками” має такі субрахунки:

631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”;

632 “Розрахунки з іноземними постачальниками”.

На субрахунку 631 “Розрахунки з вітчизняними поста­чальниками” ведеться облік розрахунків за одержані товарно-ма­теріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками та підрядниками.

На субрахунку 632 “Розрахунки з іноземними постачаль­никами” ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги.

Аналітичний облік ведеться окремо за кожним постачальником та підрядником в розрізі кожного документа (рахунку) на сплату.

Бувають випадки, коли з різних причин розрахунки з постачальниками і підрядниками не здійснюються у термін, який зазначений в угоді. Тоді виникає заборгованість перед постачальниками і підрядниками, яка є найбільш поширеним видом кредиторської заборгованості.

Типову кореспонденцію бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками наведено у табл. 3.

Таблиця 3