Конспект лекцій з курсу
„УПРАВЛІНСЬКІ ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ І АУДИТУ”
Тема 1. Концептуальні засади управлінських інформаційних систем.
Загальні питання створення ІС.
Забезпечуючі частини ІС.
Класифікація ІС.
Роль і місце ІС в управлінні економічним об‘єктом.
Психологічні, етичні і соціальні аспекти використання ІС.
1. Загальні питання створення ІС. Одне із значень терміну „система” – це сукупність елементів, які працюють разом при виконанні завдання, її різновидом є інформаційна система – організований набір елементів, що збирає, обробляє, передає, зберігає та надає дані. Інформаційна система складається із людей, обладнання, процесів, процедур, даних та операцій.
Кожна інформаційна система включає в себе наступні компоненти:
структура системи – множина елементів системи і взаємозв'язків між ними, наприклад, організаційна і виробнича структура підприємства;
функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції – прийняття рішень в певних структурних підрозділах підприємства;
вхід і вихід кожного елементу і системи в цілому. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, які надходять в систему або вводяться нею;
мета і обмеження системи та її окремих елементів. Приклад: досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження.
Комп'ютерна інформаційна система підприємства (КІСП) – сукупність економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і рішень, а також спеціалістів, призначена для обробки інформації і прийняття управлінських рішень.
Розглянемо типову інформаційну систему підприємства. Можна виділити наступні характерні риси корпоративних інформаційних систем (ІС), що функціонують у багатьох компаніях:
на одному підприємстві можуть існувати різні ІС;
сукупність декількох ІС так само називають ІС;
ІС може бути цілком незалежною чи бути зв'язаною з іншою ІС;
об'єднання ІС здійснюється за допомогою мережі;
інформаційними ресурсами можна управляти централізовано, наприклад, відділом ІС, чи локально користувачами;
компонентами ІС є: комп'ютерне забезпечення, зв'язане різними типами мереж (інтранет, Інтернет, LAN і WAN), програмне забезпечення (бази даних (БД), дані, програми), люди;
Усе перераховане характеризує складність ІС і управління нею. Перш ніж вивчати інформаційні технології (ІТ) і управління ними, необхідно визначити основні поняття. ІС будуються з різними цілями, одна з них – перетворення економічних даних у інформацію чи знання.
Дані – елементарний опис речей, подій, дій, угод. Дані записують, класифікують, зберігають, але не структурують для одержання специфічної інформації. База даних (БД) складається зі збережених даних, організованих для обробки. Дані можуть бути числовими, текстовими, графічними, звуковими, відео.
Інформація – це дані, організовані таким чином, що вони мають значення і зміст для одержувача (кінцевого користувача). Користувач інтерпретує зміст даних і робить висновки. Дані обробляються спеціальними прикладними програмами (наприклад, система покупки і продажу акцій через Інтернет, університетська он-лайнова система реєстрації, система інвентаризації) на більш високому рівні, чим БД.
Знання – це дані й інформація, що організовані й оброблені таким чином, що вони можуть передавати розуміння, досвід, навички, думки стосовно до конкретної задачі.
Дані, інформація і знання можуть бути входом і виходом для ІС. Наприклад, дані про працівників, про їх заробітну плату, час роботи обробляються для одержання інформації про платіжну відомість. Ця інформація в наступному може бути використана як вхідна для іншої ІС, що готує бюджет чи рекомендації менеджеру по розміру зарплат.
До характерних ознак управлінських інформаційних систем великих підприємств потрібно віднести:
тривалий життєвий цикл; різноманітність апаратного забезпечення, що використовується, життєвий цикл якого менше, ніж у системи, що створюється;
різноманітне програмне забезпечення; масштабність і складність задач, що вирішуються;
перетин безлічі різних предметних областей; територіальний розподіл і відповідно до цього орієнтацію на використання локальних і глобальних обчислювальних мереж для обміну і обробки інформації.
При організації таких систем виникають проблеми, пов'язані з сумісністю програмного забезпечення, безпекою інформації, незалежністю від апаратних і програмних платформ, розмежуванням доступу до інформаційних ресурсів.
2. Забезпечуючі частини ІС. ІС можуть мати різні конфігурації, побудовані з тих самих компонентів, подібно тому, як з тих самих матеріалів можуть бути побудовані різні будинки. Існують різні типи ІС. Класифікація ІС по подібних характеристиках допомагає аналізувати їх, будувати нові, поєднувати ІС.
