Налаштування плану рахунків
План рахунків - це таблиця, кожен рядок якої містить рахунок або субрахунок бухгалтерського обліку. У списку рахунків також виводяться стовпчики, які відображають різноманітні характеристики рахунку.
На початку роботи потрібно відкрити план рахунків і ознайомитися з переліком існуючих рахунків та їх характеристик. Важливою відмінністю при настроюванні бухгалтерських рахунків від інших даних у програмі “1С:Підприємство 7.7” є те, що рахунки можуть вводитися як на стадії конфігурації, так і при роботі користувача з інформаційною базою.
Змінюючи план рахунків у режимі “Конфігуратор”, варто пам'ятати, що зміни елементів конфігурації можуть вплинути на роботу інших елементів: наприклад, якщо відключити ведення аналітичного обліку по деякому рахунку, то можуть перестати правильно формуватися звіти, у яких використається розгорнуте сальдо цього рахунку.
Для того, щоб увійти у режим налаштування плану рахунків, необхідно виконати наступні дії: меню Операции – План счетов (рис. 4.6).
При створенні рахунків варто обов'язково ввести рахунки-групи, тобто рахунки, які будуть мати субрахунки. У плані рахунків вони будуть позначені жовтим кольором. Редагування плану рахунків може виконуватися як у режимі “Конфігуратор”, так і при роботі з системою “1С:Підприємство 7.7”.
Потрібно мати на увазі, що перелік рахунків і налаштування ведення валютного, аналітичного, кількісного обліку за рахунками можуть бути надалі змінені, але зміна плану рахунків - складний процес, що може вимагати корегування введених проводок для одержання більш детальної інформації.
Наприклад, якщо спочатку вівся облік за будь-яким рахунком без субрахунків, а при створенні квартальної звітності з'ясувалося, що залишки за даним рахунком для правильного відображення у звітності потрібно рознести по субрахунках, то прийдеться не просто ввести субрахунки, а у кожній проводці за період замінити даний рахунок на один із субрахунків, що програма не може зробити автоматично. Тому більш раціонально відразу визначити субрахунки і вести облік вже за субрахунками.
Рисунок 4.6 - Редагування плану рахунків
Налаштування довідників
Довідником називається об'єкт програми, що дозволяє користувачеві вводити, зберігати і одержувати інформацію та структурувати її у вигляді дерева. Довідник є списком деревоподібної структури, у вузлах якого зберігається інформація про різні об'єкти. Список доступних користувачеві довідників визначається на етапі налаштування конфігурації завдання і згодом не змінюється, однак користувач може редагувати існуючі довідники, додаючи і видаляючи з них інформацію.
Для кожного довідника відкривається окреме вікно. Ззовні довідник являє собою список елементів поточного рівня. При відкритті довідника поточний рівень встановлюється на корінь дерева. Самим елементом кожного рядка виводиться іконка, яка визначає один із трьох станів даного об'єкта:
— об'єкт
є групою на поточному рівні;
— об'єкт
є групою, що визначає поточний рівень
(на екрані відображається вміст цієї
групи);
— об'єкт
не є групою (не містить підоб’єктів).
Користувач може працювати з довідником, використовуючи:
меню "Действия";
панель інструментів;
контекстне меню, що з'являється при натисканні правою кнопкою миші на рядку довідника. Результат дії при виборі з контекстного меню може залежати від обраного рядка;
клавіатурні еквіваленти дій.
Довжина коду елемента довідника встановлюється в 1С:Конфігураторі, максимально — 24 символи.
При створенні нового рядка або нової групи програма автоматично створює новий код, виходячи з наступних умов:
із існуючих кодів вибирається максимальний код;
якщо максимальний код закінчується числом, то до того числа додається одиниця, отриманий код обрізується до встановленої довжини і використовується як код нового елемента;
якщо максимальний код закінчується символом, то до цього коду додається символ "1" і результат обрізується до встановленої довжини. Якщо отриманий код відрізняється від максимального, він використовується як новий код, інакше новий код є порожнім рядком.
У кожному разі користувач може відредагувати пропонований програмою код.