Порядок відрядження за кордон

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування, з дотриманням вимог Національного банку України щодо вивезення іноземної валюти за кордон. Працівника ознайомлюють з довідкою-розрахунком на виданий йому аванс та з чинними положеннями про звітування за його використання.

За кожен день перебування працівника у відрядженні за межами України йому виплачуються добові в межах граничних норм, закріплених у пп. 140.1.7 Податкового кодексу України.

Зазначені норми визначаються у сумі, що не перевищує 75% розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу, тобто 860,25 грн. (1147 грн. × 0,75) на 2013 рік.

Працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності (крім тих, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

При видачі авансу в іноземній валюті допускається арифметичне округлення суми до повної одиниці.

За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати:

а) на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд, на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені вище витрати можуть бути відшкодовані лише за наявності документів (в оригіналі), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

а) у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, – за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;

б) у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, – згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

в) у разі відсутності відміток відповідно до пунктів "а" і "б" добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм:

а) за кожний день відрядження, включаючи день виїзду та приїзду;

б) якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються відповідно до порядку, передбаченого для відряджень у межах України;

в) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

У разі відсутності такої зупинки добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

Працівнику підприємства, який направлений на роботу в зарубіжні країни терміном, що перевищує 60 календарних днів, і який отримує в період перебування за кордоном заробітну плату в іноземній валюті, в разі відрядження в межах країни перебування та до інших країн добові витрати відшкодовуються в межах граничних норм.

У разі виїзду у відрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

З дозволу керівника може братися до уваги затримка у відрядженні (в разі захворювання або з інших причин, не залежних від працівника) тривалістю понад добу, але не більш як 60 календарних днів. Потреба затримки повинна бути підтверджена довідкою дипломатичної або консульської установи України за кордоном.

За час затримки в дорозі без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання жилого приміщення та інші витрати.

Не дозволяється відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунка згідно із законами країни перебування.

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення і назад та на наймання житлового приміщення) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту.

Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти.

Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в грошових одиницях, у яких було видано аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем – не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) – 20 робочих днів.

У межах цих термінів керівник підприємства (в разі відсутності – його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження авансового звіту.

Разом з авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком). До звіту додається ксерокопія відміток у закордонному паспорті, яка завірена відділом кадрів або керівником підприємства.

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений термін відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин не отримано кошти на відрядження, то виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості, але не пізніше терміну, передбаченого для здачі авансу.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється, виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, що встановлений Національним банком України на день затвердження авансового звіту.

Дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми оформлюється письмово за довільною формою.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. По дебету даного субрахунку відображаються суми, видані працівникам підприємства під звіт у кореспонденції з рахунками обліку коштів: 30 “Каса”, 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші грошові кошти”. По кредиту субрахунку 372 відображаються:

• витрачені підзвітними особами суми коштів у межах встановлених норм – у кореспонденції з рахунками обліку витрат: для підприємств, які використовують в обліку рахунки класу 8, – 84 “Інші операційні витрати” (з наступним списанням на один з рахунків: 23 “Виробництво”, 91 “Загальновиробничі витрати”, 92 “Адміністративні витрати”, 93 “Витрати на збут”), для підприємств, які не використовують рахунки класу 8, списання проводиться безпосередньо на рахунки 23, 91, 92, 93;

• витрати на відрядження, пов’язані з придбанням або заготівлею запасів у межах встановлених норм, – у кореспонденції з рахунками обліку запасів: 20 “Виробничі запаси”, 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”, 28 “Товари”;

• повернені працівниками залишки невикористаних грошових коштів виданих на відрядження, – в кореспонденції з рахунком 30 “Каса”;

• списані витрати на відрядження понад встановлені норми – у кореспонденції з рахунками обліку витрат 92, 93, 94, з наступним списанням на фінансовий результат (субрахунок 791“Результат основної діяльності”).

Сальдо на субрахунку 372 може бути як дебетовим так і кредитовим. Дебетове сальдо вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яких ще не представлені звіти, тобто заборгованість підзвітних осіб перед підприємством. Кредитове сальдо відображає величину перевитрат по авансовому звіту, тобто заборгованість підприємства підзвітній особі.

Узагальнення інформації про стан розрахунків з підзвітними особами знаходить своє відображення при журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері №3.

Типова кореспонденція бухгалтерських рахунків по обліку розрахунків з підзвітними особами наведена у табл. 2.

Таблиця 2