Тема № 7. Інформаційна технологія розв‘язування задач з аудиту на підприємстві.

1. Аудит в умовах комп‘ютерної обробки інформації.

2. Методологічні основи проведення аудиту з використанням спеціального програмного забезпечення.

1. Досвід показує, що при проведенні аудиту використовуються існуючі програми бухгалтерського обліку, юридичні бази даних, програми аналізу фінансово-господарської діяльності, деякі інші спеціалізовані програми.

Юридичні бази даних по законодавству – широко розповсюджених програм декілька, а саме Грант, Консультант Плюс, Юрисконсульт, Ліга: Закон. Ці програми ви­конують головну роль – дозволяють швидко відшукати і нада­ють для перегляду і друку потрібний нормативний документ з бухгалтерського обліку, оподаткування різних видів діяльності, правового регулювання підприємництва.

Аудитори широко використовують довідники різних ставок податків, банківських процентів, курсів валют, допустимі норми витрат на рекламу, представницьких витрат на відрядження, розмірів мінімальної оплати праці, коефіцієнтів тарифної сітки та інших важливих свідчень. Такі довідники в юридичних базах відсутні, і необхідно переглянути багато документів, щоб відшу­кати одну-дві потрібні цифри, а в бухгалтерських програмах за­звичай подані тільки ті довідники, які використовуються в про­грамі напряму для бухгалтерського обліку.

Електронні таблиці – найбільш простий засіб, який дозволяє швидко провести розрахунки. Існує думка, що весь бухгалтерський облік підприємства можна подати у вигляді певного числа електрон­них таблиць, які містять бухгалтерську інформацію і пов'я­зані між собою. Дійсно, легко зрозуміти, як у вигляді однієї таблиці подається журнал проводок, у вигляді іншої - голов­на книга, у вигляді третьої – баланс. Можна створити і проміжні таблиці: накопичувальні відомості операцій по ра­хунку, журнали-ордери. Відомі приклади, коли аудитор за­стосовує прості засоби для перевірки результатів. Для цього необхідний досвід роботи в електронних таблицях. Аудитор отримує великі можливості по перевірці журналів-ордерів, балансу на основі повторного (але автоматичного) рахунку. Відома також практика застосування таблиць для аналізу підсумкової звітності підприємства.

Бухгалтерські програми здатні допомогти при проведенні аудиту, Такі програми мають деякі характерні риси:

• Простота. Складну і перевантажену програму дуже важко використовувати для цілей аудиту

• Швидкість. Програма повинна працювати швидко. Ця ха­рактеристика, як показує досвід, не дуже залежить від швидкості комп'ютера: повільні програми працюють повільно на будь-яких комп'ютерах.

• Гнучкість. Програма повинна швидко переналагоджува­тись на підприємства, які мають іншу специфіку бухгал­терського обліку, наприклад, страхові компанії, інвес­тиційні фонди, торговельні, виробничі фірми і т.д. Ауди­тору потрібен не тільки інструмент, але і деякі варіанти настройки, які надаються розробниками, інакше на цю ро­боту буде витрачатись невиправдано багато часу, оскільки іноді доводиться "відгадувати" алгоритми, реалізовані авторами програми.

• Розвинений контроль операцій. Контроль повинен прово­дитись не в момент занесення інформації, а окремо, коли в цьому виникає потреба. Принцип, необхідний аудитору, - контроль повинен бути "м'яким".

• Різні форми звітів, які подають одну і ту ж інформацію, але з різних сторін, в різних розрізах. Відмовки розробників, що ту ж саму інформацію можна отримати, але в іншому вигляді, не приймаються, оскільки аудитор може мати влас­ну думку про те, яка інформація і в якому вигляді може йому знадобитись.

• Можливість сторнування операцій, оформлених невірно. Аудитор повинен мати можливість отримати в програмі ба­ланс, який був наданий в податкову інспекцію, якщо навіть в ньому були помилки, і, крім того, внести виправні запи­си, щоб отримати правильні баланс і підсумки.

2. Аудитору можуть бути потрібні також програми складання звітності, аналогічні тим, які вже використовуються в податкових Інспекціях України. Підприємства, які використовують цю програму, можуть надавати баланс та інші звітні форми в подат­кові органи на дискеті. В таких програмах, як правило, є блок формально-логічного тестування введеної звітної інформації. Користувачів слід повідомляти про характер помилок і можливі дії з їх виправлення.