Інформаційна інфраструктура являє собою фізичні умови, сервіс і управління, що забезпечують всі обчислювальні процеси в компанії. Основні компоненти інфраструктури: комп'ютерне забезпечення, комунікаційні засоби (включаючи Інтернет і інтранет), загальноцільове програмне забезпечення, БД і персонал для управління інформаційними процесами і ресурсами.
Інформаційні системи характеризуються наявністю функціональної і забезпечуючої частини, відповідно до декомпозиції системи на складові частини – підсистеми, що знаходяться у певних відносинах одна з одною (рис. 1). Множина таких відносин разом з елементами утворюють структуру інформаційної системи.
Функціональна частина КІСП фактично є моделлю системи управління об’єктом.
Забезпечуюча частина КІСП складається з технічного, інформаційного, технологічного, математичного, організаційного, правового, ергономічного й інших видів забезпечення (рис. 1).
Рис.
1. Структура комп’ютерної інформаційної
системи підприємства.
Технічне забезпечення управлінських інформаційних систем – це комплекс взаємопов'язаних технічних засобів, призначених для автоматизованого збирання, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення інформації.
Основними компонентами технічного забезпечення КСБО є: засоби обчислювальної техніки; периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних; засоби виведення результатної інформації); засоби автоматичного зчитування даних; торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери); засоби управління технологічними та виробничими процесами; комунікаційне обладнання; апаратура передачі та обміну даними; мережеве обладнання.
Програмне забезпечення бухгалтерських інформаційних систем – це сукупність методів, правил, описів, інструкцій, математичних моделей і алгоритмів вирішення фінансово-бухгалтерських завдань, переробки інформації і прийняття відповідних рішень.
3. Класифікація ІС. ІС можна класифікувати по-різному: по тому, на якому рівні ІС використовується в організації, по області застосування, по цілях застосування, по архітектурі, по ознаці структурованості задач, по функціональній ознаці і рівнях управління, та інших класифікаціях.
Класифікація за організаційною структурою. Організація складається з декількох підрозділів, наприклад, у більшості організацій є відділ кадрів, фінансовий відділ, бухгалтерія, можливо, відділ по зв'язках із громадськістю і т.д. Ці компоненти утворюють структуру організації. Хоча деякі підприємства, компанії вводять інноваційну структуру за принципом функціональних команд, більшість організацій має ієрархічну структуру. ІС можна класифікувати в залежності від того на якому ієрархічному рівні вони використовуються в організації: на рівні відділу, оперативної одиниці чи індивідуального працівника. ІС можуть бути як незалежними, так і взаємозалежними. Найбільш типові ІС, що використовуються на підприємствах наступні: ІС відділу, корпоративна (мається на увазі ІС компанії, заснована на LAN) і міжкорпоративна.
ІС відділу. Звичайне підприємство використовує трохи прикладних програм у кожному відділі. Наприклад, відділ кадрів може використовувати систему для перегляду кандидатів на вакантні місця, моніторингу за плинністю робочої сили й ін. Деякі з додатків можуть бути цілком незалежними від інших. Об'єднання всіх прикладних систем відділу кадрів можна розглядати як ІС відділу кадрів. У великих організаціях, що мають різні відділення, представництва, можлива наявність аналогічних відділів у різних відділеннях. Розроблювачі ІС можуть проектувати ІС для відділу в кожнім відділенні чи централізовану ІС відділу для організації в цілому.
Корпоративна ІС. У той час, як ІС відділу звичайно призначена для однієї функціональної області, об'єднання всіх прикладних систем підприємства утворює корпоративну ІС.
Міжкорпоративна ІС. Існують ІС, що зв'язують кілька організацій. Наприклад, всесвітня система резервування авіаквитків поєднує ІС, які належать різним компаніям. Такі інтерінформаційні системи належать усім бізнес партнерам, широко використовуються в електронній комерції і звичайно засновані на extranet. Є національні й інтернаціональні ІС.
Класифікація по області застосування. ІС відділів звичайно призначені для рішення задач з однієї області. Найбільше поширення одержали наступні види ІС:
бухгалтерські;
фінансового аналізу;
маркетингові;
управління людськими ресурсами;
виробничі.
У кожній області застосування існують специфічні задачі. Підготовка платіжних відомостей - типовий приклад. ІС, що вирішують подібні задачі називаються операційними ІС, вони найбільше широко поширені в області бухгалтерії і фінансів.
