12.2.Виды и формы учетных регистров и их классификация

Учетные регистры имеют различные строения и группируются по 3 признакам:

1. По характеру записей:

1. хронологические учетные регистры;

2. систематические учетные регистры;

3. комбинированные учетные регистры.

Хронологические учетные регистры применяются для регистрации в хронологической последовательности, т.е. по возрастанию дат. Хронологическая запись в таких регистрах осуществляется в специальных регистрационных журналах. Ее цель – обеспечить контроль над сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, а также за правильностью отражения записей в ней. С помощью хронологических учетных регистров производится выдача различного рода справок.

Систематические учетные регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам, т.е. по отдельным участкам учета (например, по кассе, по расчетному счету, по материалам, по поставщикам и т.п.).

Комбинированные учетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические записи. Например, журналы-ордера, ведомости к журналам-ордерам и т.п.

2. По объему содержания операций:

1. синтетические учетные регистры;

2. аналитические учетные регистры.

Синтетические учетные регистры открываются для ведения синтетических счетов бухгалтерского учета.

Аналитические учетные регистры применяются для ведения аналитических счетов бухгалтерского учета, а также для контроля за наличием и движением каждого вида имущества и источников его формирования.

3. По строению учетных регистров:

1. односторонние учетные регистры;

2. двусторонние учетные регистры;

3. многографные учетные регистры;

4. линейные учетные регистры;

5. шахматные учетные регистры.

Односторонние учетные регистры – в них учет ценностей ведется на отдельных листах, где отдельные графы объединяются только по дебету счетов или только по кредиту счетов. К односторонним учетным регистрам относят различные карточки для учета материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов, денежных средств, в которых используются либо только один измеритель, либо одновременно все виды измерителей.

Односторонние учетные регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и могут иметь следующий вид:

Дата	Номер документа	Содержание операций	Приход	Расход	Остаток	Подпись ответственного лица

К односторонним учетным регистрам относятся:

а) карточка складского учета материалов;

б) карточка учета готовой продукции;

в) инвентарная карточка учета основных средств;

г) инвентарная карточка учета нематериальных активов;

д) кассовая книга.

Двусторонние учетные регистры – применяются в основном для ведения учета в бухгалтерских книгах. При этом счет открывается на двух развернутых сторонах книги: на левой стороне – дебет счета, на правой – кредит счета. Двусторонние учетные регистры используются в синтетическом и аналитическом учете и составляются только ручным способом. Информация в двусторонних учетных регистрах может отражаться не только в денежных, но и в других видах измерителей.

Двусторонние учетные регистры могут иметь следующий вид:

Дт Кт

Дата	Номер документа	Содержание операций	Сумма, р.	Дата	Номер документа	Содержание операций	Сумма, р.

Многографные учетные регистры – используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В многографных учетных регистрах должны быть получены итоговые данные о сумме каждого вида имущества и каждого источника финансирования, поэтому в них одна суммовая колонка разбита на несколько граф. Наглядным примером служит Главная книга, которая заполняется ежемесячно с января по декабрь текущего года по каждому действовавшему в течение года синтетическому счету. В Главной книге подробно расшифровываются дебетовые обороты каждого счета, но одной суммой выводится кредитовый оборот по счету. В отдельных графах выводятся остатки по счету на начало и конец месяца. Главная книга выглядит следующим образом:

№ счета

Месяц	С Дебета в Кредит счетов				Итого по кредиту счета	Сальдо
	Номер счета __	Номер счета__	…	Итого по дебету счета		Дт	Кт
Январь
Февраль
…
Декабрь

Линейные учетные регистры – являются разновидностью многографных учетных регистров. В линейных учетных регистрах каждый аналитический счет рассматривается по показателям, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов. Например, к линейным учетным регистрам относятся расчетно-платежная ведомость по заработной плате, в которой отражаются данные по каждому работнику организации:

• сумма начисленной заработной платы за месяц;

• сумма начисленных отпускных;

• сумма начисленных премий;

• сумма начисленных больничных;

• сумма начисленных других доходов работника;

• сумма удержаний из доходов работника (по видам удержаний: НДФЛ, алименты, задолженность по недостаче, за брак в производстве и т.п.);

• сумма к выдаче на руки.

К линейным учетным регистрам также относятся журнал-ордер № 7, который ведется в аналитическом разрезе по счету 71 по каждому подотчетному лицу:

• сумма выдачи авансов подотчетным лицам;

• утвержденная сумма расходов;

• сумма остатка (перерасхода) подотчетного лица.

При внедрении автоматизированных систем учета в организации ведется анализ по субконто практически всех счетов, используемых в организации в аналитическом разрезе, который также можно отнести к линейным учетным регистрам.

Шахматные учетные регистры – используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого счета, причем данные располагаются в шахматной таблице. К шахматным учетным регистрам относится шахматная оборотная ведомость. Однако она имеет существенный недостаток, так как в ней сложно выявить ошибки при ведении учета.

Шахматная оборотная ведомость выглядит следующим образом:

Кт Дт	01	02	03	…	…	…	…	99	Итого по дебету
01
…
…
99
Итого по кредиту

Пример: занесем бухгалтерскую запись Дт 20 – Кт 02 на сумму 1000 р. в шахматную оборотную ведомость.

Кт Дт	01	02	03	…	…	…	…	99	Итого по дебету
01
…
20		1000							1000
…
99
Итого по кредиту		1000							1000