Засіб оброб­ки господарських операцій і ведення обліку істотно впливають на організаційну структуру підприємства, процедури і методи проведення аудиту. При проведенні аудиту необхідно врахову­вати наступні особливості:

а) рівень автоматизації задач бухгалтерського обліку;

б) наявність методик проведення аудиту на підпрзиємстві;

в) доступність облікових даних;

г) складність існуючої автоматизованої системи обліку, контролю й аудиту

Важливу роль при плануванні аудиторської перевірки відіграє рівень автоматизації облікових задач. При оцінці складності ав­томатизованої обробки бухгалтерських даних необхідно врахо­вувати як ступінь інтеграції інформаційних систем, так і ступінь спільного використання різними системами однієї і тієї ж обліко­вої бази даних. Засоби і методи, що застосовуються для аудиторсь­кої перевірки в складних інформаційних системах, поділяються на такі групи:

а) робота в реальному режимі часу з реальними даними;

б) робота зі статистичними даними;

в) робота з імітаційними даними;

г) проведення аналізу спеціальними програмними засобами.

Для підприємств, з якими аудиторська фірма має довгостро­кові договірні відносини, розробляються спеціальні аудиторські модулі, що вбудовуються в існуючі програмні засоби обліку, кон­тролю й аудиту. За допомогою цих модулів проводиться добір операцій, цікавих з погляду постійних аудиторських пе­ревірок. Обрані операції зберігаються для їх наступного вивчен­ня аудитором. Відібрані при цьому дані помічаються і групу­ються по операціях у спеціальну аудиторську базу даних для наступного опрацювання. Програмні засоби застосовують два види контролю даних:

а)систематичний контроль, коли облікові дані тестуються по всіх основних критеріях (діапазон, зіставлення з нормативно-довідковою інформацією і т.д.);

б)вибірковий контроль, пір здійснюється на деякій вибірці даних (по визначенню операціях, по окремих завданнях тощо).

За допомогою спеціальних програмних засобів здійснюється перевірка, моделювання та аналіз облікових даних з метою визначення їх повноти, якості, правомірності та достовірності. Для цього проводиться порівняння змодельованих облікових даних з реальними даними системи, а також здійснюється тестування розрахунків і перерахунків, підсумовування, повтор­не упорядкування формування звітних даних, їх порівняння з реальними даними. Крім цього проводиться контроль вірності відновлення даних.

Впровадження обчислювальної техніки в процес аудиту до­зволяє значно скорочувати трудомісткість його проведення і ство­рює нові можливості в організації і методиці проведення аудиту

В практиці застосовуються аудиторські програми загального призначення, що дозволяють проводити прогін визначених тестів на фактичних даних. За допомогою таких програмних за­собів здійснюється аудиторська перевірка й аналіз записів на ос­нові визначених критеріїв з метою визначення їх якості, повно­ти, спроможності й вірності. Для цього також використовується база знань, що допомагає визначити невідповідність і прийняти необхідні рішення. Таке програмне забезпечення дозволяє роби­ти тестування розрахунків, виконувати необхідні перерахунки і зіставляти отримані результати з нормативними й кошторисни­ми та середніми по галузі, що дає можливість провести аналіз по визначених критеріях і одержати необхідне управлінське рішен­ня.

При роботі зі спеціальним аудиторським програмним продук­том поетапно виконуються наступні процедури:

На першому етапі аудитор визначає завдання, які необхідно вирішити при перевірці за допомогою спеціального програмного забезпечення.

На другому етапі складається план виконання поставлених завдань і оцінка реальності застосування аудиторських програм­них засобів. З цією метою здійснюється аналіз форми і методу бухгалтерського обліку, що ведеться на підприємстві, й оцінюється можливість застосування ідеального аудиторського програмно­го забезпечення. При цьому встановлюється обсяг облікової інформації, роботи аудитора, кількість часу, необхідного для про­ведення аудиторської перевірки тощо. На даному етапі визна­чається необхідна потужність обчислювальної техніки і встанов­люється графік виконання аудиторських робіт із зазначенням обсягів виконуваних робіт, термінів виконання, конкретних ви­конавців і форми завершення.

На третьому етапі здійснюється налаштування стандартних програмних засобів, розробка нових засобів, необхідних для даної аудиторської перевірки. Існуючі програмні засоби адаптуються для фактичних облікових даних.

