7.2. Классификация документов

Хозяйственная деятельность организации неоднородна. Со­вершаемые операции различны по своему содержанию, назначе­нию, характеру учитываемого объекта. Этим объясняется разнооб­разие документов, которыми они оформляются. Различия между документами обусловлены также особенностями их использова­ния в учетной работе.

Для раскрытия сущности, понимания особенностей первичных учетных документов, определения места каждого из них в хозяй­ственной деятельности обратимся к их классификации.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

по назначению: распорядительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

1. Распорядительные – это документы, которые содержат приказ или распоряжение на выполнение той или иной хозяйствен­ной операции. Например: приказы руководителя, доверенности, денежные чеки.

2. Исполнительные (оправдательные) – подтверждают факт совершения операций, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например: счета фактуры, накладные, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акты приемки – передачи основных средств, ценных бумаг.

3. Документы бухгалтерского оформления – создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных запи­сей, а также для облегчения и упрощения работы. Такие документы самостоятельного зна­чения не имеют, их можно использовать только вместе с соответ­ствующими оправдательными документами. Например: ведомость распределения косвенных расходов, расчет отклонений в стоимости материалов и готовой продукции, расчёт транспортно-заготовительных расходов, списанных в производство за месяц.

4. Комбинированные – выполняют одновременно функции распределительных, исполнительных документов и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же вре­мя содержат указание о порядке отражения ее на счетах. Например: расчетно-платежная ведомость по выплате заработной платы работникам, справка-расчет отпускных.

по порядку составления: первичные и свободные.

1. Первичные документы – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Данные документы составляют основу первич­ного бухгалтерского учета и являются формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Например: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, счет-фактура, накладная, платежное поручение.

2. Сводные документы – оформляются на основе ранее составленных первичных документов. С их помощью первичные документы группируются и обобщаются. Например: авансовые отчеты, кассовая книга, банковская выписка с расчетного счета клиента.

по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные и расчетные документы.

1. Материальные документы – отражают наличие и движение средств и предметов труда, продуктов труда. Например: счет-фактура; накладная; карточка складского учета материалов, готовой продукции; акты приемки- передачи основных средств, нематериальных активов; требования на отпуск материалов на сторону или в производство; лимитно-заборная карта, инвентарная карточка объектов основных средств и нематериальных активов.

2. Денежные документы – показывают движение денежных средств, как в наличном, так и в безналичном порядке. Например: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные поручения, требования, выписка с расчетного счета банка, денежные и расчетные чеки.

3. Расчетные документы – отражают расчеты организации с различными юридическими и физическими лицами: с дебиторами и кредиторами. Например: платежные поручения, требования, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц, налоговые декларации (расчеты) по налогам и сборам.

по способу отражения операций: разовые и накопительные документы.

1. Разовые документы – используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, т. е. запись в таком документе делается однократно. Отличитель­ной чертой этих документов является то, что они сразу же после составления могут быть переданы в бухгалтерию для использова­ния в дальнейшем учете. Например: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, счет-фактура, накладная, расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы.

2. Накопительные документы – составляются в тече­ние определенного периода времени путем постепенного накоп­ления (записи) однородных хозяйственных операций, в конце пе­риода в них подсчитывают итоги по соответствующим показате­лям. Например: кассовая книга, книга учета доверенностей, книга учета депонированной заработной платы, главная книга.

по месту составления: внешние и внутренние документы.

1. Внешние документы – используются для обращения между различными хозяйствующими субъектами. Они поступают в организацию со стороны (например, от поставщиков) или на­правляются внешним пользователям (покупателям). Например: счет-фактура, накладная на приобретение материальных ценностей, выписка банка с расчетно-валютных счетов, квитанции.

2. Внутренние документы – составляются непосред­ственно на предприятии и применяются внутри него. К ним отно­сится подавляющая часть бухгалтерских документов. Например: авансовый отчет, приходный кассовый ордер, табель учета использования рабочего времени.

по порядку заполнения:

1. Заполняемые вручную.

2. Заполняемые при помощи вычислительной техники – оформляются в электронном виде и обязательно должны быть распечатаны на бумажные носители.