Тема № 5. Інформаційна технологія розв‘язання облікових задач .

1. Характеристика технологічних процесів обробки облікової інформації.

2. Розподіл повноважень облікового персоналу в умовах комп‘ютерної обробки даних.

Відомо, що облік поділяється на оперативно-технічний (в основ­ному, кількісний і який є функцією інженерно-технічних працівників та спеціалістів сільськогосподарського виробництва), бухгалтерський (переважно вартісний і ведеться в бухгалтерії господарства) та стати­стичний. В умовах комп'ютерних технологій всі види обліку значно зближуються і при потребі можуть забезпечувати інформацією корис­тувачів за запитом в розрізі різних проміжків часу та в кількісному і у вартісному вираженні, що важливо при оперативному управлінні. Це не означає їх повного злиття, а свідчить про інтеграцію первинного обліку і спільну ефективну технологію. При цьому забезпечується тісніший зв'язок обліку з технологіями сільськогосподарського виро­бництва та їх взаємний вплив. Оперативність збору, реєстрації та об­робки первинної інформації дозволяє своєчасно реагувати на відхи­лення від оптимальних режимів вирощування сільськогосподарських культур, експлуатації технічних засобів, умов утримання тварин. За цих обставин в комплексі вирішуються питання автоматизації управ­ління виробничими процесами і процесами збору та документування облікової інформації. З'являється можливість не тільки підвищити рі­вень механізації і автоматизації виробничих процесів на фермах, бри­гадах, цехах, відділках, але і механізувати виписування документів на витрати виробництва (корми, водопостачання, тепло- та електроенер­гія), вихід продукції (надої молока, одержання яєць, вихід тушок пти­ці) та її реалізацію (документи на відправлення молока чи тварин у живій вазі тощо). До того ж значно поліпшується контроль за наявніс­тю поживних речовин і внесенням добрив на конкретних ділянках, за раціонами годівлі тварин та проведення окремих перевірок і ревізій, що, у свою чергу, також сприяє поліпшенню менеджменту.

Комп'ютеризація обліку переорієнтовує його більше на одержання оперативної інформації та її оперативного аналізу з подальшим вико­ристанням для прогнозування господарської та іншої діяльності.

Тепер комп'ютерні облікові ІС базуються на двох формах облі­ку – таблично-автоматизованій (більш застаріла система з регла­ментованим щомісячним одержанням вихідних форм) і діалого-автоматизованій (з одержанням вихідних форм за вимогою — ЛУКА, БЕСТ, ГАЛАКТИКА і т.ін.).

Основою облікової комп'ютерної інформаційної системи, є база даних (БД) і база знань (БЗ). У базі даних збе­рігаються дані бухгалтерських проводок з початку року та вхідні за­лишки. База знань може містити план бухгалтерських рахунків господарства, класифікатор облікових номенклатур, алгоритми об­робки даних, описи форм вхідних документів та вихідних регістрів синтетичного і аналітичного обліку, форм звітності і аналізу, форм графіків, діаграм, гістограм. Ці форми використовуються при фор­муванні вхідної інформації на екрані дисплея чи видачі на екран та друк вихідних даних. Інформація з БЗ необхідна також і для періо­дичного коригування БД в частині розподілу загальногосподарських і загальновиробничих витрат, послуг допоміжних виробництв, нара­хування амортизації тощо.

Дані про господарські операції, що вводяться в БД працівником обліку, фіксуються у вигляді стандартних бухгалтерських проводок і зберігаються в хронологічному порядку. Оскільки в БД збері­гаються і вхідні залишки на початок року, то за алгоритмами БЗ зав­жди можна отримати за запитом облікові дані практично з будь-яким бажаним групуванням. Одержання ж потрібних розрахункових даних згідно з певними угрупованнями за рахунками бухгалтерсько­го обліку (узагальнення даних бухгалтерських операцій БД) виконується на сучасних швидкодіючих ПЕОМ переважно в момент одер­жання вихідних форм обліку, аналізу чи звітності.

2. Практична реалізація комп'ютерних технологій бухгалтерського обліку, контролю, аудиту, аналізу і регулювання здійснюється у ви­гляді системи АРМів окремих спеціалістів. Їх кількість і розподіл функцій визначається конкретними обставинами та факторами: ор­ганізаційною структурою, територіальним розміщенням підрозділів, наявністю технічних засобів та спеціалістів.

Типова структура сис­теми АРМ, склалася з урахуванням існуючих обсягів і характеру робіт, складається з: АРМ бухгалтера з обліку, контролю і аналізу праці і заробітної плати; АРМ бухгалтера з обліку, контролю і аналізу матеріальних цінностей; АРМ бухгалтера з фінансового обліку, контролю і аналізу; АРМ бухгалтера з обліку, контролю і аналізу готової продукції і її реалізації; АРМ бухгалтера з обліку, контролю і аналізу основних засобів; АРМ інших спеціалістів аграрного менеджменту.

На кожному із АРМ автоматизується облік тих робіт, специфіка яких розкривається самою назвою АРМ, хоч в окремих випадках між спеціалістами в конкретних умовах і може бути певний пере­розподіл робіт.

В АРМ керівника виробничого підрозділу автоматизується опе­ративний облік, контроль, аналіз і регулювання витрат та виходу продукції, трудового вкладу працівників підрозділу тощо. Функція регулювання збуту продукції реалізується переважно в АРМ спеці­аліста з маркетингу.

Звичайно, найкращий взаємозв'язок між різними АРМами і їх найвища загальна ефективність досягаються в умовах ЛОМ (локальних обчислювальних мережах). За від­сутності ЛОМ зв'язок між АРМ здійснюється переважно на рівні файлів з допомогою дискет.

У малих підприємствах, фермерських господарствах практично вся управлінська і бухгалтерська інформація знаходиться в межах одного АРМ. Тому облік там ведеться більш спрощено, але з можливістю задовольнити вимоги податкових і інших служб.