На четвертому етапі здійснюється перевірка сформованих на машинних носіях даних з метою підтвердження їх незмінності, оцінюється стан підприємства, що перевіряється, проводиться тестування та опрацювання по запланованому графіку, прово­диться аналіз отриманої інформації, її оцінка за допомогою бази знань і формується комп'ютерний висновок по перевірених по­зиціях.

Аудитор має можливість проводити перевірку, як по окремих завданнях, так і по комплексу завдань в цілому. За необхідності аудитор в режимі запиту перевіряє визначені показники або дані з метою їх поглибленого дослідження. Запит здійснюється за допо­могою інформаційної мови показників обліку, контролю й аудиту.

Також в режимі запиту здійснюється перевірка стану обліко­вого процесу, одержання довідки для формування діагнозу і про­гнозування шляхів досягнення цілей підприємства для поліпшен­ня його роботи.

При цьому проводиться формування таких ос­новних показників і даних:

• повнота і своєчасність формування і відображення в регістрах бухгалтерської звітної інформації, що надійшла з інших АРМБ;

• повнота і своєчасність формування показників, відображених у звітності;

• вірність розрахунків результатів господарської діяльності підприємства і повнота їх відображення;

• вірність розрахунку і відображення у звітності обов'язкових платежів і податків;

• вірність і повнота формування фондів і резервів;

• вірність формування сальдо на початок і кінець періоду, що перевіряється, за окремими показниками і даними, відоб­раженими в інформаційній аудиторській базі даних.

Прикладний контроль здійснюється за трьома напрямками:

• контроль вхідних даних;

• контроль процесу обробки;

• контроль вихідних даних.

Враховуючи особливості даних електронної обробки виділяють декілька видів ризику.

Питання про оцінку аудиторського ризику носить далеко не академічний характер. Бухгалтерам і керівникам підприємств не можна забувати, що від того, як аудитори оцінять рівень ризику, залежить обсяг їхньої подальшої роботи і, саме собою, цифра, у яку виллються підприємству аудиторські послуги.

При визначенні рівня ризику аудитори розглядають:

• імовірність присутності в бухгалтерському обліку і звітності підприємства істотних помилок і порушень;

• імовірність того, що передбачені на підприємстві засобу внутрішнього контролю вчасно не запобігають або не виявляють і не виправляють істотні перекручування в обліковій інформації.

Виходячи з цих компонентів ризику, аудитори насамперед візьмуть до уваги вплив автоматизації на організаційну структуру підприємства. Мова йде про так називану концентрацію обов'язків і знань, коли, приміром, одна особа (або дуже мале коло осіб) виконує ряд обов'язків по комп'ютерній обробці інформації і має можливість відслідковувати проходження даних від первинного документа до кінцевого використання вихідних даних.

Якщо все (або багато чого) зосереджено в одних руках, то аудитори можуть припустити, що такий „багатоверстатник” знає слабкі сторони внутрішнього контролю за обробкою даних і при бажанні може обійти цей контроль. В очах аудитора подібна ситуація створює ґрунт для можливих порушень. Бухгалтерам і керівникам підприємств треба мати на увазі, що аудитори особливо пильно будуть перевіряти автоматизовану бухгалтерію, якщо один співробітник сполучає, приміром, виконання таких функцій, як: уведення даних, обробка облікової інформації і використання її результатів, внесення змін у програми.

Основні критерії при оцінці функціонування автоматизованої бухгалтерії:

• чи передбачені в комп'ютерній системі всі можливі типи операцій і умов угод, що відповідають характерові бізнесу підприємства;- наскільки безвідмовно й адекватно виконуються системою КОД запрограмовані функції (у тому числі автоматичне приведення усіх взаємозалежних облікових регістрів у відповідність зі здійсненою проводкою);

• ступінь надійності автоматичного ініціювання операцій (на основі встановлених параметрів господарської взаємодії з партнерами підприємства);

• наскільки електронні носії інформації захищені від випадкового або навмисного ушкодження, крадіжки або втрати.

Якщо діюча на підприємстві система внутрішнього контролю за комп'ютерною обробкою даних дозволяє зробити висновок про її достатню надійність, то аудитори оцінюють ризик перевірки як низький. Це дає підставу скоротити кількість і глибину перевірочних процедур і знизити затратность аудита.

Якщо існує проблема несумісності аудиторських програм і комп'ютерної системи підприємства, то аудитори повинні організувати обробку облікової інформації, що перевіряється, самотужки (або з залученням експертів з боку).