12.3.Способы исправления ошибок в учетных записях

Ошибки в бухгалтерском учете и соответственно в учетных регистрах делятся на 2 вида:

1. локальные ошибки, при которых информация искажается только в учетном регистре;

2. транзитные ошибки – проходят через несколько учетных регистров и заносятся в бухгалтерскую отчетность организации, так как бухгалтерская отчетность формируется на основе учетных регистров.

Ошибки могут возникать:

а) в тексте операции (т.е. ее содержании);

б) в бухгалтерской проводке;

г) в числовых показателях.

Существуют 3 способа исправления ошибок в учетных регистрах:

1. Корректурный способ, т.е. путем зачеркивания ошибочного показателя. В этом случае бухгалтер должен зачеркнуть всю сумму, в которой сделана ошибка, рядом на свободном месте написать правильное число и сделать надпись «исправленному верить», проставить свою подпись и дату исправления ошибки. Однако корректурный способ нельзя применить в денежных, расчетных, платежных документах, банковских документах, договорах, бухгалтерской отчетности и других финансовых документах.

2. Способ дополнительных проводок, т.е. путем сложения. Этот способ применяют в том случае, если ошибочная сумма в бухгалтерской записи меньше фактической суммы.

Например, в счете-фактуре поставщика указана стоимость материалов 10000 р. В учете бухгалтер отразил проводку:

Дт 10 – Кт 60 – 1000.

Исправить ошибку можно путем аналогичной дополнительной проводки на недостающую до правильной сумму:

Дт 10 – Кт 60 – 9000.

3. Способ «красное сторно», т.е. путем вычитания. Этот способ используется в том случае, когда необходимо аннулировать неправильную бухгалтерскую запись или когда проводка дана верная, но на большую сумму.

Например, в счете-фактуре поставщика указана стоимость материалов 10000 р. Бухгалтер в учете сделал следующую запись:

Дт 10 – Кт 60 – 100000.

Для исправления ошибки дается такая же проводка на излишне написанную сумму, но сторнировочной записью:

Дт 10 – Кт 60 – 90000

12.4. Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет в организации ведется с использованием разных учетных регистров. Это приводит к разнородным формам ведения бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.

К отличительным признакам форм бухгалтерского учета относятся:

1) количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

2) взаимосвязь хронологических и систематических учетных регистров в синтетическом и аналитическом учете;

3) способы записей в учетных регистрах;

4) степень исполнения средств механического и автоматического бухгалтерского учета.

Существует 4 основных формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная форма;

2) журнально-ордерная форма;

3) упрощенная форма;

4) автоматизированная форма.

1. Мемориально-ордерная форма получила свое название от основного регистра, который в ней применяется – мемориального ордера. Такая форма бухгалтерского учета применяется в нескольких вариантах в зависимости от отрасли экономики и вида деятельности организации. Как правило, мемориально-ордерная форма используется в бюджетных организациях и банках.

Отличительной особенностью мемориально-ордерной формы является то, что поступающие в бухгалтерию документы в течение определенного времени накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях по группам однородных хозяйственных операций. Затем на основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка формируется отдельным мемориальным ордером, к которым прикрепляются все оправдательные документы (первичные и сводные). В мемориальном ордере указываются краткое содержание операции, ссылка на документ, корреспонденция счетов и сумма операций.

Мемориальный ордер может иметь следующий вид:

Содержание операции (с указанием номера документа и даты его составления)	Дт	Кт	Сумма, р.
			частная	общая

Мемориально-ордерная форма учета отличается от других форм простотой заполнения, но ее недостатком является то, что при составлении мемориальных ордеров бухгалтеру приходится составлять большое их количество и неоднократно записывать одни и те же суммы в разные учетные регистры. Кроме того, мемориальные ордера заполняются вручную, поэтому в настоящее время мемориальные ордера используются крайне редко, в основном в тех организациях, где автоматизированные формы учета и отчетности не внедрены.

2. Журнально-ордерная форма получила свое название от основного учетного регистра – журнала-ордера. Такая форма бухгалтерского учета используется во всех отраслях экономики, даже там, где применяются автоматизированные формы.

В основе формирования журналов-ордеров лежит принцип накапливания первичных документов в синтетическом и аналитическом учете по всем разделам бухгалтерского учета. В журналах-ордерах хронологические и систематические записи отражаются одновременно. При использовании журнально-ордерной формы учета одновременно заполняются 2 учетных регистра:

1) журнал-ордер по каждому счету или по группе счетов – имеет кредитовый признак, т.е. расшифровывает кредитовый оборот каждого счета;

2) вспомогательная ведомость к журналу-ордеру – имеет дебетовый признак, т.е. расшифровывает дебетовый оборот каждого счета.

Пример.

1. Составить журнал-ордер по счету 20 за месяц, если известно:

1) 02.12 – выпущена из производства и сдана на склад готовая продукция по фактической себестоимости выпуска – 10000 р.;

2) 15.12 – обнаружен брак в производстве – 15000 р.;

3) 20.12 – выпущена из производства и сдана на склад готовая продукция по фактической себестоимости выпуска – 40000 р.