Класифікація по цілях застосування. Третій спосіб класифікації зв'язаний з типом підтримки, що забезпечує ІС. Наприклад, ІС може підтримувати роботу співробітника офісу, менеджера. Найбільш відомі наступні види ІС:
обробки даних (операціональні), автоматизують роботу клерків;
MIS (ІС для менеджменту);
системи автоматизації офісу (OAS);
системи підтримки прийняття рішень (DSS);
виконавчі ІС, для автоматизації функцій топ менеджерів;
системи підтримки груп, для автоматизації спільної роботи в групах;
інтелектуальні ІС (IIS), найбільш розповсюдженими серед яких є експертні системи.
Класифікація по архітектурі. Будівництво ІС залежить від її призначення. Отже, перед розробкою ІС визначаються основні вимоги до неї, будується інфологічна модель (вхідна, вихідна, проміжна інформація). Потім визначається архітектура ІС, її елементи (комп'ютери, мережа, програмне забезпечення), як вони будуть взаємодіяти і керуватися. Можливі три типи архітектури:
ІС, заснована на мейнфреймі;
ІС, заснована на персональному комп'ютері (PC);
розподілена ІС.
Деякі ІС забезпечують прийняття нетривіальних рішень. У випадку, коли вимоги до інформаційного забезпечення визначені не строго, вони здатні відповідати на запитання: "що буде, якщо?"
На цьому рівні можна виділити два типи інформаційних систем: управлінські (для менеджменту) і системи підтримки прийняття рішень.
Управлінські ІС мають вкрай невеликі аналітичні можливості. Вони обслуговують керівників, що мають потребу в щоденній інформації про стан справ. Основне їхнє призначення складається у відстеженні щоденних операцій у фірмі і періодичному формуванні строго структурованих зведених типових звітів. Інформація надходить з інформаційної системи операційного рівня.
Характеристики управлінських інформаційних систем:
використовуються для підтримки прийняття рішень структурованих і частково структурованих задач на рівні контролю за операціями;
орієнтовані на контроль, звітність і прийняття рішень по оперативній обстановці;
спираються на існуючі дані і їхні потоки всередині організації;
мають малі аналітичні можливості і негнучку структуру.
Системи підтримки прийняття рішень обслуговують частково структуровані задачі, результати яких важко спрогнозувати заздалегідь. Вони мають більш могутній аналітичний апарат з декількома моделями. Інформацію одержують з управлінських і операційних інформаційних систем. Використовують ці системи всі, кому необхідно приймати рішення: менеджери, фахівці, аналітики й ін. Наприклад, їхні рекомендації можуть знадобитися при ухваленні рішення купувати чи взяти устаткування в оренду й ін.
Характеристики систем підтримки прийняття рішень:
забезпечують рішення проблем, розвиток яких важко прогнозувати;
оснащені складними інструментальними засобами моделювання й аналізу;
дозволяють легко змінювати постановки розв'язуваних задач і вхідні дані;
відрізняються гнучкістю і легко адаптуються до зміни умов по кілька разів у день;
мають технологію, максимально орієнтовану на користувача.
4. Роль і місце ІС в управлінні економічним об‘єктом. На будь-якому підприємстві бажано мати декілька локальних ІС різного призначення, що взаємодіють між собою і підтримують управлінські рішення на всіх рівнях. На мал. 1 показаний один з таких варіантів. Між локальними ІС організуються зв'язки різного характеру і призначення. Одні локальні ІС можуть бути зв'язані з великою кількістю працюючих на підприємстві систем і мати вихід у зовнішнє середовище, інші зв'язані тільки з однією чи декількома родинними. Сучасний підхід до організації зв'язку заснований на застосуванні локальних внутрішніх комп'ютерних мереж з виходом в аналогічну ІС іншої підприємства чи підрозділу корпорації. При цьому користаються ресурсами регіональних і глобальних мереж.
На основі інтеграції ІС різного призначення за допомогою комп'ютерних мереж на підприємстві створюються корпоративні ІС. Подібні ІС надають користувачу можливість працювати як із загальнофірмовою базою даних, так і з локальними базами даних.
Інформаційна система може мати найбільший ефект, якщо підприємство розглядати як ланцюг дій, у результаті яких відбувається поступове формування вартості вироблених продуктів чи послуг. Тоді за допомогою інформаційних систем різного функціонального призначення, включених у цей ланцюг, можна впливати на стратегію прийняття управлінських рішень, спрямованих на збільшення доходів фірми.