Бухгалтерские записи по вышеперечисленным операциям следующие:

1) 02.12 Дт 43 – Кт 20 – 10000;

2) 15.12 Дт 28 – Кт 20 – 15000;

3) 20.12 Дт 43 – Кт 20 – 40000.

Журнал-ордер по счету 20 за декабрь

Дата	С Кредита счета 20 в Дебет счетов					Итого по Кредиту счета
	43	28	…	…	…
02.12	10000					10000
15.12		15000				15000
20.12	40000					40000
Итого	50000	15000				65000

2. Составить вспомогательную ведомость к журналу-ордеру по счету 20, если известно:

1) 01.12 Дт 20 – Кт 10 – 10000;

2) 20.12 Дт 20 – Кт 02 – 1000;

3) 21.12 Дт 20 – Кт 10 – 5000;

4) 25.12 Дт 20 – Кт 70 – 20000;

5) 25.12 Дт 20 – Кт 69 – 5200.

Вспомогательная ведомость к журналу-ордеру

по счету 20 за декабрь

Дата	В Дебет счета 20 с Кредита счетов					Итого по Дебету счета
	10	02	70	69	…
01.12	10000					10000
20.12		1000				1000
21.12	5000					5000
25.12			20000	5200		25200
Итого	15000	1000	20000	5200		41200

Поскольку при отражении хозяйственных операций должна сохраняться двойная запись, то итоги соответствующих счетов в журналах-ордерах должны совпадать с итогами соответствующих счетов вспомогательных ведомостей.

Например, Дт 20 – Кт 10 – 10 000 → Итог по Дт 20 со вспомогательной ведомости по счету 20, корреспондирующий с Кт 10 = 10 000.

Итог по Кт 10 в журнале-ордере по счету 10, корреспондирующий с Дт 20 = 10 000, т.е. итоги должны совпадать.

На основании журналов-ордеров и ведомостей к ним в конце каждого месяца формируется Главная книга по каждому счету, используемому в организации.

3.Упрощенная форма бухгалтерского учета – используется на малых предприятиях с небольшим количеством работников, небольшим количеством совершаемых операций и т.п.

Упрощенная форма бухгалтерского учета предусматривает заполнение бухгалтерских книг (а именно книга доходов и расходов) и ведомостей.

На малых предприятиях учет может вестись собственно бухгалтером или наемным специалистом.

Выделяют 2 варианта упрощенной формы бухгалтерского учета:

1) простая форма. В ней регистрация первичных документов и расчет сумм по операциям отражается только в одном учетном регистре – книга учета хозяйственных операций. Однако вместо такой книги можно использовать соответствующие ведомости. Простую форму применяют малые предприятия с незначительным оборотом материалов, производством продукции (работ, услуг), если у организации отсутствуют собственные основные средства, возможен учет доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.

2) форма бухгалтерского учета с использованием учетных регистров имущества малой организации (сложная форма). При сложной форме в организациях используется 8 ведомостей для учета активов и обязательств организации и одна шахматная ведомость для обобщения данных этих ведомостей.

8 ведомостей соответствуют 8 разделам в Плане счетов бухгалтерского учета:

• ведомость № 1 «Внеоборотные активы»;

• ведомость № 2 «Производственные запасы»;

• ведомость № 3 «Затраты на производство»;

• ведомость № 4 «Готовая продукция и товары»;

• ведомость № 5 «Денежные средства»;

• ведомость № 6 «Расчеты»;

• ведомость № 7 «Капитал»;

• ведомость № 8 «Финансовые результаты».

4. Автоматизированная форма бухгалтерского учета.

На современном этапе развитие рыночных отношений с ускоренным темпом роста НТП автоматизированная форма бухгалтерского учета получила широкое распространение. Она используется практически во всех отраслях экономики, за некоторым исключением. Причем автоматизированные системы учета и отчетности разрабатывается для каждой отрасли экономики с учетом специфики деятельности организаций.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета основана на следующих методологических принципах:

1) организация программной последовательной взаимосвязи бухгалтерских счетов в соответствии с кодами стандартных, ежемесячно повторяющихся хозяйственных операций;

2) по тем хозяйственным операциям, которые носят единичный или несистематический характер, используется принцип предварительного накапливания информации;

3) обеспечение автоматического ввода различных данных о хозяйственных операциях на ЭВМ (на складах и в бухгалтерии);

4) обработка на ЭВМ первичной информации с применением разных программ для учета конкретных операций в зависимости от требований пользователей информации (например, 1С «Заработная плата», 1С «Склад», 1С «Кадры» и т.п.);

5) получение на основе обработки информации сформированного банка данных для расчета себестоимости продукции (работ, услуг), установление цен на продукцию, определение финансовых результатов и т.п.;

6) обеспечение выдачи информации, необходимой для составления всех видов отчетности;

7) обеспечение увязки всех видов учета и отчетности.

Наибольшее распространение получили такие автоматизированные системы учета и отчетности как «1С «Бухгалтерия»», «Камин», «Турбобухгалтер».